Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переплатили зарплату сотруднику – что делать». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При обнаружении излишне начисленной и выплаченной суммы следует помнить, что часть этой суммы составляет налог на доходы. Таким образом, излишняя выплата «разбивается» на две самостоятельные суммы и отражается разными проводками.
Отказ от добровольного возврата
Если сотрудник отказывается вернуть задолженность, то в этом случае фирма несет реальные убытки. Если переплата была совершена в результате счетной ошибки или неправомерных действий работника, которые привели к переплате, тогда можно обратиться в суд и возместить ущерб в судебном порядке.
Если перечисленные выше действия так и не привели к возврату денежных средств, встает вопрос о том, с кого брать спрос и кто должен возместить данные расходы? Необходимо понимать, что переплата могла произойти по вине бухгалтера, который мог неверно ввести данные для расчета заработной платы, или по вине расчетчика, который передал в бухгалтерию недостоверные данные. Поэтому излишне выплаченная заработная плата может быть удержана с сотрудника, совершившего ошибку, вина которого будет доказана при административном расследовании данного факта.
Причиненный данный работником ущерб должен быть возмещен в порядке, описанном в ст. 248 ТК РФ. Из статьи следует следующее: если размер причиненного ущерба не превышает среднемесячного заработка работника, тогда взыскание денежных средств осуществляется на основании письменного распоряжения руководителя. Документ должен быть создан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. Если установленный срок для издания распоряжения истек или размер ущерба превышает среднемесячный заработок, тогда взыскание ущерба может проведено только с согласия виновного работника или посредством обращения в суд.
Может ли работодатель рассчитывать на возврат, если переплатил работнику при увольнении?
Только в случае, если сотруднику при увольнении заплатили больше из-за ошибки в расчетах (арифметической/счетной ошибки). Министерство труда пояснило, что такой ошибкой называют просчеты бухгалтерских работников — вместо того, чтобы сложить два значения, они их перемножили. Естественно, в современном мире практически никто не считает зарплату и другие выплаты вручную — работодатели перешли на специальное программное обеспечение, которое ведет расчеты. В связи с этим в случае переплаты необходимо установить, какая именно ошибка была допущена: счетная или техническая — если техническая, и работник откажется возвращать деньги, то даже через суд их не удастся вернуть.
К техническим ошибкам, из-за которых работодатель не сможет вернуть деньги, суды относят: опечатки, задвоение платежей, внесение ошибочной информации в программу расчета заработной платы, неправильное толкование закона или внутренних актов компании о зарплате/премировании и т. д.
Если произошла счетная ошибка, работодатель должен письменно уведомить сотрудника о произошедшем и указать срок для возврата денежных средств. Если работник добровольно не погасит долг, работодатель вправе издать приказ об удержании денег из будущих поступлений. Обязательное условие: работник должен быть ознакомлен с приказом и указать, что он согласен с порядком и суммой удержания. Если между работником и работодателем не достигнуто соглашение — работодателю остается только идти в суд, чтобы вернуть излишне выплаченные деньги. В суде ему придется доказывать, что причиной переплаты явилась именно счетная ошибка — в ином случае суд встанет на сторону работника.
Переплата зарплаты уволенному сотруднику: что делать в этом случае
Пример (списание переплаченной уволенному работнику заработной платы): сотрудник коммерческого предприятия Иванов С. К. взял отпуск на 2 недели, при этом не отработав положенного периода. В этом случае начисленные отпускные будут составлять 10 тыс. рублей, НДФЛ (10 тыс. рублей *13%) удерживается и поступает на счёт государства. На руки гражданин Иванов получает 8700 рублей (10 тыс. р. — 1300 р.).
При удержании из зарплаты работника предусмотренных ст. 137 ТК РФ сумм (за исключением отпускных за неотработанные дни отпуска) следует получить от работника письменное согласие.
В этом же законодательном акте прописано, каким образом происходит начисление таких выплат. При возврате отпускных бухгалтер должен сторнировать проводку по их начислению и аннулировать расходы в виде начисленных отпускных в налоговом учете.
Предлагаем ознакомиться со статьей на тему: «Переплатили зарплату уволенному сотруднику что делать». Актуальность информации в 2020 году вы можете уточнить у дежурного консультанта.
