Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд при утере». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Порядок действий при потере трудовой
Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:
- пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
- справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
- приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
- справки из Пенсионного фонда.
Дубликат трудовой книжки по упрощенной форме
Утерянный документ часто восстанавливают с помощью упрощенной процедуры. Для этого нужно пойти в Пенсионный фонд и запросить справку об уплате обязательных страховых взносов. По закону ПФР не вправе отказать гражданину в предоставлении выписки.
Для оформления выписки понадобятся:
- СНИЛС;
- справка о доходах;
- трудовой контракт;
- зарплатные ведомости.
При подготовке дубликата ТК учитывают следующее:
- правильность информации;
- государственный язык;
- указание информации в хронологическом порядке;
- внесение сведений без сокращений, ошибок и зачеркиваний;
- наличие штампов.
Процедуру восстановления осуществить проще, если у владельца есть заверенная нотариусом ксерокопия ТК.
Другие способы получения
Если трудовая книжка утеряна или работник ее не имеет, то можно воспользоваться другими способами получения необходимых сведений.
1. Сайт «Госуслуги». Чтобы получить выписку из трудовой книжки через сайт «Госуслуги», необходимо зарегистрироваться на портале и в личном кабинете заказать соответствующую услугу. После подтверждения заявки, в течение нескольких дней выписка будет доступна для скачивания.
2. Заказать выписку у работодателя. Работодатель обязан предоставить работнику выписку из трудовой книжки по его запросу. Для этого нужно обратиться к кадровой службе или непосредственно к руководителю организации и оставить заявление. Как правило, выписку предоставляют в бумажном виде.
3. Электронная книжка на сайте «эТК». Работник может посмотреть сведения о своей трудовой деятельности на сайте «эТК» – электронной трудовой книжке. Для этого необходимо зарегистрироваться на сайте, добавить информацию о себе и организации, и запрашивать у работодателей внесение в книжку информации о рабочих местах и периодах работы.
4. Массовая выдача электронных трудовых книжек. В некоторых регионах России проводится массовая выдача электронных трудовых книжек. Для получения такой книжки необходимо обратиться в соответствующий орган или учреждение, предоставить необходимые документы и оформить заявку.
При выборе способа получения выписки из трудовой книжки или информации о трудовой деятельности, следует учитывать его удобство и доступность в каждом конкретном случае.
Восстановление трудовой книжки — это процедура, которую выполняют работники в целях получения дубликата данного документа, который содержит записи о прошлом трудовом опыте. Утерянные или испорченные трудовые книжки могут быть восстановлены на основании соответствующих документов.
Для восстановления трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю, который выдавал и вел данный документ. В большинстве случаев необходимо написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
На основании этого заявления и собранных документов, таких как удостоверение личности и документы, подтверждающие факт работы на предыдущих местах, работодатель восстанавливает трудовую книжку работника.
Также, в некоторых случаях, восстановление трудовой книжки может быть осуществлено в Министерстве по труду и социальной защите по месту жительства. Для этого необходимо обратиться с заявлением и предоставить необходимые документы.
Записи о выдаче дубликата трудовой книжки вносятся в саму книжку и подтверждаются подписью работодателя или уполномоченного лица.
Восстановление трудовой книжки является важной процедурой, которая позволяет сохранить записи о предыдущих местах работы и опыте работы. Поэтому, важно знать, кто осуществляет восстановление данного документа и какие документы необходимо предоставить для этого.
Трудовую книжку потерял работодатель
Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.
Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.
Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.
Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:
- определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
- собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
- поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
- запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
- проверить информацию по предыдущим местам работы.
После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.
Восстановление трудовой книжки
Распространена ситуация, когда работодатель выдает книжку сотруднику на некоторое время, и он ее теряет. Тогда компания может восстановить документ, действуя по определенному алгоритму:
- Работник должен написать заявление на получение дубликата.
- Работник собирает все данные с предыдущих мест работы: для этого необходимо обратиться к самому работодателю или, если его уже не существует, в архив.
- Работодатель выписывает дубликат ТК, на котором обязательно пишется слово «дубликат».
- По данным, собранным работником, в разделе сведения указывается общий стаж.
- По порядку делаются записи об его трудовой деятельности, в отдельной графе указывается перечень документов, на основании которых были сделаны записи.
- Снимаются копии со справок от других работодателей, а оригиналы отдаются сотруднику.
