Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения банковских выписок и платежных поручений в организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Банковская выписка (сокращенно – БВ) – документ, отражающий движение денежных средств организации или предпринимателя через открытый в банке расчетный счет за определенный период времени. БВ может предоставляться как по запросу клиента или контролирующего органа, так и в соответствии с условиями договора об обслуживании р/с.
Предназначение банковских выписок и платежных поручений
Платежные поручения (или ПП) являются документами, на основании которых банковская организация обязана перевести денежные средства клиента определенному лицу. В ПП указываются реквизиты плательщика и получателя, а также сумма, которая должна списаться со счета распорядителя.
Банковские выписки подтверждают, что платежные поручения клиента были выполнены. Кроме того, оба документа нередко запрашиваются налоговыми органами при проведении проверок.
Сроки хранения налоговых документов
В течение пяти лет должны храниться сведения налогового и бухгалтерского учета, а также другие документы, необходимые для расчета и уплаты налогов, включая документы, подтверждающие:
- получение доходов;
- осуществление расходов;
- удержание налогов.
Эти нормы указаны в Налоговом кодексе РФ – в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 и подпункте 5 пункта 3 статьи 24 НК РФ. Срок отсчитывается с момента окончания налогового периода, в котором документ использовался в последний раз в следующих целях:
- для составления отчетности;
- для исчисления и уплаты налогов;
- для подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.
Кадровая документация
Сроки хранения регламентируются только архивным законодательством (Приказом Росархива № 236).
Все документы по своим сотрудникам, которые связаны с социальными выплатами, льготами граждан, работодатель обязан хранить в течение 75 лет. Данный срок хранения установлен для трудовых договоров, личных карточек, личных дел, аттестационных заключений и т.п.
5 лет хранятся документы о переводе сотрудников на полный\сокращенный рабочий день, табели учета рабочего времени, документы о премировании сотрудников, документы подписания техники безопасности, документы о командировке.
3 года можно хранить документы о дисциплине труда и графики отпусков.
В этой статье мы рассмотрели только основные документы, с которыми чаще всего сталкивается предприниматель в своей деятельности. Полный перечень всех документов с определением срока их хранения приведен в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.
Основные цели проводимой экспертизы ценности документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.
Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году
|
Документ |
Сколько хранить |
|
Бухгалтерские документы |
|
|
Документы по покупкам и реализации |
5 лет |
|
Путевой лист |
|
|
Документы по банку |
5 лет |
|
Кассовые документы (кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО) |
|
|
Инвентарная карточка ОС |
5 лет после выбытия ОС |
|
Учетная политика |
5 лет |
|
Бухгалтерская справка |
|
|
Приказы по основной деятельности |
До закрытия компании |
|
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга) |
5 лет |
|
Бухгалтерская отчетность |
До закрытия компании |
|
Аудиторское заключение |
До закрытия компании |
|
Документы по налогам |
|
|
Регистры налогового учета |
5 лет |
|
Налоговая отчетность |
|
|
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде |
|
|
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте |
|
|
Счет-фактура |
4 года |
|
Книги покупок и продаж с доп листами |
4 года |
|
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН |
До закрытия компании |
|
Акт сверки с ИФНС |
|
|
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу |
в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков |
|
Документы по страховым взносам |
|
|
Платежки на перечисление взносов |
6 лет |
|
Расчет 4-ФСС |
Квартальный — 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования Годовой – до закрытия компании |
|
Сведения СЗВ-М |
6 лет |
|
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР) |
До закрытия компании |
|
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте) |
Хранить вместе с отчетом |
|
Кадровые документы |
|
|
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка) |
До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет) |
|
Личная карточка и копии документов работника* |
— 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже; — 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года. |
|
Трудовой договор и дополнения к нему |
|
|
Приказы по кадрам |
|
|
Табель учета рабочего времени |
|
|
Больничный лист и расчет по нему |
5 лет |
|
График отпусков работников |
1 год после использования |
|
Штатное расписание |
До закрытия компании |
Срок хранения платежных поручений в организации
ВажноВ течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим. Также см. «Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2021 года: что изменилось». Банковская выписка – это первичка? Обычно срок хранения документа зависит от его правового статуса. ИнфоНапример, первичка это или нет. Вот недавнее мнение Верховного Суда РФ по поводу банковских выписок по движению денежных средств по счетам (определение от 30.01.2017 № 307-ЭС16-19374 по делу № А56-73410/2015): Банковские выписки не являются первичной бухгалтерской документацией по смыслу Закона о бухучете, поэтому на общество не возложена обязанность по их хранению. Эти выписки общество не составляет, руководитель и главный бухгалтер организации не подписывают. Указанные выписки предоставляют банки. Они содержат информацию, предоставляемую кредитными организациями.