Как списать переплату по зп работника
Даже в той ситуации, когда начальник предприятия или другой организации имеет право взыскать излишне выплаченную ЗП с работника, есть ряд серьезных ограничений. К примеру, сделать это можно только с согласия работника.
Для начала нужно определить можно ли удержать излишне выплаченные деньги с работника. Удержать с работника деньги можно в следующих ситуациях (137 ТК РФ):
- Выданные работнику ранее денежные средства работник не отработал, либо не вернул. В качестве примера можно привести непредоставление отчета по командировке или за подотчетные деньги. Либо работнику был выплачен аванс, который он не отработал. В некоторых случаях также можно удержать и отпускные, например, когда отпуск работнику был предоставлен авансом, а работник увольняется. Важно при этом помнить, что удерживать отпускные нельзя в том случае, если работник увольняется в связи с сокращением или призывом в армию;
- Работнику переплатили зарплату из-за счетной ошибки. Либо из-за счетной ошибки работник получил большую сумму отпускных или пособий.
Чаще всего чрезмерная выплата зарплаты вызвана одной из двух причин. Первая — это так называемый перерасход отпуска, когда работнику дали отпуск за еще неотработанный период.
Удержать переплату работодатель может только из зарплаты работника (137 ТК РФ). Однако если работник уже уволился, сделать это невозможно. В том случае если добровольно вернуть переплату работник не хочет, работодатель имеет право обратиться в суд. При этом следует подготовить доказательства того, что ошибка по которой перешла переплата была счетной.
Возможно ли по закону удержание излишне выплаченной зарплаты – ограничения, оформление, образцы документов
Иногда при оплате труда, бухгалтер может допустить ошибку и недоплатить или переплатить зарплату.
В первом случае всегда можно совершить доплату.
А вот излишне выплаченную сумму можно взыскать только в ограниченном количестве.
Также закон вводит ограничение на возможность удержания в зависимости от того, по какой причине была совершена переплата.
На практике переплата по заработной плате может быть совершена по ряду причин.
Если бухгалтер допустил ее, есть три варианта выхода из ситуации:
- Поговорить с сотрудником и попросить добровольно внести излишне выплаченную сумму в кассу предприятия. Особенно такой способ рационален, когда выплата только была совершена, и деньги еще не были израсходованы.
- Совершить удержание переплаченной суммы с письменного согласия работника. Можно установить определенные размеры удержаний на оговоренный период, но не более 20% от ежемесячной зарплаты.
- Подать исковое заявление в судебную инстанцию с целью принудительного взыскания излишне переплаченной суммы. Этот вариант используют, если сотрудник не желает возвращать лишние суммы и согласие на удержание не написал.
Копия документа направляется на ознакомление работнику. После этого сотрудник вносит в кассу предприятия излишнюю сумму, дает согласие на удержание, или работодатель подает иск в суд.
Что можно удержать из заработной платы?
Статья 137 ТК РФ устанавливает, в каких случаях возможно удержание сумм из зарплаты сотрудника.
В установленный перечень допустимых удержаний входят:
- возврат ранее выплаченного аванса по заработной плате и не отработанного работником в связи с увольнением;
- возврат подотчетной суммы, не истраченной и не возвращенной сотрудником;
- взыскание излишне выпленной зарплаты в связи со счетными ошибками, допущенными бухгалтерией;
- взыскание переплаты по заработной плате в связи невыполнением трудовых норм (если таковой случай был доказан органом по рассмотрениею трудовых споров);
- взыскание суммы излишне выплаченной зарплаты в связи с обманными и противоправными действиями работника;
- удержание излишне выплаченных отпускных при предоставлении отпуска авансом в случае, если человек увольняется не отработав предоставленных отдых;
- взыскание ущерба, нанесенного работодателю;
- вычет алиментов на основании исполнительных листов, судебных приказов или по добвроольному заявлению работника.
Важно, что вернуть переплату по зарплате можно только в двух случаях — если сотрудник обманными действиями себе завысил зарплату и в случае счетных ошибок.
- Излишние начисления и выплаты по заработной плате без проблем можно вернуть организации, только имея письменное согласие работника, в отношении которого допущена переплата, и только при соблюдении месячного срока после того, что установлен работнику на добровольное погашение.