Можно ли получить дубликат при трудоустройстве
Если при оформлении на работу выяснится, что потерял трудовую книжку новый сотрудник компании, он может попросить оформить дубликат. Однако необходимость оформления такого документа текущим нанимателем под вопросом.
В ст. 65 ТК РФ предписывается выдать по письменному обращению работника новую трудовую книжку. Действующий порядок оформления (утв. Приказом № 320н) предполагает обращение за дубликатом к компании, внесшей в нее последнюю запись. В результате среди специалистов принято считать, что новый наниматель не обязан вносить в новую трудовую книжку сведения о предыдущем стаже.
В разъяснениях Роструда указано, что при предоставлении вновь принятым сотрудником документов о стаже у предыдущих работодателей, наниматель должен сделать в новой трудовой книжке соответствующую запись (письмо от 30.04.2008 № 1026-6). При этом он указывает такие сведения суммарно за весь период (количество лет, месяцев, дней) без детализации по предшествующим местам работы.
Однако работодатель может пойти навстречу сотруднику и отразить в новой трудовой книжке, на основании представленных ему документов, развернутую информацию о стаже до трудоустройства к нему.
Восстановление трудовой книжки: инструкция и советы
Утрата трудовой книжки — это серьезный проблема для каждого работника. Такая потеря может привести к снижению зарплаты или к неровному расчету пенсии. Однако, есть решение: восстановление трудовой книжки.
Восстановление трудовой книжки осуществляется при заполнении заявления о выдаче дубликата. Заявление может быть подано непосредственно в архив, где хранится персональное дело работника.
При заполнении заявления на дубликат трудовой книжки необходимо учитывать особенности заполнения. В заявлении необходимо указать вся информация, такая как ФИО, дата рождения, организации, где работал работник, и даты приема и увольнения, а также причину утери трудовой книжки.
На основании заявления, копии документов и других необходимых действий в архиве формируется дубликат трудовой книжки, в котором вносятся все записи о работе работника.
Восстановление трудовых книжек может осуществляться через государственный порядок. Это может быть массовая процедура для работников определенной отрасли. Кто восстанавливает трудовые книжки? Вопрос решается Рострудом или федеральными государственными органами.
Что делать, если трудовая книжка утеряна по вине работодателя
Важная информация
Если работодатель просто утерял вашу трудовую книжку, то вы вправе привлечь его к административной ответственности в виде штрафа от 1000 до 5000 рублей для индивидуальных предпринимателей, а для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей, либо приостановление своей деятельности на срок до трех месяцев.
Теперь мы подробнее расскажем вам, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку по халатности или вследствие непредвиденных ситуаций. В таких случаях создается специальная комиссия. Она формируется из незаинтересованных лиц — сотрудников других отделов компании, членов профсоюза, представителей органов исполнительной власти. Если комиссия установит вину работодателя, он будет обязан восстановить документ в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления от сотрудника.
Как заполнить дубликат
Рассмотрим образец заполнения дубликата трудовой книжки 2019 г. Записи в него вносятся одним из следующих способов:
- Общий трудовой стаж. В этом случае указывается суммарная продолжительность работы на момент заполнения документа. Она исчисляется в годах, месяцах и днях. Наименования организаций, в которых трудился человек, не указываются.
- Непрерывный трудовой стаж. Вносятся записи о всех местах работы. В документ вписываются наименования организаций и длительность работы в каждой из них.
- Полное восстановление записей. Это самый трудоемкий вариант, который стоит выбирать в случае, если сохранилась заверенная копия трудовой книжки. В таком случае в дубликате перечисляются номера приказов, указывается, на каких основаниях человека принимали на работу, увольняли, подвергали взысканиям, поощряли.
Ответственность работодателя за утерю трудовой
VIII глава постановления Правительства № 225 «О трудовых книжках» гласит о том, что правовая обязательность хранить трудовую книжку в период работы целиком лежит на работодателе. За несоблюдение этого постановления он несет правовую ответственность.
Ради восстановления справедливости работник может прибегнуть к помощи Трудовой инспекции или обратиться в суд:
- Если наниматель по разным причинам медлит с выдачей трудовой книжки (по закону он обязан ее отдать в день увольнения) и потерпевший не имеет возможности работать в новой организации, то в соответствии со ст. 234 ТК РФ бывший работодатель должен профинансировать ему все пропущенные из-за этой ситуации часы работы.