Общепринятые периоды хранения:
- первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
- кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
- расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).
Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период. Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.
Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании
В пункте 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сказано, что организации и ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Эти сроки устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также специальными перечнями документов.
К указанным перечням относятся:
1) Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.19 № 236; далее —Перечень № 236);
2) Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры от 31.07.07 № 1182).
Помимо этого, сроки хранения определены другими законодательными положениями. Так, минимальное время хранения налоговых документов установлено в Налоговом кодексе, а бухгалтерских — в Законе о бухучете. А, например, для акционерных обществ действует еще и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.03 № 03-33/пс).
Как уже было сказано, период хранения регламентируются нормами Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Для большинства бухгалтерских бумаг он составляет пять лет. Нюансы связаны с порядком расчета этого срока.
Так, для первичных учетных документов, регистров бухучета, бухотчетности и аудиторских заключений по ней отсчет пятилетнего периода начинается после соответствующего отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). А в отношении документов, связанных с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе учетной политики и средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, пятилетний срок считается с того года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).
При этом Минфин России обращает внимание, что «информация, содержащаяся в электронных архивах, и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела». Кроме того, полагаем, что важным является и создание резервных копий, чтобы иметь возможность восстановления информации в случае сбоев в работе оборудования. При этом рекомендуется сохранять резервную копию не только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и использовать с этой целью внешние запоминающие устройства (флэшкарты, диски).
на Электронная подписка за 8400 руб.
Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Документы налогового учета
К этой группе относятся все документы, которые содержат информацию для исчисления налога (акты, накладные, чеки, квитанции и т.д, а также КУДиР) и платёжки на уплату налога, которые подтверждают факт его перечисления. Общее правило для хранения таких документов установлено в Налоговом Кодексе (пп.8 п.1 ст. 23): налоговые документы должны храниться в течение 4 лет. Иных комментариев по поводу расчета срока хранения документов не содержится, поэтому можно его рассчитывать со следующего дня составления документа.
Иногда документы следует хранить больше, чем 4 года. Например, если списывается приобретенное основное средство, — тогда срок хранения документов следует отсчитать с момента полного признания данного основного средства в расходах. Так же при переносе убытков на будущие периоды необходимо сохранять все подтверждающие документы в течение всего срока, когда убыток будет учитываться при расчете налога.
Указание ЦБ РФ от 25.11.2009 N 2346-У
Срок представления поручения в банк и срок его исполнения банком – понятия разные. Сроку исполнения платежки посвящены п. 1 ст. 863 ГК РФ и ст. 31 закона «О банках и банковской деятельности» от 02.12.1990 № 395-I. Согласно последней норме исполнить платежное поручение банк обязан не позже следующего операционного дня после получения этого документа. Разумеется, при наличии на счете необходимой суммы денег.
Срок поступления платежки в банк отражается в специально отведенном для этого месте документа – поле 62. А в поле 71 банк проставит дату списания денег со счета.
Подробнее о полях, имеющихся в платежке, читайте в материале «Основные поля платежного поручения в 2020-2021 годах (образец)».
Сразу скажем, что напрямую срок хранения банковских выписок в бухгалтерии предприятия действующим законодательством не установлен.
С одной стороны, сколько хранить банковские выписки говорит подп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ. Это 4 года (если иное не установлено законом) после отчетного (налогового) периода, в котором выписка была востребована последний раз:
- для составления налоговой отчетности;
- начисления и уплаты налога;
- подтверждения полученных доходов и понесённых расходов.
Указанная норма в полной мере распространяется на хранение электронных документов между банком и клиентами, в том числе клиент-банк.
Однако есть еще приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения. Сколько хранить банковские выписки ООО согласно ему? Позиции 362 говорит о хранении «банковских документов». Срок – 5 лет.
