Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Организация сменила наименование: как привести в порядок кадровые документы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Под изменением должности также нередко понимается перевод работника. Но переименование должности и перевод на другую должность – две разные процедуры. Их принципиальное отличие касается трудовых функций сотрудника. При переименовании должности они остаются теми же: сотруднику могут предоставить более современное оборудование, например, с печатной машинки пересадить за компьютер, или изменить его должность в связи с переименованием структурного подразделения (руководитель отдела кадров может стать руководителем отдела персонала), но он будет заниматься прежней работой. Изменение названия должности (ее переименование) происходит согласно ст.72 и ст.74 Трудового кодекса.
Запись в трудовую книжку работника необходимо производить в соответствии с требованиями Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003.
Отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
В Инструкции не определено, какую дату ставить в графе 3 при переименовании организации. Однако представляется, что это должен быть день внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц.
В соответствии с Инструкцией основанием переименования является приказ (распоряжение) или иное решение работодателя. Следует учитывать, что, как правило, решение об изменении наименования принимается не в самой организации, а собственником имущества.
Таким образом, для общества с ограниченной ответственностью, в графу 4 следует вносить: решение общего собрания участников общества.
Нужно ли допсоглашение при смене реквизитов компании
В доп соглашении об изменении реквизитов указываются следующие сведения:
- Наименование документа, его дата и номер.
- Информация об основном соглашении (дата, номер).
- Информация о сторонах сделки (можно скопировать из основного договора).
- Данные о том, какие измененные сведения подлежат включению в договор.
- Данные о начале действия поправок.
- Подписи заключивших дополнительное соглашение лиц.
Во-вторых, закон допускает внесение изменений в договор в судебном порядке по требованию одной из его сторон. Основаниями таких требований могут быть, например, нарушение договора контрагентом, влекущее для другой стороны ущерб, при котором она в значительной степени лишается того, на что была вправе рассчитывать при заключении договора, а также иные случаи, предусмотренные законом или договором.
При этом требования заинтересованной стороны об изменении договора в связи с существенным изменением обстоятельств могут быть рассмотрены судом в исключительных случаях, если расторжение договора:
- противоречит общественным интересам либо
- влечет для сторон ущерб, значительно превышающий затраты, необходимые для исполнения договора на измененных судом условиях.
Пример 5 Соглашение о внесении изменений в договор
Однако до обращения в суд сторона, желающая внести изменения в договор, должна обратиться с соответствующим предложением к своему контрагенту. И только после получения от него отказа она может подать исковое заявление в суд. По общему правилу ждать ответ на данное обращение контрагент должен 30 дней. Ему могут:
- сообщить о согласии с предложением (в этом случае договор будет считаться измененным с момента получения сообщения о согласии) либо
- сообщить об отказе от предложения (получив отказ, можно обратиться в суд) либо
- предложить иные условия изменения договора (договор будет считаться измененным на условиях, согласованных сторонами).
Предлагаем ознакомиться: Бланк уведомление о прибытии иностранного гражданина 2020
Важно помнить, что изменить или расторгнуть можно договор, который еще не исполнен, поскольку исполнение договора в целом прекращает договорные обязательства сторон.
Соглашение об изменении договора заключается в той же форме, что и сам договор, если из закона, иных правовых актов, договора, обычаев делового оборота не вытекает иное (п. 1 ст. 452 ГК РФ).
То есть если договор заключен в простой письменной форме, то и соглашение об его изменении должно быть сделано в простой письменной форме. Если договор был удостоверен нотариально, то и соглашение о внесении изменений в договор также следует удостоверить у нотариуса. Если договор подлежал государственной регистрации, то соглашение о внесении в него изменений также подлежит государственной регистрации — кстати, тогда:
- пункт 5, показанный в допсоглашении из Примера 5, формулируется иначе: «5. Настоящее дополнительное соглашение составлено в 3 (трех) идентичных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, — по одному для каждой из Сторон и третий экземпляр для регистрирующего органа»;
- а в пункте 3 корректируется условие о дате вступления допсоглашения в силу.
Можно сказать, что лавину стронуло введенное законодателем требование об обязательной передаче реестра всеми акционерными обществами профессиональным регистраторам. В соответствии с Федеральным законом от 02.07.2013 № 142-ФЗ 1 все АО, осуществляющие самостоятельное ведение реестра акционеров, обязаны передать его лицу, имеющему предусмотренную законом лицензию, то есть профессиональному регистратору (ст. 149 ГК РФ).
Такая передача, как специально отметил Центробанк РФ, должна быть осуществлена без исключений, независимо ни от каких условий, в том числе от количества акционеров (менее 50), типа общества (публичное или непубличное), наличия иных лицензий (в том числе на осуществление банковских операций, депозитарной деятельности, деятельности по ведению реестра), финансового состояния общества, транспортной удаленности регистратора, наличия в штате общества лиц, имеющих квалификационный аттестат специалиста финансового рынка по ведению реестра (третьего типа), и иных условий.
