Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно принимать товар по контракту: алгоритм действий — СКБ Контур». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Этот формуляр утвержден постановлением Госкомстата от 98 г. № 132. Оформляет ее продавец для отображения факта списания и реализации ТМЦ. Для приобретателя это бланк, подтверждающий покупку, а значит служит основанием для будущего оприходования товара на свои склады.
Экспертиза: особенности проведения
Существует три вида экспертизы:
- экспертиза документации;
- экспертиза результатов выполнения контракта сторонней организацией;
- внутренняя экспертиза самого заказчика.
В ходе экспертизы нужно проверить, отвечает ли объект закупки условиям контракта, а также обратить внимание на качество и объем поставленных товаров, оказанных услуг, выполненных работ.
Убедитесь, что:
- у объекта закупки отсутствует брак;
- у объекта закупки нет повреждений (в том числе упаковки);
- товарная партия однородна;
- не истек срок годности;
- есть необходимые сертификаты.
Учитывайте заключение экспертов, когда решаете, принимать результаты исполнения контракта или нет (ч. 3 и 7 ст. 94 Федерального закона № 44-ФЗ)
Обязательные условия договора на оказание экспертных услуг включают:
- предмет экспертизы;
- полномочия эксперта;
- условия допуска до проведения экспертизы (квалификация эксперта и сроки проведения экспертизы). Сроки проведения экспертизы должны соответствовать срокам поставки товаров.
Если внешняя экспертиза выявила нарушение условий контракта, заказчик обязан руководствоваться заключением этой экспертизы и принять предусмотренные законом меры, вплоть до одностороннего расторжения контракта. Если внешняя экспертиза выявила нарушения условий контракта, заказчик должен решить, какие меры он применит к поставщику за нарушение условий поставки.
Если были обнаружены какие-то несоответствия при приемке, нужно переходить к повторной приемке. Если в результате первичной приемки товара были выявлены нарушения, необходимо на повторную приемку пригласить представителя поставщика, отправив ему уведомление.
Процесс обмена документами
-
На складе выгружают товары, пересчитывают грузовые места и проверяют, что упаковка без повреждений. Сотрудник склада ставит штамп «принято без проверки вложений» на ТН / УПД / акте.
-
Сотрудник склада подписывает документы (кроме доверенности водителя), ставит печать и возвращает один экземпляр водителю.
-
На складе пересчитывают и проверяют сами товары, затем составляют акт о принятии товара на хранение. (Проверку товаров снимают на видео, запись хранится 15 календарных дней.)
-
Сотрудник склада подписывает акт и отправляет вам в системе ЭДО или по электронной почте.
-
Вы подписываете акт по форме МХ-1 и в течение одного рабочего дня отправляете его в «Цайняо» по электронной почте или в системе ЭДО.
Особенности оформления
Отгрузочные документы от поставщика — это бумаги при отгрузке товара со склада соответственно. Представленные сведения используются при подтверждении операций по поставке, исполненным услугам и при передаче имущественных прав. Подготавливать их нужно в нескольких экземплярах. Как минимум для грузоотправителя, получателя и водителя. Плюс одна копия потребуется для транспортной компании (при ее привлечении).
Кто занимается формированием рассмотренной выше документации? Это продавец либо компания-транспортировщик, которая работает с первым по договору о транспортировке. Проставляемая датировка соответствует дню отгрузки (п.3 ст.9 закона № 402-ФЗ). Накладные оформляются в момент отдачи ТМЦ заказчику или же организации-перевозчику. Дата в УПД и в Т-накладной проставляется не раньше той, что прописана в ТТ-накладных. При несоблюдении этих условий надзорные органы посчитают произошедшую процедуру фиктивной. Тогда вычета НДС приобретателю не положено. Все данные в них также должны совпадать.
Поскольку риск утери и порчи изделий из-за кражи, тряски и погодных изменений велик, надо заранее определить ответственное за это лицо. Оформление и выписка пакета первичных документов на отгрузку товара при передаче его покупателю нужны в качестве доказательств совершения сделки. Все пункты и важные нюансы надо фиксировать документально, в том числе чтобы было с кого спрашивать компенсацию за убытки. Упростить все рутинные процедуры с документами поможет программное обеспечение от «Клеверенс». Мы предлагаем решения различных типов: как индивидуальные предложения, которые персонализированы конкретно под тип хозяйственной деятельности, так и коробочные решения для любых фирм.
