Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как организовать работу бухгалтерии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все организации, у которых появлялся подобный запрос, относились к малому и среднему бизнесу, их возраст от 7 до 15 лет, состав бухгалтерии от 4 до 25 человек. Бухгалтерия в этих компаниях выполняла функции финансового и экономического отделов.
Методы, которые использовались при регламентации
- Развивающее интервью, для того, чтобы понять какую проблему нужно решать и с какими проблемами сталкивается каждый из сотрудников.
- Структурированное интервью, которое позволяет увидеть последовательность операций и взаимодействие сотрудников и подразделений.
- Групповая работа, для того, что бы достичь единого понимания целей, задач, приоритетов, распределения функций. В обсуждении участвуют: директор, руководители подразделений, ведущие специалисты.
- Экспертная оценка. В каких-то вопросах я сама являюсь экспертом, а по каким-то вопросам обращалась за помощью к специалистам по бухгалтерскому и управленческому учёту, так как я бухгалтерский учёт не знаю.
Как оценить состояние документооборота в вашей компании
Каждому руководителю хочется верить, что уж в его-то компании в документах все в полном порядке. Но так ли это? Проверить несложно: запросите у главбуха «первичку» по нескольким контрагентам, лучше — по тем, которые могут вызвать вопросы у налоговиков. Естественно, вам скажут, что все бумаги в наличии. Не советуем верить на слово, лучше убедиться в этом лично.
Дело в том, что бухгалтеры нередко выполняют рутинную бумажную работу в самый последний момент. И пока бизнес работает в штатном режиме, это не играет особой роли. Но если в компании неожиданно появятся проверяющие, то отсутствие «первички» может стать причиной серьезных проблем.
Когда мы ведем учет клиента, электронные копии всех его документов находятся в информационной базе. Поэтому при запросе налоговиков любые данные будут немедленно предоставлены. Но этим наше участие в проверке не ограничивается. Мы можем полностью взять на себя общение с проверяющими, вплоть до судебного разбирательства, если это потребуется (оплата за сопровождение проверки производится по отдельному тарифу).
Как составляется график документооборота
Бесплатный образец графика документооборота в организации скачать можно ниже, а сейчас мы расскажем, как его разработать. Унифицированного бланка не утверждено. Форму организации нужно разработать самостоятельно. Чем масштабнее деятельность, крупнее предприятие, тем подробнее должен быть составлен график.
Что необходимо прописать в бланке? Прежде всего, определитесь, какие именно документы подлежат учету и контролю. Запишите полный перечень для предприятия. Затем определите формы по отделам и подразделениям с указанием ответственных сотрудников. Уточните сроки, в которые должны быть исполнены и обработаны документы. Предусмотрите меры ответственности за несоблюдение положений графика.
Для усиления контроля нужно правильно прописать сроки. Можно установить конкретные числа месяца или привести срок в днях, прошедших с даты составления документа или исполнения.
К примеру, срок передачи в бухгалтерию командировочных документов обычно утверждается как 3 дня с момента окончания поездки. А кадровые документы, необходимые для начисления зарплаты, требуется передавать до 1-го числа месяца за расчетным. Если при этом зарплата выдается персоналу 5-го числа, бухгалтер как раз успеет обработать все документы по учету отработанного времени, чтобы правильно рассчитать вознаграждение.
Читайте о том, Что такое бухгалтерские документы.
Как утвердить график документооборота
Утверждает график руководитель предприятия. Наиболее распространенный способ – оформление в виде приложения к учетной политике. Таким образом, одновременно вводятся в действие положения учетной политики и графика.
Или можно составить приказ на график документооборота – образец в следующем разделе. Для успешного внедрения требований нужно внести корректировки в должностные инструкции лиц, ответственных за движение документации. Кроме того, можно провести наглядный инструктаж для исполнителей. А в качестве помощи сотрудникам рекомендуется составить детальные схемы оборота бланков и разместить их непосредственно на рабочих местах. Меры наказаний за несоблюдение можно утвердить в отдельном приказе или прописать в общем.
В идеале такой удаленный сотрудник должен обеспечивать снижение налоговой нагрузки на бизнес, предлагать оптимальный вариант документирования операций, не допускать задолженностей перед покупателями или подрядчиками из-за задержек в оформлении документов, следить за начислением и уплатой налогов, зарплат и премий сотрудникам.