Установленный Законом № 142-ФЗ срок на исполнение данной обязанности истек 1 октября 2014 г.
Его нарушение может привести опоздавшие компании к серьезным проблемам. Штраф может составить от 700 000 до 1 000 000 рублей (ст. 15.22 КоАП РФ).
Ведение реестра профессиональным регистратором – удовольствие не самое дешевое; в зависимости от числа акционеров речь может идти о десятках и сотнях тысяч рублей в год, а ряд преимуществ (реальных или мнимых) при ведении реестра регистратором теряется. Поэтому многие ЗАО начали процедуры реорганизации в ООО. Однако процесс реорганизаций и передачи реестров до настоящего времени не завершен. Кто-то получил отказ регистрационных органов по поданным документам (согласно ряду информационных источников в октябре-ноябре процент таких отказов составлял более 50% от поданных заявлений, а в ряде регионов превышал и 60%). Кто-то решил, что последующая реорганизация «спишет» нарушение срока. А кто-то передал реестры регистраторам, а затем посчитал свои расходы и «прослезился». В итоге предпринимательские запросы на смену организационно-правовой формы с ЗАО на ООО продолжают поступать в профильные юридические компании, а сама проблема остается актуальной. Соответственно, реорганизационные мероприятия продолжаются во многих АО.
Однако требование о передаче реестров было только первой ласточкой, по сути, небольшой волной, следом за которой случился цунами. С 1 сентября 2014 г. вступил в силу Федеральный закон от 05.05.2014 № 99-ФЗ 2 :
- все хозяйственные общества были разделены на публичные и непубличные. ОАО и ЗАО в зависимости от ряда показателей (см. цитату ст. 66.3 ГК РФ далее) стали либо публичными акционерными обществами, либо непубличными акционерными обществами;
- добавим к этому, что закрытые акционерные общества были ликвидированы как класс.
И получим необходимость внесения изменений в наименование всем существовавшим на 1 сентября 2014 г. акционерным обществам. Благо, законодатель дал рассрочку для осуществления данных действий. В соответствии с п. 7 ст. 3 Закона № 99-ФЗ учредительные документы, а также наименования юридических лиц подлежат приведению в соответствие с действующим законодательством при первом изменении учредительных документов таких юридических лиц. Это позволило разгрузить налоговые органы от большого потока заявителей, распределив их на достаточно протяженный срок. Более того, многие юристы сейчас рекомендуют подождать со сменой наименования и внесением изменений в учредительные документы, поскольку в настоящее время в Государственной Думе обсуждаются поправки в профильные законы об ООО и АО. Лучше дождаться, когда новые законы вступят в силу, чтобы не делать работу дважды.
Кроме того, согласно п. 7 ст. 3 Закона № 99-ФЗ изменение наименования юридического лица в связи с приведением его в соответствие с нормами действующего законодательства не требует внесения изменений в правоустанавливающие и иные документы, содержащие его прежнее наименование. Для компаний это означает, например, что:
- нет необходимости платить госпошлину за получение новых свидетельств о праве собственности на недвижимое имущество;
- нет необходимости подписывать дополнительные соглашения к гражданско-правовым договорам, заключенным до этой даты;
- в отношении трудовых договоров ситуация не так однозначна. Гражданское законодательство не регулирует трудовые отношения, а в рамках сложившейся практики изменения наименования организации должны находить свое отражение в документах, регулирующих трудовые отношения. Кроме того, необходимо понимать, что многие кадровые документы связаны с пенсионными вопросами, а большинство общавшихся с органами пенсионного и социального страхования сотрудников подтвердит своему руководителю, что в этой ситуации лучше проявить «здоровую паранойю». Поэтому мы рекомендуем работодателям внести соответствующие изменения в документы, регулирующие отношения с работниками организации.
1. Публичным является акционерное общество, акции которого и ценные бумаги которого, конвертируемые в его акции, публично размещаются (путем открытой подписки) или публично обращаются на условиях, установленных законами о ценных бумагах. Правила о публичных обществах применяются также к акционерным обществам, устав и фирменное наименование которых содержат указание на то, что общество является публичным.
2. Общество с ограниченной ответственностью и акционерное общество, которое не отвечает признакам, указанным в пункте 1 настоящей статьи, признаются непубличными.
Комплекс мероприятий в связи со сменой наименования организации
Комплекс мероприятий, которые необходимо провести в связи со сменой наименования организации, достаточно разнообразен. Начиная со смены бланка организации и заканчивая внесением записи в трудовые книжки. Чтобы ни одна из сфер приложения усилий не осталась без внимания, необходимо определить лиц, ответственных за каждую, и установить конкретные сроки для этих работ. Делается это путем издания приказа по основной деятельности (см. Пример 1).