Количество показов: 8198
Шаг 3. Проведите приемку результатов контракта
Примите товары, работы или услуги по обычной схеме. Например, поставщик привезет товар. Ответственный сотрудник должен проверить количество и принять продукцию по схеме, которую прописали в контракте.
Перед поставкой контрагент сформирует в ЕИС электронный документ приемки. Часть информации подтянется из контракта, часть — поставщик заполнит сам. В ЕИС есть возможность сформировать три вида документа:
1. Документ о приемке. Это аналог бумажного акта или товарной накладной.
2. Универсальный первичный документ, или УПД. Это документ сразу с двумя функциями — счета-фактуры и, например, акта или товарной накладной. Такой документ бухгалтерия вправе использовать при расчетах по НДС.
3. Счет-фактура. Это аналог бумажного счета-фактуры.
Составление акта приёмки по 44-ФЗ
Перед поставкой контрагент (поставщик, подрядчик, исполнитель) формирует в ЕИС электронный документ приёмки. Часть информации подтянется в него из контракта, часть – контрагент заполняет сам.
Контрагент не должен распечатывать электронный документ о приёмке и привозить вместе с товаром или предоставлять заказчику при приёмке результатов работ или услуг.
К структурированной форме документа о приёмке контрагент может приложить дополнительные неструктурированные документы (сканы накладных и пр.). Прилагаемые документы не должны противоречить электронному документу о приёмке. Если есть расхождения – приоритет имеет информация в электронном документе о приёмке
Все файлы, прикрепляемые в личных кабинетах поставщика и заказчика в ЕИС, а также документ о приёмке в неструктурированной форме, подписываются электронной подписью (автоматически при подписании документа о приёмке).
В соответствии с п.8 ч.13 статьи 94 Закона №44-ФЗ датой приёмки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги считается дата размещения в ЕИС документа о приёмке, подписанного заказчиком.
Размещение в ЕИС документов о приемке товара
Завершающим этапом исполнения госконтракта является приемка его объекта, которая сопровождается подписанием соответствующего документа. Чтобы в дальнейшем свести к минимуму риск возникновения спора по выполненному контракту, для обеих сторон важно грамотно составить акт приемки. Хотя это является задачей заказчика, исполнителю также необходимо знать о тонкостях составления этого документа. В закупках по ФЗ приемка регулируется статьей 94, а также отдельными пунктами статьи 34 закона. Процедура приемки, ее сроки и документы, которыми она оформляется, прописываются в госконтракте. Поэтому стороны заранее осведомлены о правилах этого процесса. В обязанности заказчика входит формирование комиссии, в которую должны входить не менее 5 человек, являющихся его сотрудниками.
Что необходимо сделать для получения сертификата Контур Закупки?
Алгоритм получения состоит из 4 шагов:
- Заполните заявку на получение сертификата на портале, по указанному номеру телефона или в отделениях выдачи;
- После того, как заявка была подтверждена, оплатите предоставленный счет. При этом его нужно тщательно проверить. Если возникли малейшие проблемы, обратитесь в сервисный центр;
- Соберите необходимый пакет документов и отнесите его в центр лично или курьерской службой;
- Получите СЭП в отделении. Для этого туда следует прийти с оригинальными или заверенными нотариусом документам и с оплаченными счетами, заверенными в банке.
Порядок составления договора
Документ поможет избежать претензий от покупателя в случае выявления факта недостачи, порванной упаковки, брака продукции. Можно использоваться приведенные выше инструкции и составить договор по специальным образцам – акт № ТОРГ-1, утвержденный Государственным комитетом статистики РФ №132 от 1998 г., М-7 N71 а.
Но законодательство позволяет не руководствоваться этими стандартами. Если, например, компании составили свой договор, в котором прописан индивидуальный порядок приемки. В этом случае в документе должны быть указаны сроки исполнения, места выгрузки, а также определены образцы сопроводительных документов – счетов-фактур, накладных. При заполнении документов должен быть рассмотрен пункт о возражении на наличие некачественного товара. Если покупатель подписал документ, в судебном порядке он сможет доказать свою правоту и, соответственно, не вернет брак поставщику. А это означает, что необходимо включить условие, которое гарантирует покупателю право подавать жалобы и претензии.
Секрет 1 — договор всему голова
Чтобы избежать головной боли, с поставщиками нужно заключать договор. “Ой, удивили” — наверняка скажете вы. Это и так понятно — куда без договора-то. Не налоги посчитать, не перевод сделать. Это все, конечно, хорошо, но сейчас мы немного о другом.
