Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно рассчитать учебный отпуск — формулы и примеры расчета». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По общему правилу учебный отпуск предоставляется, если работник получает образование впервые и успешно учится, а образовательная организация имеет государственную аккредитацию. Для оформления отпуска работодателю необходимо представить заявление на отпуск и справку-вызов из образовательной организации.
Учебный отпуск по ТК РФ: 5 правил для бухгалтера
Учебный отпуск — это отпуск работнику, который совмещает работу с учебой. При каких условиях работодатель обязан предоставить такой отпуск? Как правильно его рассчитать и оплатить, в том числе совместителям? Разберем правила и ответим на распространенные вопросы
Работодатель обязан предоставить учебный отпуск работникам, которые работают и получают образование:
- высшее образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры, а также поступают на обучение по этим образовательным программам (ст. 173 ТК РФ);
- высшее образование — подготовка кадров высшей квалификации или являются соискателями ученой степени кандидата или доктора наук (ст. 173.1 ТК РФ);
- среднее профессиональное образование, а также поступают на обучение по такому виду образования (ст. 174 ТК РФ);
- основное общее образование или среднее общее образование по очно-заочной форме обучения (ст. 176 ТК РФ).
Начисление оплаты в «1С:ЗУП»
Первым делом, для того чтобы зарегистрировать учебный отпуск, следует в помощнике «Начальной настройки программы» или же в настройках расчета зарплаты («Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний») на закладке «Отпуска» установить флажок «Учебные отпуска».
После того как данный флажок будет установлен, в справочнике «Виды отпусков» появится новый вид «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».
Кроме этого, в разделе «Начисления» станет доступным такой вид, как «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)».
Чтобы произвести расчет и начисление оплачиваемого учебного отпуска, следует зайти в раздел «Зарплата» – «Отпуска» – «Создать». Далее заполняем все необходимые реквизиты. В поле «Месяц» обозначается месяц регистрации расчетов, произведенных в документе. Также выбирается «Организация», проставляется «Дата» и «Сотрудник».
На закладке «Дополнительные отпуска, отгулы» следует активировать флажок «Предоставить дополнительный отпуск». В табличной части используем кнопку «Добавить», после чего в колонке «Вид отпуска» указываем необходимый нам вариант. В данном случае это «Дополнительный учебный отпуск (оплачиваемый)». Заполняем все активные позиции в табличной части «Период отпуска», «Основание». Также для пользователя есть возможность указать дни отгулов, если сотрудник захотел присоединить их к своему отпуску. Эта функция доступна, только если в разделе «Настройка» – «Расчет зарплаты» – «Настройка состава начислений и удержаний» – «Учет отсутствий» установлен флажок «Отгулы». Такая позиция заполняется всеми накопленными отгулами сотрудника и может меняться вручную.
Рассмотрим закладку «Основной отпуск». Следует снять флажок «Отпуск», так как данный вид отпуска не присоединяется к ежегодному.
В разделах «Начислено», «Удержано», «Средний заработок» отображаются автоматические расчеты документа. Следует обратить внимание на кнопку с зеленым карандашиком: при нажатии на него можно получить подробную информацию о расчетах или же внести изменение данных, например, для расчета среднего заработка.
Поле «Выплата» указывается, когда планируется совершить выплату.
На закладке «Начислено» можно узнать все подробности начисления, а на закладке «Дополнительно» найти информацию о способе отражения начисления в бухгалтерском учете. Остается только провести документ.
Как оформить учебный отпуск
Первое что требуется от студента принести в бухгалтерию заявление на ученический отпуск. Заявление пишется в произвольной форме. Также необходимо принести справку-вызов, о которой уже говорилось в пункте 2 данной статьи. Справка-вызов оформляется по установленному образцу. Если же сотрудник планирует защищать диссертацию, то тогда он должен принести выписку из решения диссертационного совета. Далее бухгалтерия оформляет приказ на дополнительный оплачиваемый отпуск с сохранением среднего заработка. В приказе указывается даты начала и конца отпуска, количество дней отпуска, количество оплачиваемых дней отпуска. Отпуск отмечается в табеле рабочего времени буквой «У» или цифрой «11» (это если отпуск с сохранением заработной платы), если же без сохранения заработной платы, то обозначается «УД» или «13». Также делается запись в личной карточке сотрудника в разделе VIII.
