Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Представление копий документов в ответ на требования налоговых органов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Под копией документа понимается документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (подп. 3.1.29 п. 3 СТБ 2059-20131). Копия документа может создаваться посредством как оперативной полиграфии (ксерокопии документа и т.п.), так и воспроизведения реквизитов документа на отдельных листах. С понятием копии документа связано понятие подлинника официального документа, под которым понимается первый или единственный экземпляр официального документа (подп. 3.1.26 п. 3 СТБ 2059-2013), на основе которого и создаются копии.
Где можно поставить апостиль?
Подать документы для апостиля в управление юстиции можно как в Минске, так и во всех областных центрах:
♦ Главное управление юстиции Минского горисполкома (г.Минск, ул.Ленинградская, 10, каб. 5, тел. 8-(017)-218-02-34)
♦ Главное управление юстиции Минского облисполкома (г. Минск, ул. К.Либкнехта, 68, 1 этаж, каб. 106, тел. 8-(017)-208-49-73, 208-58-01)
♦ Главное управление юстиции Брестского облисполкома (г.Брест, ул.Ленина, 11, тел. 8-(0162)-21-25-29)
♦ Главное управление юстиции Витебского облисполкома (г. Витебск, ул. Правды, 18, тел. 8-(0212)-60-33-90, 66-50-32)
♦ Главное управление юстиции Гомельского облисполкома (г. Гомель, ул. Фрунзе, 6, каб. 3-1, 8-(0232)-51-02-73, 51-02-75 )
♦ Главное управление юстиции Гродненского облисполкома (г.Гродно, ул.Ожешко, 3, 8-(0162)-72-03-40)
♦ Главное управление юстиции Могилевского облисполкома (г. Могилёв, ул. Первомайская, 71 (Дом Советов), каб. 539, 543, тел: 8-(0222)-27-35-08, 23-02-64)
Остальные госслужбы принимают документы только в Минске:
- Министерство образования (Департамент контроля качества образования, г.Минск, ул.Козлова, 28, каб. 201, тел.: +375 (17) 320 31 51
- Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции (г.Минск, ул.Коллекторная, 10, тел. 8-(017)-200-87-60)
- Главное консульское управление Министерства иностранных дел (г.Минск, ул.К.Маркса, 37а)
Заверение трудовой книжки — образец на 2023 год
Выдача копий документов и выписок из них: порядок обновился.
В организации может быть сколь угодно таких штампов, количество не ограничено.
26 , трудовая книжка это документ, порой люди обращаются к работодателю за копией этого документа.
При этом такое заверение возможно в нескольких процессуальных формах, каждая из которых должна отвечать требованиям закона и обеспечивать достоверность содержащейся в копии информации, ее соответствие (тождество) оригиналу. Весь правильным считается отправлять прикладывая к иску оригиналу документов, но представь на минутку, что будет с вами, если документы пропадут, при этом не важно будет как вы их сдавали, почтой или лично в суд. Министерство образования занимается подтверждением документов об окончании школы или вуза.
Позиция судов по правильному заверению копий документов
Образец Кроме того, к апостилированию не допускаются любые документы с ламинированием. Представим, что вы собрались брать кредит в банке. Практически в любом случае данная организация потребует от вас предоставить копию документа о трудовой деятельности, чтобы убедиться в вашей платежеспособности. Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия Подлинник документа находится в наименование организации в деле N. И пока практика просит создания копий, делайте их правильно.
Об увольнении Мариловцевой С.Б.
- Уголовная ответственность за неоднократное управление транспортным средством лицом, не имеющим права управления
- Размер базовой ставки повышен
- В Типовые правила внутреннего трудового распорядка внесены изменения
- Подлежит ли наследованию недвижимое имущество, если право собственности на него не зарегистрировано?
- Несовершенство законодательства и правоприменительной практики в урегулировании экономических споров в процедуре медиации
Не все документы, выдаваемые государственными органами одной страны, имеют полноправную юридическую силу на территории всех иностранных государств. Поэтому во множестве случаев при выезде за границу, а также открытии филиалов предприятия в других государствах требуется целый пакет заверенных должным образом документов. Международная легализация – это форма институционализации, способ придания иностранному документу юридической силы.