Теперь вы знаете, сколько хранятся банковские выписки. Это минимум 5 лет. В течение этого срока будьте готовы в любой момент предъявить их проверяющим.
Срок действия платежного поручения в 2021 году
В ней обычно находят отражение:
- состояние счета;
- движение денежных средств по нему за конкретный промежуток времени.
Согласно положениям статьи 9 Закона
- для составления налоговой отчетности;
- начисления и уплаты налога;
- подтверждения полученных доходов и понесённых расходов.
Указанная норма в полной мере распространяется на хранение электронных документов между банком и клиентами, в том числе клиент-банк. Однако есть еще приказ Минкультуры России от № 558 с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков хранения. Сколько хранить банковские выписки ООО согласно ему? Позиции 362 говорит о хранении «банковских документов». Срок – 5 лет. Теперь вы знаете, сколько хранятся банковские выписки. Это минимум 5 лет.
Традиционно запрошенную выписку банк формирует в 2-х экземплярах. Первый выдают клиенту, а второй хранят в архиве кредитной организации.
При этом все выписки, которые по той или иной причине оказались не востребованы клиентами, банк хранит у себя 4 месяца. Потом оформляют соответствующий акт, и они идут на уничтожение.
В своих электронных реестрах данных банк держит выписки в течение срока хранения банковских выписок – 5 лет. При получении от клиента письменного запроса их находят в архиве, распечатывают и выдают на бумаге.
СОВЕТПри подписании договора на банковское обслуживание, обратите внимание на действующий в этой кредитной организации порядок выдачи банковских выписок. Учтите, что ответственность за получение выписок возложена на клиента банка.
Согласно ФЗ № 395-1 «О деятельности банков» есть такие требования:
- все расчеты должны быть документированы по нормам ЦБ (статья 31);
- банки должны хранить информацию по всем операциям в течение 5 лет и по запросу предоставлять их (статья 40.1).
Пример! Сидоров Василий февраля 2021 года обратился в Сбербанк и запросил выписку за май последних пяти лет: с 2014 по 2021 года. Специалист Сбербанка отказал в выдаче выписки за 2014 год, поскольку прошло более 5 лет, и она уничтожена. За остальные годы Василий получил отчет по счету.
Бухгалтер или руководитель компании сам решает, сколько хранить выписку
, принимая во внимание сферу деятельности. Некоторые крупные компании предпочитаю хранить информацию в течение 10 лет или дольше.
С появлением интернет-банка хранение сведений упрощается.
Банковская выписка формируется на ежедневной основе на каждый счет, открытый в финансовом учреждении. Это может быть расчетный счет, через который компания ведет свою деятельность, получая прибыль и взаимодействуя с контрагентами и поставщиками, или счет, открытый для кредитных нужд.
Запросить выписку со счета в банке можно в любой момент. Она формируется на определенный период, который интересен заказчику. В этой справке отражается информация:
- о поступлении денежных средств;
- переводе денег в пользу третьих лиц;
- банковских комиссиях.
Выписки из банка можно потребовать при обращении ответственного уполномоченного лица в отделение финансового учреждения. В разных компаниях требуется различное время на изготовление справки. Это может занять от нескольких минут до 3 рабочих дней в зависимости от регламента организации.
Как доказать факт перевода спустя время?
Документы об аккредитивных операциях: корешки аккредитивов, контрольные листы, заявления клиентов на оплату 5 лет 62 Документы по расчетным и целевым чекам: корешки чеков, оплаченные чеки, заявления клиентов об утрате чеков, подтверждения, гарантийные письма 5 лет 63 Документы об открытии расчетных, текущих, корреспондентских, бюджетных и других счетов, карточки с образцами подписей и оттиска печати 5 лет 64 Лицевые счета по закрытым счетам юридических лиц 5 лет 65 Платежные поручения, чеки, мемориальные ордера и другие документы приходно-расходных операций по счетам юридических лиц 5 лет 66 Подтверждения сальдо по текущим, расчетным, корреспондентским счетам, взаимным расчетам, акты сверки взаимных расчетов и документы к ним 5 лет VIII.
Зачем хранить бухгалтерские документы
Всю работу отделов бухгалтерии и делопроизводства в России координирует Федеральное архивное агентство (Росархив). Это же ведомство составляет методические указания для участников системы документооборота, создает правила движения и хранения бухгалтерских документов.