Нужно продумать план работ: что после чего будет делаться и сколько времени займет каждый этап (например, какие-то действия можно будет сделать только после изготовления новой печати).
На внесение исправлений в наименование организации во все используемые типовые формы документов, бланки нужно время (новые формы нужно утвердить и физически настроить их электронные шаблоны, изготовить бумажные бланки в типографии). Поэтому с момента уведомления работников о смене наименования до «перенастройки системы» может пройти несколько дней. Как в этот период поступать исполнителям? Можно дать им возможность вручную самостоятельно править старые электронные формы, обязать не использовать старые бумажные бланки. Можно и наоборот: до момента официального утверждения новых обязать пользоваться устаревшими. Оба варианта имеют свои недостатки: в первом случае в организации возникает «махновская вольница», а во втором – возможно введение контрагентов в заблуждение.
См. статью «Альбом электронных форм документов в MS Word» про шаблоны документов в МS Word и статью про формы документов в СЭД в следующих номерах журнала
А после настройки / изготовления новых форм / бланков важно, чтобы все сотрудники пользовались ими. Например, можно ввести дисциплинарную ответственность за изготовление документов по старым формам и на старых бланках, квалифицируя это как нарушение инструкции по делопроизводству. Это сделает людей более внимательными (ведь так легко не заметить визуально несущественное изменение организационно-правовой формы при сохранении прежнего логотипа и общего дизайна). Можно ввести соответствующий пункт в приказ об утверждении новых форм и бланков.
Переименование организации — profiz ru
главные условия приема на работу должность, размер заработной платы, даты ее выплаты, место и график работы в неотклонимом порядке прописываются в тексте трудового контракта. верно ли я понимаю, что это указание — по всему контракту относится и к наименованию в реквизитах учреждения (которые в самом конце контракта)? Дополнительное соглашение к трудовому контракту.эталон дополнительного соглашения к контракту 2. Что касается записей в трудовые книги работников, то нужно вовремя и верно внести записи с новым наименованием организации, так как согласно ст. Дополнительное соглашение к трудовому контракту об изменении наименования организации.Как верно составить доп соглашение в этой ситуации? но факт конфигурации наименования стороны контракта может быть зафиксирован сторонами и в двухстороннем документе (дополнительном соглашении к контракту). Один экземпляр хранится у работодателя в личном деле работника, 2-ой у работника.
Дополнительное соглашение, равно как и сам трудовой договор, принято писать в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Такая возможность гарантируется Трудовым кодексом, подтверждается многолетней практикой. Тем не менее существуют определённые правила, которых необходимо придерживаться при написании официальной бумаги. В частности, речь идёт о следующих моментах:
- соблюдение официально-делового стиля языка;
- указание всех реквизитов;
- ссылка на трудовой договор;
- ссылка на нормы законодательства;
- объяснение причин внесения изменений;
- подписание представителями сторон;
- расшифровка оставленных автографов.
Соглашение принято писать на фирменном бланке организации-работодателя, содержащем все реквизиты компании (ИНН, ОГРН, адрес и так далее). Если такового не оказалось в наличии, допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4 или А5.
Исполнить текст можно одним из двух стандартных способов: от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки или в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Рекомендуется всё же отдать предпочтение именно печатной форме, так как документ необходимо составить в двух экземплярах, один из которых подлежит хранению в течение 50 лет после расторжения трудового договора. Чернила шариковой ручки имеют свойство высыхать, терять цвет со временем.
Основания для внесения изменений в трудовую книжку
Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в трудовой книжке каждого работника должно содержаться полное наименование организации и сокращенный вариант (при наличии). При этом нельзя внести только сокращенное наименование, не указывая полное.
Значит, после того как предприятие, где трудится сотрудник, изменило свое название, это нужно отразить в трудовой книжке.
Подробности о порядке заполнения трудовых книжек узнайте здесь.
Основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет являться внутренний распорядительный документ о смене названия. Это может быть приказ, постановление, решение собрания учредителей и т. д.
Только после издания этого документа можно вносить новые записи в трудовую книжку.
При переименовании организации с работником заключают дополнительное соглашение о внесении корректив в договор
Смену названия работодателя необходимо отразить в соглашениях с сотрудниками. Это связано с требованиями закона: в таких документах должны присутствовать определенные данные, в том числе актуальное название компании (ч. 1 и3 ст. 57 ТК РФ). Если переименование организации состоялось, в трудовой договор вносят коррективы.
Процедуру изменения договора с работником описали в статье 72 ТК РФ. Это двусторонний процесс. В данном случае компания не вправе только по своей воле менять условия. Поэтому при переименовании организации с сотрудниками заключают дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ, письмо Роструда от 20.11.2006 № 1904-6-1). Укажите в допсоглашении разделы договора с новыми сведениями:
- преамбулу или вводную часть, в которой содержится информация о сторонах договора;
- раздел об адресах и реквизитах работодателя и работника.