Нанимая удаленного специалиста или аутсорсинговую компанию, предприятие может существенно сэкономить на ведении бухгалтерии. К тому же аутсорсер заинтересован в постоянном повышении квалификации своих сотрудников, они имеют большой опыт общения с контролирующими органами, всегда в курсе изменений законодательства. С представителями контролирующих органов также общается аутсорсер. Специалист, который ведет удаленную бухгалтерию, заранее просчитает суммы налогов и расскажет руководству компании, как именно они получены, каким образом можно их уменьшить.
Кроме того, если бухгалтерия поручается аутсорсинговой компании, то заказчик не обязан начислять страховые взносы и обеспечивать бухгалтерам прочие социальные гарантии, заниматься вопросами подготовки кадров и повышением их квалификации. Все это берет на себя специализированная бухгалтерская компания. В договоре с нею описывается весь перечень оказываемых услуг. А если понадобится профессиональная консультация, то удаленная компания подобную услугу окажет за дополнительную плату.
Как найти квалифицированного бухгалтера в штат
Задача сложная, но важная: правильный выбор бухгалтера поможет сэкономить финансы. Профессионал никогда не переплатит налоги, не допустит штрафы, подскажет выгодные решения для бизнеса и поможет избежать рискованных сделок.
Лариса Магафурова, руководитель компании бухгалтерского аутсорсинга рассказывает, зачем искать хорошего специалиста.
Одному из наших клиентов сильно не повезло с бухгалтером. Она каждую неделю забирала документы и делала вид, что работает. А клиент только удивлялся, откуда берется столько налогов. Когда мы посмотрели его налоговую базу, то увидели, что он платит налог на прибыль со всей выручки, не уменьшая ее на расходы. Бухгалтер не провела ни один входящий документ за полтора года. При этом исправно получала зарплату. А клиент потерял сотни тысяч рублей на излишне уплаченных налогах.
Халатное отношение к работе — самая распространенная причина плохого учета. На втором месте — сознательный отказ от легальной оптимизации налогов.
Например, к нам пришел новый клиент — разработчик IT-технологий. Очень удивился, почему с нами он стал платить так мало зарплатных налогов. Мы ему объяснили, что он имеет право на льготы. Почему он раньше платил в полтора раза больше, мы объяснить не смогли и посоветовали спросить у предыдущего бухгалтера.
На третьем месте — работа безграмотного бухгалтера, который даже не освоил программу 1С. Такое тоже встречается, но редко. Как правило, с этой категорией сталкиваются работодатели, которые с целью экономии берут бухгалтера без опыта и специального образования. Пока начинающий бухгалтер научится, бухучет компании окончательно испортится. В этом случае придется все сносить и строить заново.
Несколько советов по выбору хорошего бухгалтера:
- Проверьте образование и опыт работы кандидата. Вчерашнего выпускника курсов брать очень смело, хоть и дешево. Вероятно, вы заплатите столько штрафов, что экономия на зарплате окажется каплей в море;
- Созвонитесь с предыдущими работодателями. Узнайте, почему кандидат ушел с прошлого места работы, могут ли его рекомендовать или, наоборот, ругают;
- Попросите бухгалтера высказать мнение о вашем бизнесе, а также о том, как устроить бухгалтерию: как должен быть организован документооборот, какие отчеты надо сдавать, как рассчитывать налоги;
- Попросите рассказать на примере уже сданных отчетов, где в программе они формируются;
- Обязательно заключите договор и пропишите в нем ответственность сторон.
Первым делом нужно определиться с системой налогообложения ООО, от этого будет зависеть налоговый учет и расчет налогов. Организация может остаться на ОСНО или выбрать один из спецрежимов: УСН, ЕНВД.
Сложнее всего ведение учета на общей системе налогообложения (ОСНО), т.к. здесь нужно вести учет имущества, выставлять счета-фактуры, вести учет входящего и исходящего НДС в книге покупок и книге продаж, вести учет доходов и расходов для исчисления налога на прибыль.
На УСН учитывают доходы и расходы, или только доходы, в зависимости от выбранного объекта налогообложения. Основной налоговый регистр – это Книга учета доходов и расходов.
На ЕНВД учитывают физические показатели, которые влияют на расчет единого налога (торговая площадь, транспортные единицы, сотрудники и т.д.). Доходы и расходы на ЕНВД учитывать не нужно. Но только в целях налогового учета. В бухгалтерском учете без этого не обойтись.
Если ООО совмещает несколько налоговых режимов, нужно организовать раздельный учет, чтобы правильно посчитать налоги по каждому из них. Принципы раздельного учета нужно прописать в учетной политике.
Регламентация работы бухгалтерии: как делать и в чем польза для бизнеса
Почему бухгалтерия? Большинство консультантов по управлению думают, что им нечего делать с таким подразделением как бухгалтерия. Это, дескать, периферийная и сугубо пассивная служба. Но это не так. Многие клиенты судят об организации по взаимодействию с бухгалтерией.