Ответственность за состояние первичных и прочих документов бухгалтерского учета и отчетности возложена на ответственное лицо из отдела бухгалтерии. Если происходит смена ответственных лиц, это сопровождается составлением соответствующего акта приема-передачи.
Многие задаются вопросом, почему срок хранения бухгалтерских документов в 2021 году по ключевому ряду позиций составляет как минимум 5 лет? Почему нельзя уничтожить документы по завершении отчетного периода? Ответ на этот вопрос очевиден: упомянутые выше документы нужны не только для учета и составления бухгалтерской отчетности, именно по ним в случае необходимости проводится проверка контролирующими органами.
Если на момент выездной проверки (а она может захватить три календарных года, предшествующих году, когда назначена проверка) необходимой документации в организации не окажется, то на организацию и ответственное лицо будет наложен административный штраф в размере от 200 тыс. до 300 тысяч рублей (КоАП РФ, Статья 13.25). Чтобы избежать подобных неприятностей, следует строго соблюдать срок хранения бухгалтерских документов в организации.
Зачем нужна выписка по счету
Открыть счет в банке может не только юридическое, но и физическое лицо. У физического лица все операции по счету также отображаются в выписке, как и для организаций.
Физическим лицам отчет по счету может потребоваться при получении визы или кредита. Изредка документ запрашивается для подтверждения проведенной сделки или платежеспособности.
Статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает юридических лиц подтверждать все операции. В законе четко не прописано про банковские выписки, но они подходят, и поэтому компании их запрашивают.
Выписка для юрлица может потребоваться в таких случаях:
- для переговоров с партнерами или инвесторами;
- при составлении бизнес-плана;
- при участии в тендере;
- для получения кредита на развитие бизнеса;
- по запросу из суда, прокуратуры;
- при реорганизации или ликвидации компании.
Способы получения выписки по счету
Ежемесячно в отчетную дату банк направляет отчет по счету клиенту на электронный адрес. Если нужен оригинал, с печатью банка, то получить его можно несколькими способами.
Способы получить выписку есть такие:
| Офис банка | Следует предъявить паспорт или доверенность, если документ запрашиваться третьим лицом. Срок выдачи документа не превышает 10 минут. |
| Через «Почту России» | Отправить запрос заказным письмом или через форму «обратная связь» на официальном сайте банка. |
| По электронной почте | Запросить отчет по счету можно через специалиста онлайн-чат или позвонив по телефону «горячей линии». |
| Через смс-сообщение | Вариант подходит, если подключена платная услуга смс-информирования. |
| Банкомат | Способ актуален, если у вас есть карта банка, привязанная к счету. |
Устно получить информацию можно через сотрудников службы поддержки.
Таблица сроков с изменениями в 2021 году
Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.
В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.
|
Документ |
Новый срок |
Старый срок |
|
Договор дарения (пожертвования) имущества |
до ликвидации организации |
постоянно |
|
Договор лизинга |
пят лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества |
постоянно |
|
Документы по залогу недвижимости |
десять лет |
постоянно |
|
Договор мены недвижимости |
до ликвидации организации |
пять лет |
|
Договор поручения |
пятнадцать или десять лет в зависимости от вида имущества |
пять лет |
|
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества |
десять лет |
пять лет |
|
Паспорта сделок |
пятнадцать лет |
постоянно |
|
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности |
пять лет при условии погашения долга |
пять лет |
|
Счета-фактуры |
пять лет |
четыре года |
|
Документы о получении зарплаты (при наличии лицевых счетов) |
шесть лет |
пять лет |
|
Реестр сведений о доходах физлиц |
Пять лет |
Семьдесят пять лет |
|
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов |
пять лет |
срок не установлен |
|
Справка о состоянии расчетов с бюджетом |
пять лет |
срок не установлен |
|
Расчет по страховым взносам |
пятьдесят лет |
срок не установлен |
|
Документы о переоценке основных фондов и амортизации |
пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов |
постоянно |
|
Документы о списании основных средств и нематериальных активов |
пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов |
постоянно |
|
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю |
пять лет после выбытия имущества |
постоянно |
|
Книга учета доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения |
пять лет |
постоянно |