- В иных случаях возврат может оспариваться, в том числе и в судебном порядке, несмотря на законодательно прописанную возможность возврата долга. Обнаруженная ошибка в выплатах должна быть зафиксирована актом, который подписывается внутренней комиссией организации. С актом необходимо ознакомить работника.
- Бухгалтер, допустивший ошибку, несет материальную ответственность за нее в соответствии с законом.
- Корреспонденции счетов, применяемые для учета переплат по зарплате, представляют собой сторнировочные записи ранее сделанных проводок. Излишне выплаченная на руки сумма отражается на Дт 73 счета. Ее погашение работником отражается на Дт соответствующих счетов, в зависимости от способа погашения. Если убыток вернуть невозможно, он переносится на Дт 76, а затем фиксируется по Дт 91/2.
Документальное оформление возврата излишних выплат
Обнаружив факт ошибки, бухгалтер обязан сообщить о нем руководству фирмы. Далее составляется акт, в котором фиксируются факт переплаты, сумма, период начисления и другие существенные сведения. Членами комиссии, подписывающими акт, могут быть: бухгалтер-расчетчик, главный бухгалтер, кассир и пр.
Второй экземпляр документа либо его копия направляется сотруднику, в отношении которого произошла ошибка. К акту прилагается официальное письмо уведомительного характера о необходимости погашения излишне выплаченной суммы в определенный срок.
Если работник не возражает, то на основании его заявления сумма гасится наличными деньгами либо безналичным удержанием из заработной платы на иных, согласованных с администрацией, условиях. Часто такое погашение происходит в рассрочку. Согласно ст. 138 ТК РФ удержание по общему правилу возможно в размере не более 20% с каждой зарплаты. При этом следует учитывать, что у работника, кроме указанной суммы к погашению, могут быть и другие удержания.
Если работник соглашается в письменной форме погасить долг наличными в кассу либо внести добровольно на счет фирмы, но срок этот истек, а долг не погашен, то в течение последующего месяца руководитель издает приказ на вычет суммы долга из заработной платы работника. Если работник уведомление проигнорировал или погасить переплату отказывается, работодатель может обратиться в суд.
Вопрос с работником, который при увольнении получил «на руки» больше положенного по закону, решается таким же порядком, как указано выше. В уведомлении целесообразно сразу указать на возможность обращения в суд при непогашении задолженности. Уволенные сотрудники в большинстве случаев добровольно гасить переплату отказываются.
Ответственность бухгалтера
Бухгалтер может нести материальную ответственность по закону, если погасить переплату за счет средств сотрудника не удалось. Основанием для привлечения счетного работника к ответственности может служить акт, фиксирующий (ТК РФ, ст. 247):
- величину материального урона;
- причину возникновения убытка.
Размер убытка бухгалтером может быть погашен двояко:
- если существует договор материальной ответственности с ним – погашение происходит полностью;
- если договор материальной ответственности отсутствует – погашение происходит в размере среднемесячных трудовых выплат (ТК РФ, ст. 244, 248).
Если бухгалтер не согласен погасить сумму ошибки добровольно либо истек месячный срок, о котором шла речь выше, вопрос о взыскании решается исключительно судом.
На заметку! Полная материальная ответственность бухгалтера может быть зафиксирована в трудовом договоре с ним.
Если сотруднику переплатили
Если возникла переплата по заработной плате, в первую очередь необходимо выяснить причину, в результате которой она появилась. Для чего это нужно сделать? Ответ на данный вопрос вытекает из норм, приведенных в статье 137 ТК РФ. В силу положений, изложенных в этой статье, удержания из зарплаты работника производятся только в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами.
Еще один важный момент: удержание излишне выплаченных сумм необходимо производить только с письменного согласия работающего.
Удержания из зарплаты работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться:
- Для возмещения неотработанного аванса, выданного работнику в счет зарплаты.
- Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного работнику в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях.
- Для возврата сумм, излишне выплаченных работнику вследствие счетных ошибок, а также сумм, излишне выплаченных работнику, в случае признания органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров вины работника в невыполнении норм труда или простое.
- При увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.
Как доказать счетный характер допущенной в расчете ошибки
При обращении в суд предприятие должно представить документальные доказательства допущенной исполнителями счетной ошибки и подробно описать алгоритм выполненного расчета.