Как оплачивается учебный отпуск
Отпуск может быть оплачен с сохранением заработной платы и без сохранения заработной платы. Если отпуск оплачивается с сохранением заработной платы, то тогда сотрудник получает оплату по среднему заработку, так же как и обычный отпуск.
Пример 1.
Работник обучается на втором курсе института. Высшее образование получает впервые. Институт имеет аккредитацию. В бухгалтерию предоставил справку-вызов, где указано, что сессия длится 20 дней. За предыдущие 12 месяцев сумма его заработной платы составила 744 000 рублей. Бухгалтер вычислила его средний заработок 744 000/(12*29,3). Получилось 2 116,04 рубля. Сумма отпускных в этом случае составит 2116,04*20= 42 320,82 рубля.
В бухгалтерском учете бухгалтер сделала следующие проводки:
Таблица 2.
| Проводка | Наименование | Сумма |
| Д 20 (23,25,44)/ К 70 | Начислены отпускные | 42 320,82 |
| Д 20 (23,25,44)/ К 69 | Начислены страховые взносы | 12 823,21 |
| Д 70/ К 68 | Удержан НДФЛ с суммы отпускных | 5 501,71 |
| Д 70 / К 50 | Выплачена сумма отпускных | 36 819,11 |
Следует помнить, что оплата отпускных производится не позже, чем за три дня до начала отпуска.
Учебные неоплачиваемые отпуска
- Работникам, совмещающим работу с получением высшего образования по программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры, и работникам, поступающим на обучение по указанным образовательным программам, отпуск без сохранения заработной платы предоставляется:
- работникам, допущенным к вступительным испытаниям, – 15 календарных дней;
- работникам – слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации – 15 календарных дней;
- работникам, обучающимся по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по очной форме обучения, совмещающим получение образования с работой, для прохождения промежуточной аттестации- 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов – четыре месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов – один месяц.
- Работникам, совмещающим работу с получением среднего профессионального образования, и работникам, поступающим на обучение по образовательным программам среднего профессионального образования, отпуск без сохранения заработной платы предоставляется:
- работникам, допущенным к вступительным испытаниям, – 10 календарных дней;
- работникам, осваивающим имеющие государственную аккредитацию образовательные программы среднего профессионального образования по очной форме обучения и совмещающим получение образования с работой, для прохождения промежуточной аттестации – 10 календарных дней в учебном году, для прохождения государственной итоговой аттестации – до двух месяцев.
Условия для получения отпуска на учебу
Федеральные власти России, говоря об учебном отпуске, предоставляют гарантии на его получение, если нанимаемый предприятия официально проходит учебу в образовательном учреждении, и выполняет некоторые обязательные критерии:
- Первичное постижение учебной степени, вне зависимости о того, считается оно среднее профессиональное, или бакалаврат, магистратура и т.д. Проходя получение второго высшего образования (если у человека уже есть диплом) он может надеяться только на отпускные дни без оплаты.
Единственным исключением является тот случай, если у нанимаемого есть ранее неоконченное образование. В такой ситуации, это приравнивается к первичному постижению образования, и отплачивать отпуск по учебе обязана организация. Также, оформить отпуск, какой будет обязан работодатель оплачивать, возможно при направлении на повторную учебу того же уровня нанимателем.
Если наемник постигает образование сразу в двух учебных заведениях, то учебные отгулы предоставляются только для одного из них; - Проплата за отпускные по учебе дни производится в обязательном порядке, при учебе на вечерней, или заочной форме получения профобразования, либо постижении образования общего среднего уровня. В период дневного обучения отпуск будут выплачивать не всегда;
- Безупречная учеба нанимаемого в учебном учреждении. В эту характеристику входит исключение задолженностей по учебе во время образовательного процесса. В преимущественном множестве случаев, для подтверждения отсутствия долгов по учебе, требуется предоставлять справку, что выдают в деканате учебного учреждения. При наличии задолженностей и «хвостов», оплата учебного отпуска не является возможным;
- Действующая госаккредитация учебного заведения.
- Отпускные — это не зарплата. Они рассчитываются по числу дней отдыха, а зарплата — по количеству отработанных дней.
- Для расчета отпускных нужно знать расчетный период, средний дневной заработок за этот период и количество фактически отработанных дней.
- Премии, надбавки, повышение зарплаты учитываются при расчете среднего дневного дохода. А пособия, компенсации, командировочные, больничные — нет.
- Отработанными считаются только дни, когда человек был на рабочем месте и выполнял свои обязанности. Отгулы, больничные, дни отпуска и командировок не считаются отработанными днями.
