Полный список документов при увольнении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Полный список документов при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При расторжении трудовых договоров с сотрудниками работодатели возвращают полученные от них оригиналы трудовых и медицинских книжек, дипломов, фотографий и т. п. Однако этого недостаточно. Каждый работодатель, будь то ИП или юрлицо, обязан по умолчанию предоставить увольняемому пакет документов, закрепленных законодательством. Желание самого сотрудника при этом не учитывается.

Дополнительные справки, которые можно запросить у работодателя

Выдача других справок с места работы производится по заявлению работника (ч. 4 ст. 84.1 ТК):

• справка по форме 2-НДФЛ о суммах доходов, полученных по месту работы, и удержанного из них налога (п. 3 ст. 230 НК). Форма утверждена Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485;
• справка, содержащая информацию о среднем заработке за последние 3 месяца работы у последнего работодателя — запрашивается про оформлении в службе занятости. Форма, которая рекомендована для заполнения, имеется в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421;
• копии приказов, подтверждающих его прием на работу, перемещение и увольнение. Работник вправе запросить также копию трудового договора и работодатель обязан ее выдать даже при условии, что сотрудник копию уже получал.

Какие документы работодатель обязан выдавать при увольнении в 2023 году

Существует список обязательных документов, которые несут важные сведения как для самого уволенного, так и его будущего работодателя. Перечень документов при увольнении от работодателя в 2022 и 2023 годах между собой существенно отличается. Однако изменения коснулись лишь названия выдаваемых форм, но не их назначения.

Назначение документа	Было в 2022 году	Стало с 2023 года
Трудовая книжка	Бумажный экземпляр или сведения о трудовой деятельности (справка СТД-Р)
Сведения о доходах в месяце увольнения	Расчетный лист после окончательного расчета, содержащий сведения о всех начислениях и удержаниях (ст. 136, 140 ТК РФ)
Сведения для расчета пособия по нетрудоспособности	Справка 182н	—
Сведения о застрахованном лице	Выписка из СЗВ-М за последний месяц работы	Выписка из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» за месяц увольнения
Сведения о взносах	Копия раздела 3 формы РСВ за последний квартал работы
Сведения о стаже	Выписка из СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения	Выписка из формы ЕФC-1 за год увольнения (подраздел 1.2 раздела 1)

Справки о размерах заработной платы

Этот документ следует отличать от предыдущего. Данная бумага содержит информацию о зарплате за последние три месяца, которые получатель трудился в компании. Это документ требуется для его последующей подачи на биржу труда с целью получения пособия по безработице.

Информация Допускается ее составление как заранее, перед тем как произойдет само увольнение, так и уже после того, как он случится.

Универсальная обязательная форма отсутствует, однако рекомендуется заполнять его по бланку, который приведен в письме Министерства Труда от 15 августа 2016 года. Однако даже при составлении его в произвольной форме сотрудники службы занятости не вправе отказать в его приеме.

Требуется указать в нем все виды выплат за это время, включая:

• собственно зарплату;
• премии (их совокупная сумма на год делится на 12 и такая величина добавляется к каждой из трех месячных зарплат, указываемых в данном документе);
• доплаты и надбавки;
• комиссионные;
• «тринадцатую зарплату».

Последствия невыдачи документов и справок для работодателя

В трудовом кодексе предусмотрено, что работодатель безусловно обязан предоставить увольняющемуся все справки, включая обязательные, а также те, для получения которых необходимо подать запрос. При его наличии у компании отсутствуют уважительные причины для отказа в этих бумагах.

При невыполнении работодателем законной просьбы сотрудника последние имеет право:

• подать руководителю заявление, составленное в двух экземплярах, один из которых он вручает секретарю, а второй сохраняет себе, при этом секретарь должен указать на его копии, что заявление было принято;
• направить этот же документ по почте заказным письмом с описью и уведомлением о вручении.

После этого компания в течение трех дней обязана составить все запрошенное.

Перечень бумаг для выдачи сотруднику

При расставании с сотрудником работодателю необходимо подготовить определенный пакет справок и форм, эти документы при увольнении выдают обязательно и независимо от основания расторжения трудового договора.