Если обнаружена ошибка в используемой организацией расчетной программе, специалист отдела информационных технологий должен зарегистрировать сбой программы и отразить в подготавливаемом отчете, в результате каких неполадок операции по расчету показателей оказались неверными.
Кроме отчета ОИТ, в суд следует предоставить объяснение бухгалтера с математическими расчетами, демонстрирующими фрагмент, ставший причиной неточности итогового значения.
При обнаружении допущенной бухгалтером описки или опечатки (к примеру, в виде 10000 руб. вместо 1000 руб.) организация имеет шанс взыскать сумму переплаты. Но программный сбой или двойная выплата заработной платы будут отнесены к техническим или математическим нарушениям, не подпадающим под законодательные нормы.
Техническое нарушение может возникнуть из-за:
- неправильного выставления коэффициента при подсчете заработной платы;
- оплаты за один расчетный период по нескольким (разным) основаниям;
- некорректного заведения в программу исходных параметров для расчета;
- применения налоговых льгот, не имеющих отношения к конкретному сотруднику.
Если организация не сможет доказать опосредованную связь между счетной ошибкой и программным сбоем, суд не поддержит требование по возврату средств.
К сведению! Если организация произведет возврат средств без согласия сотрудника, последний вправе обратиться с заявлением о нарушении его прав в суд. По судебному решению работодатель будет обязан вернуть взысканную сумму и компенсировать причиненный работнику моральный вред даже в случае, когда у компании имелись основания для требования возврата излишне выданной суммы.
Порядок действий для удержания переплаты
Для начала нужно определить можно ли удержать излишне выплаченные деньги с работника. Удержать с работника деньги можно в следующих ситуациях (137 ТК РФ):
- Выданные работнику ранее денежные средства работник не отработал, либо не вернул. В качестве примера можно привести непредоставление отчета по командировке или за подотчетные деньги. Либо работнику был выплачен аванс, который он не отработал. В некоторых случаях также можно удержать и отпускные, например, когда отпуск работнику был предоставлен авансом, а работник увольняется. Важно при этом помнить, что удерживать отпускные нельзя в том случае, если работник увольняется в связи с сокращением или призывом в армию;
- Работнику переплатили зарплату из-за счетной ошибки. Либо из-за счетной ошибки работник получил большую сумму отпускных или пособий.
Порядок действий для удержания переплаты
Для начала нужно определить можно ли удержать излишне выплаченные деньги с работника. Удержать с работника деньги можно в следующих ситуациях (137 ТК РФ):
- Выданные работнику ранее денежные средства работник не отработал, либо не вернул. В качестве примера можно привести непредоставление отчета по командировке или за подотчетные деньги. Либо работнику был выплачен аванс, который он не отработал. В некоторых случаях также можно удержать и отпускные, например, когда отпуск работнику был предоставлен авансом, а работник увольняется. Важно при этом помнить, что удерживать отпускные нельзя в том случае, если работник увольняется в связи с сокращением или призывом в армию;
- Работнику переплатили зарплату из-за счетной ошибки. Либо из-за счетной ошибки работник получил большую сумму отпускных или пособий.
Добровольное возвращение
Часто происходит так: работник уволился, а за ним остался долг. Переплата отпускных при увольнении — что делать с налогами и документами администрации, знают не все руководители фирм.
Предположительно бывший подчинённый может сам вернуть деньги. Если подобная операция происходит с авансом, то дополнительные корректировки по страхованию не нужны, поскольку с аванса взносы не могут быть начислены. Если же налог удержан, то деньги, которые перечислены, могут быть возвращены только на расчётный счёт или приняты в счёт последующей оплаты в бюджет. Если же налоговый период истёк, то по сотруднику производится уточнённая справка.
Если денежный эквивалент был возвращён предприятию добровольно человеком, то взаиморасчёты с сотрудником проводить не нужно, поскольку с этих денег уже был удержан налог.
Бухгалтер, в свою очередь, должен сторнировать их начисление в отчёте для налоговой инспекции и провести аннуляцию расходов. В этом случае образованию переплаты по страховым взносам не нужно удивляться. Корректировки по их начислению должны быть учтены в обязательном порядке в текущий период в отчётах в ФСС, дальнейшие платежи позволять отрегулировать образовавшуюся переплату.