Для придания юридической силы большинству документов, оформляющихся в Беларуси для предоставления их за границей, а также документам иностранных государств, принимающихся к исполнению в Беларуси, недостаточно просто заверить, подписать должностным лицом и проставить печать. Предусмотрен особый порядок обретения ими юридической силы. Все документы, можно условно разделить на три группы:
- документы, требующие консульской легализации;
- документы, легализуемые проставлением апостиля;
- документы, не требующие легализации.
Если выдавшая документ страна заключила с Беларусью договор о взаимном признании документов (к примеру, Россия, Украина), то для придания документу юридической силы требуется лишь нотариально удостоверенный перевод на белорусский (русский) язык (если он не составлен на этих языках изначально). Если такой договор отсутствует, но страна присоединилась к Гаагской конвенции об апостиле (например, США, Кипр, Литва, Латвия), то на документе необходимо в установленном порядке проставить апостиль. Если страна к упомянутой конвенции не присоединялась (Канада, ОАЭ, Иран, Ирак), то документ подлежит консульской легализации.
Если ваш документ был выдан или будет использоваться в стране, где не применяется Гаагская конвенция об апостиле, то необходимо следовать процессу легализации. Консульская легализация подтверждает подлинность подписей должностных лиц на документах и печатей компетентных государственных органов, а также правильность оформления и соответствие национальному законодательству документов, отправленных из одного государства и предназначенных для предъявления в любом другом государстве. Международная легализация – это форма институционализации, способ придания иностранному документу юридической силы. Требования к легализации документа, как правило, содержатся в открытом доступе.
Консульская легализация – сложная многоступенчатая процедура. Её цель – решить практическую проблему: как гражданские и судебные должностные лица могут надежно проверить подлинность документа, выданного за границей. Легализация пытается решить эту дилемму путем создания цепочки верефикаций подлинности, каждая из которых осуществляется все более высоким органом государственной власти, чтобы в конечном итоге сузить точку контакта между странами до одного назначенного должностного лица (обычно в национальном департаменте, отвечающем за иностранные дела). Таким образом, удостоверяя подпись и печать этого последнего должностного лица, иностранная юрисдикция может подтвердить всю цепочку проверок лицу, ответственному за выдачу оригинала документа, без тщательной проверки каждого уровня в отдельности.
Для придания юридической силы документу придется пройти следующие шаги:
- засвидетельствовать подпись нотариуса и оттиск его печати на удостоверительной надписи на доверенности;
- обратиться в соответствующий орган за проставлением легализационной надписи;
- подтвердить в соответствующем органе подлинность печати и подписи должностного лица в легализационной надписи.
Легализация документов не требуется либо в случаях, когда между государствами заключены двусторонние договоры о правовой помощи, либо если они являются участниками международных двусторонних или многосторонних конвенций о правовой помощи, в тексте которых прямо предусмотрена отмена легализации официальных документов для стран-участниц. В этом случае для использования иностранного документа на территории страны-участницы его достаточно перевести на язык этой страны и официально заверить в нотариальном порядке перевод документа нотариусом (если он в достаточной степени обладает знанием соответствующего языка) либо подлинность подписи известного нотариусу переводчика с этого языка.
«Копия верна», или Как правильно заверять документы
Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.
Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.
Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда — перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Определить вероятность выездной налоговой проверки и получить рекомендации по налоговой нагрузке
Для начала проверьте, заключен ли между Республикой Беларусь и иностранным(-и) государством(-ами) договор о правовой помощи (конвенция). Если такой договор (конвенция) между странами заключен, то в легализации документов нет необходимости. Однако, он не отменяет того, что документ должен быть заверен гербовой печатью. Также он должен быть переведен на язык страны-назначения. Подпись переводчика заверяется у нотариуса.
Исходя из нашей практики, рекомендуем делать перевод документа и нотариальное заверение перевода в Республике Беларусь. Если в переводе обнаружится ошибка или неточность, будет проще внести изменения.
Страны, заключившие двусторонние договоры с Республикой Беларусь.
Сегодня совершается немалое количество сделок с недвижимостью, в которой одна из сторон — гражданин Российской Федерации. Российская Федерация является одной из стран, с которой Беларусь заключила Конвенцию о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (г. Минск, 22.01.1993 г.).
Среди документов для проведения сделки: паспорт гражданина Российской Федерации, доверенность, свидетельство о браке (при наличии брака) и т.д. В этом случае требуется только гербовая печать для признания документа имеющим юридическую силу в Республике Беларусь. Так как язык таких документов аналогичен с одним из государственных языков нашей страны.