Суть дополнительного соглашения
Если трудовой договор имеет характер основного документа и устанавливает факт трудовых взаимоотношений между работником предприятия и его работодателем, их период, условия, особенности и прочие параметры, то дополнительное соглашение – это прилагающийся документ.
Обычно доп. соглашение удостоверяет факт достижения согласия между работником и работодателем только по одному-двум измененным пунктом основного договора, полностью отменяя их прошлую редакцию и вводя в действие новую.
После того, как соглашение подписывается, как уже говорилось выше, оно считается частью договора. Надо сказать, что к одному трудовому договору может быть сделано несколько дополнительных соглашений.
Порядок действий кадровика после переименования организации: что поменять в документах
Когда компания меняет наименование, понадобится обновить договоры с сотрудниками и скорректировать другие документы. Каков порядок действий кадровиков после переименования организации.
У владельцев бизнеса иногда появляется необходимость в новом названии. Например:
- проводят ребрендинг и подбирают яркий, запоминающийся вариант;
- нужно назвать компанию по-новому, потому что возникает путаница с другой фирмой с похожим названием;
- поменялись требования закона, и организации данного типа должны внести коррективы. Например, прежние ОАО сейчас называются ПАО;
- фирму реорганизовали.
Для кадровиков переименование организации означает, что потребуется выполнить следующий порядок действий:
- заключить с сотрудниками допсоглашения об изменении трудовых договоров;
- внести записи о переименовании в трудовые книжки и личные карточки;
- обновить шаблоны всех кадровых документов с названием фирмы;
- сделать новую печать, если отдел кадров использует собственную.
Дополнительное соглашение о смене наименования
Дополнительное соглашение к договору об изменении стороны договора вследствие реорганизации в форме присоединения
[3] [ место заключения соглашения ] [ число, месяц, год ] [ Наименование юридического лица ] в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ указать документ, подтверждающий полномочия ], именуемое в дальнейшем «[ наименование стороны по договору ]», с одной стороны и [ наименование юридического лица ] в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ указать документ, подтверждающий полномочия ], именуемое в дальнейшем «[ наименование стороны по договору ]», с другой стороны, а вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:
1.
В связи с реорганизацией [ наименование юридического лица ] в форме присоединения к [ наименование юридического лица ] все права и обязанности [ наименование юридического лица ] по договору [ вид договора ] N [ значение ] от [ число, месяц, год ] (далее — договор) перешли к его правопреемнику [ наименование юридического лица ], ИНН [ значение ], КПП [ значение ], ОГРН [ значение ], место нахождения: [ вписать нужное ].
2. Стороны договорились внести следующие изменения в договор:
2.1. Преамбулу договора изложить в следующей редакции:
«[ Наименование юридического лица ] в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ указать документ, подтверждающий полномочия ], именуемое в дальнейшем «[ наименование стороны по договору ]», с одной стороны и
[ настоящее наименование юридического лица ] в лице [ должность, Ф. И. О. ], действующего на основании [ указать документ, подтверждающий полномочия ], именуемое в дальнейшем «[ наименование стороны по договору ]», с другой стороны, а вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем:».
2.2. В разделе «Реквизиты и подписи сторон» договора реквизиты [ наименование стороны по договору ] изложить в следующей редакции: [ вписать нужное ].
3. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, — по одному для каждой из Сторон.
4. Настоящее соглашение вступает в силу с момента его подписания и является неотъемлемой частью договора.
5. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим соглашением, остаются в силе и действуют условия договора.
Законодательством определен ряд случаев и ситуаций, при которых перед оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору, необходимо выполнить ряд условий и учесть некоторые ограничения. Более подробно эти ситуации описаны в Трудовом кодексе, в соответствующих статьях:
| Ситуация | Норма |
| Перевод в другую местность | ст. 72.1 ТК РФ |
| Временный перевод на другую работу | ст.72.2 ТК РФ |
| Перевод по медицинским показаниям | ст. 73 ТК РФ |
| Изменением подведомственности или реорганизация | ст. 75 ТК РФ |
Также стоит заметить, что предусмотрен целый ряд ограничений на изменение трудового договора, когда меняются условия труда (например, меняется техника производства). О подобных изменениях, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель за два месяца обязан уведомить работника под подпись (ст. 74 ТК РФ). И только если работник согласится, то с ним уже можно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Прочитайте вышеуказанные статьи, если нужно заключить дополнительное соглашение в перечисленных случаях. В них все довольно подробно описано, что и в какие сроки нужно сделать работодателю.
Если же речь идет об общих случаях заключения дополнительных соглашений, то предлагаем ознакомиться с образцами.