- Выгоднее брать отпуск в месяце с наибольшим количеством рабочих дней (больше 21 дня). А в «дорогие» месяцы, с большим количеством выходных и праздников, взяв отпуск, вы потеряете в деньгах.
Сроки учебных отпусков
Время, которое полагается предоставить студенту работнику, установлено трудовым кодексом, регулируется статьями 173-177, где уточняется нужно ли его оплачивать или же учебный отпуск будет оформлять работник за собственный счет, без сохранения заработка. Сроки учебных отпусков, которые работодатель обеспечивает и оплачивает в размере среднего заработка студенту, поименованы статьей 173 ТК РФ:
| Вид обучения | Срок отпуска | Условие отпуска |
| Высшее вечернее или заочное | 40 дней;
на последующих курсах — 50 дней учебного года |
Промежуточная учеба и тестирование на 1 и 2 курсах |
| не более 4 месяцев | Государственные итоговые экзамены | |
| Среднее профессиональное вечернее или заочное | 30 дней в учебном году;
на последующих курсах — 40 дней в учебном году |
Промежуточная учеба и тестирование на 1 и 2 курсах |
| не более 2 месяцев | Государственные итоговые экзамены |
Образцы документов для оформления учебных отпусков
Приложение
УТВЕРЖДЕНА
приказом Министерства образования и науки Российской Федерации
от 19 декабря 2013 г. № 1368
(в ред. Приказов Минобрнауки России
от 02.03.2015 № 134, от 26.05.2015 № 525)
Форма
СПРАВКА-ВЫЗОВ
| от “ | ” | 20 | г. № | , |
На расчет учебного отпуска и его оплату влияет, конечно, и его продолжительность. Она составляет:
- 40 дней для сдачи зачетов и экзаменов в вузах на заочном обучении на первых двух курсах и пятьдесят дней на последующих курсах;
- 4 месяца для подготовки дипломной работы и сдачи итоговых экзаменов учащимся заочно в вузах;
- 1 месяц, чтобы сдать государственные экзамены в вузах, а также в колледжах и техникумах;
- 15 дней для сдачи зачетов и экзаменов учащимся в вузах на очном отделении;
- 1 месяц для сдачи государственных экзаменов в вузах на очном отделении;
- 15 календарных дней для поступления в вуз, а также для сдачи экзаменов после подготовительного курса;
- 30 дней, чтобы сдать зачеты и экзамены учащимся в колледжах и техникумах на заочной форме обучения на первых двух курсах и 40 дней на последующих курсах;
- 2 месяца для подготовки дипломной или итоговой работы и сдачи итоговых государственных экзаменов в колледжах и техникумах на заочной и очной формах обучения;
- 10 дней для сдачи зачетов и экзаменов учащимся в колледжах и техникумах на очной форме обучения на первых двух курсах и 40 дней на последующих курсах;
- 1 месяц для сдачи итоговых экзаменов в колледжах и техникумах на очной форме обучения;
- 10 дней для поступления в колледж или техникум;
- 30 дней, чтобы сдать экзамены в заведении начального профессионального образования;
- 9 дней для сдачи выпускных экзаменов за девятый класс в вечерней школе;
- 22 дня, чтобы сдать выпускные экзамены за одиннадцатый и/или двенадцатый класс в вечерней школе.
Актуальные вопросы, связанные с предоставлением и оплатой учебных отпусков
Вопрос: Имеют ли право на получение учебных отпусков сотрудники (например, тренеры), совмещающие работу по срочным трудовым договорам с обучением?
В соответствии со ст. 58 ТК РФ заключение срочных трудовых договоров запрещено, если в них не прописаны все гарантии и компенсации, предусмотренные ТК РФ. При этом согласно ст. 173 ТК РФ обязанность учреждения в предоставлении учебных отпусков не зависит от сроков трудовых договоров, заключенных с сотрудниками.
Поэтому, если сотрудник совмещает работу с обучением в высших (средних) профессиональных учебных заведениях по заочной и очно-заочной (вечерней) форме, работодатель обязан предоставить ему оплачиваемый учебный отпуск независимо от того, каким договором оформлены трудовые отношения — срочным или бессрочным.
Отпускной оплачиваемый период
Оплачивается ли учебный отпуск при заочном обучении полностью или частично, зависит от утверждённого внутренними документами регламента. Если в написанном заявлении обучающимся о предоставлении свободного времени для учёбы указано меньшее число дней, чем в приглашении, то оформление происходит согласно заявлению. Статьи 173-176 ТК РФ содержат максимальные сроки оплаты в зависимости от уровня получаемого образования.