Для иностранных официальных документов, на которых проставлен апостиль, отменяется требование легализации. Это предусматривает 11 статья Гаагской конвенции (г. Гаага, 5.10.1961 г.). На данный момент к ней присоединились 116 стран, включая Республику Беларусь.
Апостиль – это штамп, который удостоверяет подлинность подписи и/или печати должностного лица. Появление на документе апостиля — придает ему юридическую силу во всех странах-участницах Гаагской Конвенции. Апостиль на документе ставят в той стране, где он выдается.
Как заверить документ штампом «Копия верна»
Для заверения документации допускается два вида отметок: оттиск штампа и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но имейте в виду, что ГОСТ не указывает на использование оттиска «копия верна». Есть возможность создания двух типов штампов: «Копия» и «Истина». В первом будет указан дубликат документа. Во-вторых, для его безопасности.
Вот принципы заверения копий документов по новым правилам с помощью отпечатка пальца:
- в конце текста под всеми подписями ставится печать;
- поставить на свободное место, обычно в правый нижний угол;
- запрещено их наложение на текст;
- допускается его использование по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы разрешают).
Как заверить копии документов по новым правилам
Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии. Выдача копий по устной просьбе не предусмотрена законом. Причина тому — ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».
Что должно быть в нем написано и как оно выглядит? Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу. Это означает, что в шапке заявления указывается, на чье имя подается заявление, затем излагается сама просьба. Завершается оформление заявления личной подписью работника с расшифровкой и датой:
Генеральному директору ООО «Метеор»
Савельеву Петру Николаевичу
от слесаря-сантехника механического цеха
Васильева Анатолия Константиновича
Заявление
На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии:
2. Приказа о приеме на работу.
Васильев /Васильев Анатолий Константинович/ 29.06.2019
Работник не вправе немедленно после написания заявления требовать готовых копий. По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 дня на исполнение его просьбы. Таким образом, обязанности срочного (в тот же день) предоставления запрашиваемых дубликатов у него по закону нет.
Во избежание споров контролирующими организациями советуем вам все же выдачу копий не откладывать на последний день.
Понятно, что, когда одна страница, вопросов о правильном заверении обычно не возникает. А если в документе их много? При этом наглядный образец, как заверять документы «копия верна», когда они многостраничные, найти в источниках информации достаточно сложно. Можно выделить 2 варианта действий:
- на каждой странице нужно ставить надпись о верности копии целиком;
- сшить документ скобой или нитками, пронумеровать, сверху первой страницы поставить «копия», на обратной стороне завершающего листа в точке соединения обозначить: «прошито, пронумеровано 50 листов», печать, оттиск штампа, дату, подпись и расшифровку уполномоченного лица. Этот способ наиболее приемлем, когда страниц действительно много.
Как заверить копии уставных документов
Каких-либо особенностей в части заверения копий уставных документов законодательство не содержит. Поэтому следует применять рассмотренные выше правила. Поскольку речь идет о многостраничных документах (уставе, учредительном договоре), нужно учитывать также порядок прошивки таких бумаг для цели их заверения.
Так, прошивку необходимо делать на 4 прокола, хотя для документов небольшого объема допустимы и 3 прокола (п. 4.21 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526). При этом должна сохраняться возможность свободного чтения текста документа, всех его реквизитов, дат, виз, резолюций, иных надписей, печатей, штампов и отметок. Также прошивку надо делать так, чтобы каждую отдельную страницу можно было скопировать при помощи копировальной машины. Но при этом прошивка не должна «разваливаться» на отдельные листы (п. 3 Требований).
Прошивку нужно сделать прочной нитью или лентой, вывести ее концы на оборотную сторону последнего листа и связать. После этого концы нити (ленты) заклеиваются бумажной наклейкой, на которой и проставляется заверительная надпись указанным выше способом — то есть часть ее приходится на наклейку, а часть — на сам лист.
Как правильно сшивать документы
Как вы уже поняли, подшивать документы нитками — только полдела, так как нужно же еще их правильно заверить. Для того чтобы выполнить указанную процедуру, необходимо подготовить стикер (можно набрать в программе MS Word и распечатать) размером 5 х 6 см.
На нем указывается информация о количестве страниц в деле (не только цифрами, но и прописью), об особенностях вложенных документов (к примеру, некоторые из них могут быть повреждены), а также отмечается фамилия, должность и подпись специалиста, который занимался прошивкой.
Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.
Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.
Пошаговая инструкция данной процедуры
Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.
Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.