Если в бухгалтерии документооборот не налажен, это обязательно негативно скажется на отношениях с клиентами. Если бухгалтерия дружно устраивает перерыв на один час, а клиент в это время ждёт, когда ему печать на документы поставят или реквизиты выдадут, это говорит о низкой клиентоориентированности организации. Регламентация работы бухгалтерии может решить часть проблем.
Я хочу рассказать о своём примере работы с бухгалтерией, когда результаты оказались ценными не только для неё самой, но и для руководителя фирмы. Моя статья не о том, как поставить бухгалтерский учёт, она о том, как оптимизировать работу бухгалтерии, повысить эффективность работы сотрудников и настроить работу бухгалтерии на цели бизнеса.
Как работать с должностной инструкцией
Обычно знакомство с должностной инструкцией происходит так: «Прочитай и распишись, что ознакомлен». На руки сотруднику второй экземпляр обычно не выдаётся. Я думаю, что при таком подходе видение предстоящей работы у руководителя и подчинённого сильно отличаются. Я предлагаю после ознакомления с инструкцией проводить аттестацию сотрудника на знание каждого раздела. Делает это главный бухгалтер, он заносит результаты аттестации на знание должностной инструкции в таблицу.
| Раздел должностной инструкции | Дата | Результат |
| 1. Общие положения | ||
| 2. Задачи должности | ||
| 3. Подготовка к работе | ||
| 4. Выполнение должностных обязанностей и операций, регламентированных в течение каждого рабочего дня | ||
Результаты такой аттестации могут повлиять на назначение оклада при приёме на работу или по окончании испытательного срока. Самое важное, у главного бухгалтера есть возможность конструктивно побеседовать с подчинённым, сформировать у сотрудника ответственное отношение к работе и к регламентам.
Оптимизация бухгалтерии, как повысить эффективность работы бухгалтера
Налоги – не предмет для размышлений:
- как рассчитали – так и заплатили (иногда даже больше, чем нужно, чтобы ИФНС не имела претензий)
- налоговые риски не контролируются; чаще всего занимается выгодная для ИФНС (и пассивная в отношении к бизнесу) позиция
Налогам — главное внимание:
- предлагаются работающие, безопасные и оптимальные для бизнеса варианты снижения налогов; осуществляется регулярная поддержка, обслуживание и актуализация внедренных решений
- обеспечивается налоговая безопасность, контролируются налоговые риски; правовая позиция отстаивается и защищается перед налоговыми органами
- налоговая стратегия не только разрабатывается, но и реализовывается во всех аспектах
В силу недостаточности знаний и пользовательского опыта программные возможности системы 1С используются на примитивном уровне:
- часть работы выполняется вручную (невозможно понять источник введенных данных)
- многие данные изначально вводятся некорректно
- возможности даже типового функционала не задействуются для решения важных для бизнеса задач
А значит:
- тратится больше времени на ввод данных, подготовку и сдачу отчетности
- отчетность составляется и сдается с ошибками; приходится подавать уточненные декларации (лишнее внимание ИФНС)
- нарушается целостность и преемственность учета (что часто затрудняет прием-передачу дел от одного бухгалтера к другому, создает сложности для прохождения аудиторских и налоговых проверок, приводит к необходимости восстановления учета за предыдущие периоды, а это все сопряжено с существенными доп.расходами для бизнеса)
Ключевыми процессами любой компании являются процессы, связанные с ее основной деятельностью, т.е. производство, торговля, маркетинг и т.п. Ведение бухгалтерского учета относится к вспомогательным функциям, а также имеет значение для организационного управления, поскольку правильная регистрация осуществляемых коммерческих операций позволяет руководству отслеживать и контролировать ход выполнения работ. Соответственно, достоверные и своевременно предоставляемые бухгалтерские данные помогают руководителям принимать верные бизнес-решения и снижать затраты компании.
В работе бухгалтеров можно выделить три основных направления:
- Ведение бухгалтерского учета в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
- Ведение бухгалтерского учета для целей налогообложения;
- Ведение бухгалтерского учета для целей предоставления управленческой отчетности (IFRS и т.п.).
Каждое из этих направлений, в свою очередь, включает в себя несколько видов работ: расчет заработной платы, перечисление платежей, учет материальных запасов, учет основных активов и инвестиций, продаж, затрат, расчет налогов, подача налоговых деклараций, составление финансовых отчетов и их подача в соответствующие органы и т.п. Выполнение всех этих работ подразумевает ведение ежедневной текущей деятельности по подготовке первичных документов, вводу данных в бухгалтерские компьютерные программы, анализу этих данных и их обработке для составления отчетов и т.п.