Предельный период по видам получаемого образования представлен в таблице:
| Образовательное учреждение | Промежуточный период (сессии и аттестации), календарные дни | Итоговая аттестация, преддипломная практика, время на защиту диплома и диссертации, месяцы | |
| Младшие курсы
(1-ый и 2-ой) |
Старшие курсы
(3-ий и выше) |
||
| Вечерняя средняя школа | 9 | 22 – общее среднее образование | — |
| Колледж или техникум на получение специального образования | 30 | 40 | 2 |
| ВУЗ по программам бакалавра, специалиста или магистра | 40 | 50 | 4 |
| Аспирантура или ординатура | 30 — ежегодно, 1 выходной в неделю с оплатой в размере 50 % от ЗП | 6 |
Определим ключевые принципы того, как оплачивается учебный отпуск заочникам в 2021. Общие нормативы закреплены в ст. 173, 173.1, 174, 176 ТК РФ, а также в п. 14 Постановления Правительства № 922 «Положение о среднем заработке».
В соответствии с нормами, оплата начисляется исходя из среднего заработка за каждый календарный день периода обучения. В расчет включаются все выходные и нерабочие праздничные дни, которые выпали на образовательный период. Принцип исчисления среднего заработка аналогичен правилам расчета средней зарплаты для оплаты трудовых отпусков.
ВАЖНО!
Выплатить начисленную сумму нужно за три календарных дня до начала обучения (ст. 136 ТК РФ и Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
Как оплачивается учебный отпуск на работе: правила оформления оплаты по трудовому кодексу
Наличие студенческого билета — не основание для предоставления учебного отпуска. Основным доказательством для работодателя является справка-вызов из высшего учебного заведения, где будут указаны данные вуза, а также предполагаемый срок отсутствия работника.
Также студент вместе со справкой-вызовом подает заявление на имя директора.
Образец справки-вызова для учебного отпуска студента:
Эту справку заполняют работники вуза, чтобы студент предоставил на месте работы.
Сотрудник отдела кадров на основании этого документа занимается подготовкой приказа по форме Т-6 для подписи директором. Здесь есть несколько нюансов, которые помогут правильно оформить документ:
- выбирайте пункт Б, так как речь идет не об основном отпуске, а о дополнительном – учебном;
- не заполняйте период работы – независимо от стажа социальная гарантия полагается всем;
- если работодатель планирует сохранить заработную плану на период учебного отпуска, это никак не скажется на основном ежегодном отпуске.
Заявление на учебный отпуск
Для того, чтобы получить учебный отпуск необходимо:
- Взять в ВУЗе справку-вызов;
- Написать заявление о предоставлении отпуска на имя работодателя;
- Дождаться оплаты (не позднее 3 дней до начала отпуска).
Законодательство не устанавливает унифицированный образец заявления для оформления отпуска, однако в нем в обязательном порядке должны быть отражены следующие сведения:
- наименование образовательного учреждения;
- название предприятия по месту трудоустройства, Ф.И.О. руководителя;
- вид отпуска – оплачиваемый учебный, либо неоплачиваемый;
- Ф.И.О., должность сотрудника-заявителя;
- дата начала и окончания отпуска;
- основание – справка-вызов.
В конце ставится подпись сотрудника. Документы передаются в отдел кадров или директору.
Отдельные нюансы по предоставлению и оплате отпуска
- ОСО дается в календарных днях без продления на праздничные. Праздники оплачиваются как обычные календарные дни.
- В случае нетрудоспособности в период ОСО он не продлевается, и больничный в этот период не оплачивается. Если ОСО закончился, а нетрудоспособность нет, оплачиваются те дни больничного, когда сотрудник должен был работать.
Об оплате больничного при обычном отпуске узнайте из этой статьи.
- Работодатель не может:
- отказать в ОСО;
- перенести ОСО;
- заменить его денежной компенсацией.
- ОСО не отменяет права на основной отпуск. Допускается присоединение ОСО к основному отпуску (ст. 177 ТК).
- ОСО не должен совпадать по времени ни с каким другим отпуском. Если сотрудник в другом отпуске, его придется прервать (перенести) для оформления ОСО.
Как правильно перенести другой отпуск, читайте в материале «Заявление о переносе отпуска — бланк и образец».