Приготовить следующие инструменты и материалы:
- Нитки.
Лучше использовать капроновые.
- Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
- Клей бумажный.
- Лист чистой бумаги.
- Скоросшиватель бумажный, картонный.
Порядок действий:
- Удалить скрепки, скобы из документа.
- Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
- В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
- В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
- Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
Нотариальная копия, как объект почерковедческой экспертизы
Заверенные нотариальные документы, конечно, хоть и имеют более высокую юридическую силу, чем обычные копии, но не равнозначимы оригиналу или дубликату, тем более в ходе проведения экспертизы.
В своей практике стал встречать случаи, когда заказчик обращается ко мне за проведением судебной почерковедческой экспертизы, предоставляя нотариальные копии документов.
На мой вопрос: «где оригинал?», получаю ответы: «суд истребовал, а сторона не предоставила», «архив переезжал», «не можем найти», «утеряны».
На руках имеем надлежащую заверенную копию.
Документ заверен по ГОСТу. Есть отметки: «КОПИЯ ВЕРНА», подпись нотариуса
и прочие удостоверяющие реквизиты.
Верховный суд же не запрещает проведение почерковедческих экспертиз по копиям документов. А тут документ, который по значимости, почти оригинал.
И очень негодуют, услышав ответ о том, что по данным объектам будет вероятный вывод об исполнителе, до момента предоставления оригинала документа.
Почему, давайте разберемся!
Эксперт, как лицо независимое и объективное, ставит под сомнение любой факт. Полно и всесторонне исследует это, в рамках своих допусков. По результатам, предоставляя суду достоверные и объективные выводы.
Как правильно заверить копию документа
Отметка о заверении копии должна иметь обязательные реквизиты согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 “Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Рассмотрим их в таблице 1.
Таблица 1. Обязательные реквизиты заверенной копии документа
Заверительное слово или словосочетание
«Верно» или «копия верная». Допускается использовать специальный штамп
Руководитель организации или уполномоченное лицо. Полномочия заверителя, если он не является руководителем указывают в приказе или доверенности
Фамилия и инициалы заверителя
Р.7.09.7-2016 допускает отсутствие расшифровки подписи. Однако негласные правила делового документооборота предписывают обязательно расшифровать ее
Допускается использовать любую печать, предусмотренную организацией. Главное – наличие на бланке печати обязательных реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 51511–2001 “Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» (утв. пост. Госстандарта от 25.12.2001 № 573-ст).
Если у ИП печать отсутствует (Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ не обязывает ИП иметь печать), то достаточно будет только подписи самого индивидуального предпринимателя
Отметка о местонахождении оригинала
Фраза: «подлинник или оригинал документа находится в (у) ООО «ООО» (ИП ФИО)». В основном ставится на копиях трудовых книжек.
Число, месяц и год выдачи или заверения документа
Срок действия документа с проставленном на нем датой заверения – 30 дней. Данное требование законодательно не закреплено, но на практике сотрудники государственных ведомств и банков могут отказать в приеме, если они датированы слишком давно. В банках срок действия заверенной копии составляет от 3 до 14 дней.
Разрешается заполнять документацию:
- машинописным способом в соответствии с ГОСТ 13.1.002-2003. Межгосударственный стандарт. Репрография. Микрография. Документы для микрофильмирования. Общие требования и нормы (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.02.2004 № 63-ст);
- рукописным методом, используя положения ГОСТ 2.304-81. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.03.1981 № 1562);
- применяя ЭВМ, согласно ГОСТ 2.004-88. Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 28.11.1988 № 3843);
- на электронных носителях информации.
Дополнительно в новом национальном стандарте предусмотрены правила подготовки текстовых документов электронных (ТДЭ). Их допускается готовить с использованием стандартизованных информационных моделей программ. Данные либо самостоятельно набираются, либо автоматически генерируются с помощью специализированных программных средств из заранее подготовленных фрагментов.
Как теперь надо заверять документы
01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.
Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Специалист Подпись И.О. Фамилия
Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год
Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.
02.07.2018 Печать ООО «Организация»
Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать.
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Защитите себя от налоговых проверок. Онлайн-курс от бывшего сотрудника ОБЭП, а ныне известного налогового консультанта сейчас со скидкой 50 %. Сейчас всего за 2750 руб.
Вы научитесь противостоять давлению налоговиков, грамотно вести себя на допросах и выемке, защищать себя от уголовки и субсидиарки.
Куча практических советов и минимум теории. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).