Несмотря на то, что благодаря современному программному обеспечению работа бухгалтеров сегодня во многом автоматизирована, руководители многих предприятий по-прежнему остаются не вполне довольны тем, как работают их бухгалтерские и финансовые отделы.
Среди наиболее часто звучащих жалоб, связанных с недостаточной эффективностью работы бухгалтерии, можно назвать следующие:
- Несвоевременная подготовка отчетов для руководства;
- Невыполнение компаниями обязательств по договорам;
- Несвоевременный расчет и выплата заработной платы сотрудникам;
- Задержки в перечислении налогов;
- Недостаточная прозрачность информационных потоков в рамках организации;
- Низкий уровень эффективности взаимодействия отделов внутри компании;
- Чрезмерная загруженность бухгалтеров работой;
- Слишком высокие затраты на ведение бухгалтерского учета.
Неэффективность бухгалтерских процессов приводит к тому, что компаниям приходится нести дополнительные траты, связанные с необходимостью платить штрафы и неустойки за сорванные сроки, выплачивать сверхурочные бухгалтерам и исправлять последствия неверно проведенных расчетов.
В самых тяжелых случаях результатом низкого качества ведения бухгалтерского учета могут стать управленческие ошибки, допущенные руководителями по причине получения ими несвоевременных и/или неверных данных, а также искаженной финансовой информации.
Оптимизация процессов ведения бухгалтерского учета
В первую очередь это Ваш выбор, как руководителя, но есть регламентные периоды, когда Вы видите результат. После их закрытия: месяц, квартал, год, нужно произвести проверку. Это точно поможет Вам в формировании стратегии по налогам, платежам, нагрузке, распределению прибыли, даже в векторе развития Вашего финансового результата в следующем периоде. Частота проверок зависит от Ваших исполнителей и от того на сколько они выдают нужный Вам результат.
Можно проверять и не чаще одного раза в год, если Вы всем довольны.
Вариантов, к кому обратиться за проверкой достаточно много. Бесплатно можно самому с помощью тестов которые есть на сайте Гарант, Консультант, там есть все необходимые для каждого участка бухгалтерии. Можно прибегнуть к помощи стороннего бухгалтера, аудитора или даже к аудиторской компании, которая сделает это за Вас, сейчас выбор широкий, как и разбег стоимости на эти услуги. Руководствоваться при выборе лучше отзывами, рекомендациями, публикациям на официальных источниках. Время когда обращались просто по совету сейчас прошло. Есть специальные компании, которые годами нарабатывают аудиторский опыт. Как и многие бухгалтера со стажем. Когда Ваш выбор основывается только на совете знакомых не всегда он объективен. Им помогло, не значит, что поможет всем. Тот, кто занимается этим профессионально и имеет опыт аналитики учёта в разных сферах бизнеса и найдёт ошибки в любом учёте и системе налогообложения. Разберётся индивидуально в Вашей учётной политике. Сможет исправить любые операции и дать грамотные рекомендации для дальнейших действий.
Этот страх есть у многих руководителей, причем чем больше бизнес, тем больше страхов. Никто не хочет рассказывать другим и давать доступ к своим цифрам и прибыли.
Это не очень правильно, потому что чем больше у Вас, как руководителя оценочной информации, тем больше возможностей для объективной оценки и планирования на следующий этап. Чем лучше организован учёт, тем меньше претензий налогового органа к Вашей организации, тем выше рейтинг Вашей деловой репутации в глазах контрагентов, банков и ИФНС. Убирая страх, спешу сообщить, что большая часть сведений по результатам деятельности видна на официальных источниках не только Вашей бухгалтерии. А так же стоит брать в расчет, что у стороннего аудитора нет мотивации в разглашении Вашей информации, а есть интерес чтобы Вы снова обратились за помощью. Да и как представитель той и другой стороны могу точно сказать, что держать в голове обороты и финансовые результаты всех организаций физически затруднительно.
А вот и как всегда от меня пошаговые инструкции к проверке работы бухгалтерии в зависимости от того, какой ее вариант Вы используете:
В этом случае сокращается число проверяемых. И много времени и усилий не потребуется.
Риски в этом случае у Вас заключаются в следующем:
— Он один ведет весь учет, а значит все операции отражает один человек, на нем большая нагрузка.
— Даже если у Вас небольшой оборот, то скорее всего он ведёт не только Вашу бухгалтерию и значит есть риск ошибок от количества.