- Если работник был вынужден самостоятельно восстанавливать утерянную книжку по вине работодателя, то он имеет основание претендовать на полную компенсацию всех денежных затрат (проезд в другой город, расходы на покупку бланков, ксерокопию бумаг, консультацию юриста или адвоката, сбор справок и т. д.).
- В случае, когда работнику был причинен ещё и нравственный урон, то согласно ст. 237 ТК РФ он имеет возможность получить денежную компенсацию, если сможет подтвердить факт этих эпизодов.
Законом предусмотрены довольно эффективные меры ответственности – административные:
- Согласно п. 1. ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях «Нарушение трудового законодательства» на небольшую компанию (без образования юрлица) накладывается штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей, на юридическое лицо — от 30 000 до 50 000 рублей.
- Если работодатель или его уполномоченное лицо неоднократно не соблюдают трудовое законодательство, то согласно п. 2 статьи 5.27 КоАП РФ на должностное лицо небольшой компании (без образования юрлица) накладывается штраф от 10 000 до 20 000 рублей, или положена дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет. На юридическое лицо — от 50 000 до 70 000 рублей или дисквалификация уполномоченного лица на период от 1 до 3 лет.
Важно! Нарушение норм хранения трудовых книжек в соответствии со ст. 13.20. «Нарушение правил хранения архивных документов» влечет за собой взыскание в размере — от 300 до 500 рублей.
Конечно, за утерю трудовой книжки работодатель или его уполномоченное лицо вряд ли отправится в тюрьму, но при грубых и вопиющих нарушениях его возможно привлечь к уголовной ответственности:
- если наниматель намерено порвал, выкинул или испортил трудовую книжку (УК РФ ст. 325 «Похищение или повреждение документов…»);
- работодатель не постарался предотвратить ситуацию, которая повлекла за собой массовую утерю документов или создал неподходящие условия для их сохранности (ст. 293 «Халатность» УК РФ);
- наниматель заявил в грубой форме, что не думает отдавать работнику его документ (ст. 140 «Отказ в предоставлении гражданину информации»).
Ситуации, когда требуется восстановление
Ситуации, при которых может требоваться восстановление документа, подтверждающего стаж, разнообразны.
Среди них могут быть:
- утеря книжки самим работником;
- утеря работодателем;
- порча бланка трудовой книжки (например, в результате механического повреждения).
Отдельно закон указывает на ситуации, когда она бывает утеряна в результате непредвиденного, форс-мажорного происшествия.
Во всех вышеперечисленных случаях важно своевременно начать восстановление документа, поскольку его наличие необходимо для:
- Трудоустройства. Трудовая книжка является обязательным документом при оформлении трудовых отношений.
- Подтверждения опыта работы. Многие работодатели, при подборе персонала на некоторые должности, требует от потенциальных сотрудников определенного опыта работы по специальности.
- Подтверждение стажа работы. При обращении в ряд государственных органов, в частности в Пенсионный фонд России, трудовая книжка является единственным подтверждением, который содержит необходимые сведения о периодах осуществления рабочей деятельности.
Важно! Термин «восстановление трудовой книжки» не является совсем корректным. В нормативных актах, которые регулируют данную процедуру, указано на возможность оформления лишь дубликата оригинала.
Если человек заранее позаботился о том, чтобы отксерокопировать книжку и заверить ее, тогда сделать дубликат станет быстрее и проще. Заверить ксерокопию книжки возможно в кадрах, либо у бухгалтера.
Если у гражданина на момент потери книжки есть ее копия, то ему необходимо предоставить заявление о потере в организацию, в которой он трудился последнее время. К заявлению необходимо приложить ксерокопию важного документа.
После того, как работнику кадров предоставят на руки заявление и копию, он сможет начать восстановление трудовой книжки. Заодно, записи, которые были помечены, как недействительные, во второй вариант книжки вноситься не будут.
Чтобы восстановить стаж, необходимо взять в качестве доказательства документы в предыдущих организациях, в которых трудился гражданин. Данные документы необходимо отдать нынешнему руководителю. На основании их делают записи о числе приема на работу, дату и повод увольнения, наименование документа.
Алгоритм: как восстановить трудовую книжку
Характер действий при ее утрате зависит от того, по чьей вине она была потеряна. Это может быть как сам ее владелец, так и работодатель.
Если она была испорчена или пропала из-за халатных действий (бездействия) сотрудников кадровой службы, то и обязанность по ее восстановлению возлагается на организацию.