Законодатель принуждает работодателей отдать на руки гражданину следующие обязательные документы при увольнении в 2022 году:

1. Трудовую книжку.
2. Санитарную книжку (при наличии).

Одновременно с ними готовятся и выдаются обязательные справки при увольнении, в том числе:

1. Форма 2-НДФЛ.
2. Сведения о сумме заработной платы.
3. Документ по форме СЗВ-М.
4. Документ о страховом стаже.
5. Расчет по страховым взносам.

Ответственность работодателя за невыдачу документов или их задержку

Отказ или нарушение установленных сроков для выдачи документов – игнорирование требований трудового законодательства и гарантированных прав рабочих.

При подтверждении фактов задержки выдачи документов, виновные должностные лица понесут административное наказание в виде штрафа. Одновременно и сама компания, выступающая юридическим лицом, может быть оштрафована. Если ранее за аналогичные нарушения собственника или руководителя уже привлекали к ответственности, сумма штрафа будет значительно больше.

Если речь идет о невыдаче вовремя трудовой книжки, работодателю придется:

• компенсировать средний заработок за все дни, пока не отдаст документы владельцу;
• в некоторых ситуациях возместить нанесенный моральный вред.

Чтобы этого не случилось, готовя приказ на увольнение, одновременно оформляют обязательные справки.

Остальные копии документов и справочная информация, касающаяся трудовой деятельности у работодателя, предоставляются по заявлению. Поэтому не стоит бояться, что все рабочее время придется тратить лишь на подготовку справок уволенным работникам.

Какие справки дают при увольнении

В статье 84.1 Трудового Кодекса РФ указано, что в день увольнения сотрудника работодатель должен отдать ему трудовую с внесенной в ней записью о причине увольнения, а также все документы, которые касаются его работы в организации. Перечень документов, в выдаче которых работодатель не может отказать, обозначен в ст. 62 ТК РФ. Они выдаются бывшему сотруднику в течение 3-хдневный период.

В частности, по требованию сотрудника ему предоставляется справка о взносах на пенсионное страхование (статья 14 Закона РФ № 27-ФЗ). Документ может потребоваться в Пенсионном фонде, так как бывают случаи, что у него может быть не полная информация. В результате этого может быть начислена меньше пенсия. Сведения должны быть предоставлены по форме:

• РСВ-1 ПФР, которая утверждена ПП ПФ РФ от 16.01.2014 года № 2п, – за срок после 01.01.2014 года;
• СЗВ-6-1, СЗВ-6-4, утвержденной ПП ПФ РФ от 31.07.2006 года № 192п, – за срок до 31.12.2014 года.

Зачем работнику справка СТД-Р

Сведения о трудовой деятельности могут понадобиться в разных случаях. Так как форма является официальным документом, подтверждающим стаж, запрашивают её для того, чтобы:

• подать на пособия и компенсации на проезд, оплату ЖКХ;
• пройти профессиональное обучение, аттестацию, сертификацию, переподготовку, получить дополнительную специальность;
• претендовать на доплаты за выслугу лет, надбавки за работу на вредном производстве и в условиях Крайнего Севера;
• трудоустроиться по совместительству.

Вообще при приёме на работу справку могут запросить, но необязательно. Также нет указаний, что её нужно хранить в личном деле.

По какой форме заполняется справка?

Справка может быть заполнена:

• по форме, рекомендованной в Письме Минтруда РФ от 10.01.2019 № 16-5/В-5;

• по форме, утвержденной региональными органами власти, осуществляющими полномочия в области содействия занятости населения этих регионов (например, в Москве форма справки утверждена Приказом Департамента труда и социальной защиты населения г. Москвы от 24.12.2018 № 1721). Региональная форма справки, если она установлена, является приоритетной;

• в произвольной форме на фирменном бланке организации.

Обратите внимание: отказать в приеме справки, составленной в произвольной форме, центр занятости не может, если в ней будут указаны все сведения, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице (Письмо Минтруда РФ от 10.01.2019 № 16-5/В-5).

