Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Составление приказов по личному составу в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как уже отмечалось выше готовится проект приказа на основании определенного документа (заявление, докладная или служебная записка и др.) После этого проект приказа представляется на подпись директору или иному лицу, уполномоченному подписывать такие документы. В приказе должна быть расшифровка подписи руководителя (иного лица), а также указание его должности.
Реквизиты бланка приказа
Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1–3.
Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.
Когда необходимо создавать
Такая необходимость возникает при наличии обстоятельств, связанных с движением по составу работников организации. Это означает, что появилась необходимость, к примеру, принять на работу или наказать работника. Распорядительная документация решает целый ряд проблем, касающихся:
- вопросов, возникающих в трудовых отношениях сотрудника и работодателя;
- структуры и штата учреждения;
- соблюдения прав и гарантий сотрудника;
- укрепления дисциплины.
ТК РФ предусматривает обязанность работодателя издавать распоряжения, например:
- ст. 68 — при приеме;
- ст. 84.1 — при увольнении;
- ст. 193 — при наложении взыскания;
- ст. 229 — при расследовании несчастных случаев.
Образцы приказов по личному составу
| О приеме на работу |
Скачать |
| Об увольнении |
Скачать |
| О переводе на другую должность |
Скачать |
| О направлении в командировку |
Скачать |
| О предоставлении отпуска по беременности и родам |
Скачать |
| О дисциплинарном взыскании |
Скачать |
| Об отпуске |
Скачать |
Приказы по личному составу считаются необходимостью, чтобы установить порядок трудовых взаимоотношений между рабочими и руководством.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Это быстро и БЕСПЛАТНО!
Документы регламентируются Трудовым кодексом РФ. В соответствии с ч.3 ТК РФ классификация довольно простая:
| Первая категория имеет время хранения 75 лет | Где фиксируют деловые связи и факт действительности трудовой деятельности рабочего исходя из трудового договора:
Важно! Акт о повышении на должности первых лиц фирмы, которые зафиксированы в уставе (к примеру, ген. директор, заместитель и т. д.), считаются приказами по основной деятельности |
| Вторая категория – время хранения 5 лет | Акты регулируют трудовую деятельность сотрудника:
|
Правовые основания для внесения изменения в документе
Случаются ситуации, когда есть надобность совершить правки в созданном акте или отменить, то или иное действие документа.
Чтобы совершить правку на законном основании следует удостовериться о серьезной необходимости в изменениях. Внести правку или отменить то или иное действие документа – невозможно.
Для того чтобы бумагу изменить следует подкрепить дополнительным приказом. Обстоятельства, которые вынуждают корректировать акт могут быть:
- смена инициалов сотрудника (изменение имени, фамилии);
- корректировка в законопроекте, который устанавливает отношения;
- смена места жительства;
- другие жизненные ситуации, которые вынуждают на корректировку и существующий файл остается невозможным к исполнению обязанностей.
По свойствам акт остается таким же, только после написания «Приказываю» будет прописано требуемое действие: отменить, внедрить и т.д.
Помимо этого в нем необходимо прописать:
| Наименование документа | Где осуществляется корректировка, номер и дату |
| Причина необходимости в правках данных | — |
| Список сотрудников и требуемых действий | Обязательных к выполнению для осуществления нового распоряжения |
| Зафиксировать пункты | Которые будут изменяться |
Реквизиты бланка приказа
Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1–3.
Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.
Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.
При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.
В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):
- наименование должности,
- структурного подразделения и
- электронного адреса исполнителя.
На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).
После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.
Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении2 оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).
Порядок составления и оформления приказов по личному составу
Для любого приказа по личному составу должно быть основание.
Например, если сотрудник уходит в отпуск, основанием будет его заявление. Если нужно наказать за опоздание или прогул – докладная записка руководителя структурного подразделения, акт отсутствия на рабочем месте, объяснительная записка сотрудника.
Раньше работодатели должны были использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004. Теперь такого требования нет, но многие по-прежнему пользуются готовыми формами из этого приказа, т.к. это удобно.
В то же время, никто не запрещает работодателям разрабатывать свои формы приказов. Главное, чтобы в них были обязательные элементы:
- наименование документа;
- номер;
- дата;
- название организации;
- смысловая часть;
- Ф.И.О. сотрудника, которого касается приказ;
- основание;
- отметка об ознакомлении сотрудника с документом;
- подпись руководителя организации либо другого уполномоченного лица.
Сколько хранить приказы по личному составу
Приказы по личному составу хранятся по-разному:
|
Срок хранения |
Тема приказов |
| 75 или 50 лет | Приказы о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы, отпусках и командировках сотрудников, работающих во вредных и опасных условиях труда |
| 5 лет | Приказы об оплачиваемых ежегодных и учебных отпусках, служебных проверках, командировках |
| 3 года | Приказы о дисциплинарных взысканиях |
Полный список кадровых документов 2024 года
Для оформления кадровых процессов в 2024 году необходимо предоставить следующие документы:
- Заявление на прием на работу — документ, в котором кандидат выражает желание работать в организации и указывает свои контактные данные.