Так, при установлении данного факта работнику необходимо написать в адрес работодателя соответствующее заявление с указанием необходимости выдать дубликат. Организация обязана за свой счет приобрести бланк и разослать запросы по предыдущим местам трудоустройства своего сотрудника. Это нужно для определения общего стажа. Срок изготовления дубликата составляет 2 недели.
Внимание! Если работодатель не желает исполнять своей обязанности по восстановлению книжки, утрата которой произошла из-за его действий, то сотрудник вправе подать соответствующую жалобу в Роструд. Законодательством установлен особый порядок восстановления бумаг, которые были утеряны по причине форс-мажорных обстоятельств. Для этого работодатель собирает комиссию, состоящую из представителей профсоюзов и государственных органов, которая устанавливает стаж работников в особом, упрощенном порядке
Для этого работодатель собирает комиссию, состоящую из представителей профсоюзов и государственных органов, которая устанавливает стаж работников в особом, упрощенном порядке
Законодательством установлен особый порядок восстановления бумаг, которые были утеряны по причине форс-мажорных обстоятельств. Для этого работодатель собирает комиссию, состоящую из представителей профсоюзов и государственных органов, которая устанавливает стаж работников в особом, упрощенном порядке.
Если же она была утеряна по вине самого сотрудника, то в этом случае все мероприятия, связанные с ее восстановлением, должны производится им самостоятельно и за свой счет.
Данную процедуру следует выполнять по следующему алгоритму:
- Сбор необходимых документов с организаций, где гражданин был трудоустроен ранее. Для подтверждения факта трудоустройства у конкретных работодателей могут потребоваться следующие бумаги:
- договора;
- заверенные копии приказов;
- расчетные листы.
- Подача пакета документов на изготовление дубликата. По общему правилу, изготовить дубликат обязана кадровая служба по последнему месту работы. Соответственно, с пакетом необходимых документов следует обращаться именно туда. На последнем месте работы и выдадут новую книжку.
Самостоятельно вносить записи в бланк нельзя. Это может быть приравнено к подделке документа.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником?
Преобладают случаи, когда книжка потеряна или испорчена работником. Если человек сам утратил документ, он должен обратиться к последнему работодателю с заявлением, в котором содержится просьба о выдаче дубликата. Работодатель в течение 15 дней обязан выдать книжку.
Если вы столкнулись с такой ситуацией, приступите к процедуре подготовки дубликата. Соблюдайте правила наших экспертов о том, как восстановить трудовую книжку при утере сотрудником. Не забывайте требовать документы, подтверждающие периоды работы. Сотрудник обязан их взять в предыдущих организациях. Проверяйте подлинность бумаг, которые приносит работник. Не принимайте не заверенные ксерокопии.
Сроки восстановления
Период получения дубликата обычно не превышает более месяца. Наиболее длительный срок предусмотрен для получения информации из архива. Срок выдачи не будет превышать 30 дней. Если вы обратитесь к любому работодателю, он обязан заполнить вам книжку за установленные законодательством 15 дней.
В МФЦ вам потребуется примерно 2 недели для получения готового результата, если обращение будет запрашиваться только в ПФР. При необходимости оформление запроса в архив, длительность составления нового документа увеличится до 1 месяца и нескольких дней.
Обязанность по восстановлению трудовой книжки возложена на последнего работодателя.
Однако следует учесть, что эта обязанность возникнет у него только (!) после того, как вы напишите ему заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
Кого же именно считать последним работодателем из тех, у кого вы работали ранее, зависит именно от вашего выбора.
Бывали случаи, когда работников «увольняли по статье» и, чтобы избавиться от «плохой» записи в трудовой книжке, эти работники якобы теряли трудовую и обращались за её восстановлением не к последнему работодателю, а к более раннему.
Также о факте утраты или порчи трудовой книжки вы можете заявить и при устройстве на работу к новому работодателю, к которому только устраиваетесь.
Тогда обязанность выдачи дубликата трудовой книжки будет возложена на него.
Почему же трудовую книжку должен восстанавливать работодатель, причем чаще всего бывший?
Ведь потеряли трудовую книжку скорее вы сами, тогда как работодатель вашу трудовую книжку хранил настолько ответственно, что отказывался выдавать её даже вам.
Более того, за нарушение порядка хранения трудовых книжек кадровику грозило дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.