Справка о среднем заработке должна содержать:

• наименование и юридический адрес организации;

• ИНН, ОКВЭД;

• Ф. И. О. уволенного работника;

• дату приема и дату увольнения работника;

• условия работы уволенного сотрудника (полный или неполный рабочий день (неделя), количество рабочих часов в день и рабочих дней (часов) в неделю);

• статью Трудового кодекса, на основании которой был установлен неполный рабочий день (неделя), если сотрудник работал на таких условиях;

• сумму среднего заработка за последние три месяца (цифрами и прописью);

• номера и даты документов, на основании которых выдана справка (лицевые счета, платежные поручения, РКО, платежные ведомости и пр.);

• подписи руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой;

• дату составления справки;

• телефон организации для справок;

• печать организации (при ее наличии).

Порядок увольнения в 2021 году

Увольнение работника может быть вызвано рядом причин. В зависимости от того, кто стал инициатором процедуры выделяют четыре основания для прекращения трудовых отношений:

1. По желанию работника.
2. По обоюдному соглашению сторон.
3. По инициативе работодателя.
4. По причинам, независящим от сторон.

В каждом случае процесс увольнения имеет свои индивидуальные особенности. В основном, они касаются сроков расторжения договорных обязательств, а иногда и обязательного начисления дополнительных выплат. Дополнительное выходное пособие выплачивается, если работник уволен по сокращению штата или в связи с ликвидацией организации (ст. 178 ТК РФ).

Независимо от причины расторжения трудового договора, процесс увольнения сопровождается обязательным изданием приказа.

В нем указывается причина увольнения и ставится ссылка на статью ТК РФ, по которой сотрудник был уволен. Чаще всего это следующие статьи:

• ст. 78 — увольнение по соглашению сторон;
• ст. 80 — увольнение по собственному желанию работника;
• ст. 81 — увольнение по инициативе работодателя;
• ст. 71 — увольнение по инициативе работодателя по результатам испытательного срока;
• ст. 79 — увольнение в связи с тем, что срок трудового договора истек;
• ст. 83 — смерть работника и другие обстоятельства, которые не зависят от воли сторон договора.

Какие документы нужно отдать сотруднику при увольнении

Когда с сотрудником производится окончательный расчет в последний рабочий день, ему нужно выдать не только положенные денежные средства, но и личные документы. К ним относятся:

• трудовая книжка или сведения по форме СТД-Р;
• справка по форме № 182н о сумме зарплаты за 2 последних календарных года и текущий год;
• копия СЗВ-М за последний месяц трудовой деятельности;
• копия СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты расторжения трудового договора;
• копия разд. 3 отчета РСВ за последние 3 месяца расчетного периода, т.е. с начала квартала до даты увольнения;
• другие документы, если сотрудник подаст заявление на их получение.

Если к работодателю обратился за документами сотрудник, который был уволен раньше, то надо учесть такие моменты:

• отчет СЗВ-М можно сформировать по информации только с апреля 2016 г. Раньше этого отчета не было;
• отчет СЗВ-СТАЖ можно сформировать по информации только с января 2017 г., поскольку раньше он также не создавался;
• копию раздела 3 можно создать по информации только с января 2017 г., т.к. ранее этой формы также не было.

Увольнение по сокращению

Сократить число сотрудников наниматель может решить в любой момент. Причиной может стать экономическая нестабильной организации, оптимизация производственных процессов. При этом, работодатель не обязан озвучивать причину своего решения ни перед работниками, ни перед профсоюзом. Письменное извещение сотрудник получает минимум за 2 месяца до упразднения должности.

Даже в такой ситуации с увольнением по сокращению можно найти плюсы. Например, за 2 месяца вполне возможно найти новую работу. Если это не удастся в течение 3 месяцев после отставки работник может получать денежные средства от бывшего работодателя. Всего по стандартным правилам он получит следующие выплаты при увольнении:

• зарплату, которую отработал;
• компенсацию за неотгулянный отпуск;
• выходное пособие равное среднемесячной зарплате за исключением совместителей, сезонников, срочников с контрактами, заключенными до 2 месяцев.

Похожие записи:

• Как оформить социальную карту жителя Московской области
• Земельный налог на квартиру в многоквартирном доме
• Компенсационные выплаты: 3 способа легальной оптимизации