- Резюме — документ, в котором кандидат представляет свои личные данные, образование, опыт работы, навыки и квалификацию.
- Копия паспорта — документ, удостоверяющий личность кандидата.
- Копия трудовой книжки (если имеется) — документ, подтверждающий трудовую деятельность кандидата.
- Копия документов об образовании — документы, подтверждающие наличие образования соответствующего уровня для занимаемой должности.
- Справка об отсутствии судимости — документ, подтверждающий отсутствие судимости у кандидата.
- Медицинская справка (форма 086у) — документ, подтверждающий отсутствие противопоказаний для работы на выбранной должности.
- Фотография 3×4 — фотография, необходимая для оформления служебных документов и удостоверения личности.
- Согласие на обработку персональных данных — документ, в котором кандидат дает согласие на обработку своих персональных данных в целях найма на работу.
Помимо основного списка документов, возможно потребуется предоставление дополнительных документов, в зависимости от требований работодателя и должности, на которую претендует кандидат. Рекомендуется уточнять эту информацию в каждом конкретном случае.
Документы для увольнения
При увольнении работника необходимо оформить определенный набор документов для правильного завершения рабочего процесса и подтверждения итогов отношений между работником и работодателем.
Список документов для увольнения может варьироваться в зависимости от законодательства страны проживания и внутренних правил компании. Однако, основными документами обычно являются:
- Заявление на увольнение — письменное заявление работника о его намерении покинуть компанию.
- Трудовой договор — документ, регулирующий трудовые отношения между работником и работодателем.
- Приказ об увольнении — документ, выдаваемый работодателем для официального объявления о увольнении работника.
- Трудовая книжка — документ, содержащий информацию о трудовой деятельности работника, включая записи о предыдущих местах работы и увольнениях.
- Свидетельство о последнем месте работы — документ, выдаваемый работодателем работнику при его увольнении, подтверждающий его статус и опыт работы.
- Расчетный лист — документ, содержащий информацию о выплате заработной платы работнику за отработанный период.
Важно отметить, что при увольнении могут потребоваться дополнительные документы, связанные с учетом рабочего времени, выплатой компенсаций или оставшимися материальными ценностями компании.
Работник должен своевременно предоставить все необходимые документы для увольнения работодателю, а также получить подтверждение их получения. Это поможет избежать недоразумений и проблемных ситуаций в будущем.
Новые положения о конфиденциальности
С 1 января 2024 года в сфере кадрового делопроизводства вступают в силу новые положения о конфиденциальности. Данные изменения направлены на защиту персональных данных сотрудников и обеспечение их конфиденциальности.
Согласно новым правилам, работодатели обязаны разработать и внедрить процедуры по обеспечению конфиденциальности личной информации сотрудников. Эти процедуры должны предусматривать меры по защите данных от несанкционированного доступа, утраты или уничтожения.
Кроме того, работодатели должны информировать сотрудников о целях их персональной информации, которая будет собираться и использоваться в процессе кадрового делопроизводства. Работник должен дать согласие на обработку и использование своих персональных данных.
| Персональные данные сотрудника | Цель сбора | Согласие работника |
|---|---|---|
| Фамилия, имя, отчество | Оформление трудового договора | Да |
| Адрес проживания | Регистрация в системе обязательного медицинского страхования | Да |
| Номер паспорта | Оформление и предоставление отчетности в налоговые органы | Да |
Нарушение правил конфиденциальности может повлечь за собой серьезные последствия для работодателя, включая административные и гражданско-правовые санкции. Поэтому следует уделить особое внимание разработке и реализации соответствующих политик и процедур в сфере кадрового делопроизводства.
Новые правила при приеме на работу
С 01.01.2024 года вступают в силу изменения в законодательстве, касающиеся процесса приема на работу. В соответствии с новыми правилами, работодатель обязан проводить более внимательную проверку документов, представленных кандидатом на должность.
Теперь, при приеме на работу, работодатель должен удостовериться в подлинности предоставленных документов о прохождении обязательного медицинского осмотра и профилактических прививок. Также внимание будет уделено проверке дипломов и сертификатов, подтверждающих образование и специализацию кандидата.
Стоит отметить, что в случае обнаружения фальсификации документов или подозрения в их достоверности, работодатель обязан немедленно сообщить об этом соответствующим органам. Предоставление недостоверных данных может привести к отказу в приеме на работу или расторжению трудового договора.
Для обеспечения более эффективной проверки документов, работодатель может обратиться в специализированные агентства или использовать электронные ресурсы для проверки подлинности документов.
Такие изменения направлены на повышение доверия работодателей к претендентам на вакансии и обеспечение честности при приеме на работу.
Общество с ограниченной ответственностью
«Региональный фонд недвижимости»3
Приказ № 10-к
16 февраля 2016 года2
г. Рыбинск
О дисциплинарном взыскании1
Сделать:
директору ООО «РФН» Андрушко Евгении Альбертовне6 замечание в связи с ненадлежащим исполнением своих трудовых обязанностей.4,5
Основание:
1. Представление № Х-Х от ХХ.ХХ.ХХХХ и. о. прокурора Советского района г. Рыбинска.
2. Ст. 192 Трудового кодекса РФ.