— Как правило он с Вами на связи не полный рабочий день, есть риск что время работы и приоритеты задач распределены не в Вашу пользу.
— Всегда в этом варианте есть риск потери части данных, потому что человек один, уходит и все данные уйдут с ним.
— Риск просрочки отчётов высок, так как отсутствует заменяемость. Заболел и никто не работает, уехал отдыхать и опять работа стоит.
Другие инструменты для контроля документооборота
В некоторых организациях для успешного ведения документооборота внедряют и другие инструменты контроля. К ним относятся:
- Отметки на документах. Для ускорения процессов согласования документов секретарь ставит отметки на те документы, которые нужно обработать в первую очередь. Так руководитель точно знает, какие документы важно подписать в ближайшее время
- Бланк идентификации документов. Этот инструмент контроля помогает быстрее определить, кто должен получить документ и когда. На специальном бланке сотрудник указывает что это за документ, кто его составил, к какому проекту он относится и прочая необходимая информация. Данный бланк переедают вместе с документом ответственному сотруднику.
- Критерии согласования. Сотрудники заранее составляют критерии, по которым далее оценивают полученные или отправляемые документы. В качестве критериев может выступать время обработки документа, дата согласования или его состав.
- Реестр передачи документов. Если документооборот масштабный, данный инструмент поможет его упорядочить и проще контролировать. В реестре отмечаются документы и этап согласования на данный момент. Создать реестр можно как в электронном, так и в бумажном виде. Реестр позволяет собрать определенную статистику для дальнейших правок в регламент ведения документооборота.
Отрицательные остатки
Отрицательные остатки — «краснота в 1С». Рано или поздно вы столкнетесь с этим выражением со стороны своей бухгалтерии, особенно, если у вас торговая или производственная компания.
Выражение «красные остатки» — означает, что компания реализовала или потратила то, чего у компании по данным 1С не было. Например, вы продали 20 единиц товара, хотя в 1С на складе было всего 10 единиц (остаток -10 единиц). Или вы купили товар за 10 000 рублей, хотя у вас всего 5 000 рублей на счету.
Самая частая ситуация — продали товар, который по факту не учтен в 1С. Это означает, что в 1С не введены документы, которые учитывают этот товар. Соответственно не учтены расходы с этих товаров и НДС, а это повышение налогов к уплате.
Если после закрытия месяца у вас возникают отрицательные остатки — это звоночек. Значит, документы куда-то пропали, либо их не донесли менеджеры, либо бухгалтерия их не ввела. В любом случае, если не найти документы с товаром, то у вас возрастает налоговая нагрузка.
Если у вас торговая компания, то желательно, чтобы документы по получению товаров и материалов вводились по факту получения. Т.е. пришла поставка товара — документ с товаром сразу занесли в учетную систему, чтобы в учетной системе были корректные остатки по товарам.
Может возникнуть ситуация, когда товар по факту есть (10 единиц на складе), а в учетной системе показывается, что товара нет (0 единиц). Т.к. ответственный сотрудник за внесение документов еще не внес их в учетную систему.
Вам звонит покупатель и просит продать товар, который еще не занесен в учетную систему. Ваш менеджер на основе данных из учетной системы сообщает, что этого товара пока нет. Ваш покупатель уходит к конкуренту, т.к. вы не можете продать товар клиенту, которого нет в учетной системе, хотя товар фактически на складе есть.
Еще раз:
-
Из-за отрицательных остатков вы платите больше налогов.
-
Из-за неоперативного ввода документов с товарами в учетную систему вы можете потерять клиентов.
Как правило, предприниматель не стремится вникать в работу бухгалтерии. Отдает это на откуп главбуху. В результате, не может понять, куда уходят деньги, не видит проблемных зон. И даже если предприниматель найдет какие-то нестыковки, то зачастую он бессилен что-то изменить.
Собственник полностью доверял главбуху и никогда не заглядывал в отчетность. В какой-то момент он решил привлечь инвестора, а для этого понадобился аудит. Оказалось, что данные бухучета и фактические показатели расходятся в 4 раза. По документам значились складские запасы на миллионы рублей, которых по факту не было. Также значились огромные размеры дебиторской и кредиторской задолженностей. В такой ситуации инвестор отказался вкладывать деньги в бизнес.
Вы в зоне риска, если:
-
тратите много времени на понимание системы отчетности;
-
не уверены, что ваш бизнес чист перед законом;
-
чувствуете зависимость от своего бухгалтера;
-
разбирали конфликты с сотрудниками на почве ошибок при начислении зарплаты.