В большинстве случаев между сторонами заключается совершенно стандартный рамочный договор. Этот обязан возить товар, а тот его оплачивать. Больше того — договор обычно составляет именно поставщик. Естественно, под себя — с максимальной выгодой и минимальной ответственностью. А вы его в лучшем случае просто читаете и то через слово.
Так делать нельзя. Внимательно прочитайте договор и посмотрите, какие моменты для вас неудобны. Их можно и нужно обсудить с контрагентом и по возможности исправить. Например, увеличить сроки оплаты товара. Так у вас в обороте будет больше денег. А еще договор следует дополнить следующими пунктами, если их там нет:
- ответственность поставщика за срыв сроков. Самый распространенный случай — когда поставщик должен был привезти товар сегодня, а привез через несколько дней. Бороться с этим бесполезно. Менеджеры будут мычать и извиняться, говорить, что такое больше не повторится, но все останется по-старому. А раз проблему не искоренить, так почему бы на ней не заработать? Пропишите в договоре неустойку за каждый день просрочки. Пустячок, а приятно. Задержал поставку — заплатил копеечку;
- ответственность за поставку не того, что заказали. Тоже бывает сплошь и рядом. Подход тот же — неустойка за каждый случай. Или за задержку поставки — за столько дней, сколько будут везти то, что нужно;
- условия замены и возврата некондиции. Или бракованных изделий. На таких вещах вы тоже теряете время, а самое главное — доверие клиентов. Так вот пусть за это тоже отвечает поставщик — переложите на него ответственность, прописав пункт в договоре.
Техподдержка «Контур» НТТ при настройке онлайн-кассы
Оператор имеет все необходимые лицензии. Обеспечивает надежную защиту и конфиденциальность сведений, принадлежащих клиентам, с помощью многоуровневой системы безопасности.
Совместим со всеми кассовыми аппаратами и их программной начинкой — Атол, Штрих-М, Меркурий и др.
Приглашение на осмотр товара
Если при приемке не присутствует уполномоченный представитель поставщика, заказчик должен направить поставщику приглашение на осмотр товара не позднее, чем через 24 часа после обнаружения недостатков.
В приглашении указывается следующая информация:
- наименование товара, дата его отгрузки;
- номера товарно-транспортных или приемо-сдаточных документов;
- количество испорченного товара и его стоимость, характер порчи;
- состояние пломб;
- время, на которое назначена совместная двусторонняя приемка;
- адрес проведения приемки;
- контактные данные.
В приглашении на участие в повторной приемке товара указывается:
- место и время;
- состав комиссии;
- информация о некачественной продукции.
Что такое одностороннее расторжение контракта?
Одностороннее расторжение контракта — это процедура, которая запускается с того момента, как вы отправили поставщику уведомление о намерении расторгнуть контракт. С помощью претензии можно обозначить свое намерение получить с поставщика штраф, но штрафы, предусмотренные контрактом, не так сильно мотивируют поставщика, как одностороннее расторжение.
Процедура одностороннего расторжения предполагает, что:
- в контракте должны быть обязательно указаны условия ответственности заказчика и поставщика за неисполнение или ненадлежащее исполнение контракта (ч. 4 ст. 34 Федерального закона № 44-ФЗ), пени и штрафы за нарушение сроков оплаты (ч. 5 ст. 34 Федерального закона № 44-ФЗ);
- если какие-то условия и обязанности при расторжении контракта не описаны в законе о закупках, действует Гражданский кодекс и федеральные законы — в той части, где они не противоречат 44-ФЗ;
- если при экспертизе обнаружены несоответствия, нужно составить акт выявленных нарушений.
Как принимается решение об одностороннем отказе от исполнения контракта:
- В течение 3-х рабочих дней с даты принятия решения об одностороннем расторжении контракта заказчик размещает его в ЕИС и направляет поставщику по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Если в течение 10 дней исполнитель успеет исправить нарушения, то заказчик обязан отменить не вступившее в силу решение об одностороннем отказе от исполнения контракта (ч. 14 ст. 95 Федерального закона № 44-ФЗ).
- Решение заказчика об одностороннем отказе от исполнения контракта вступает в силу, и контракт считается расторгнутым через 10 дней с даты уведомления заказчиком поставщика об одностороннем отказе от исполнения контракта (ч. 13 ст. 95 Федерального закона № 44-ФЗ).
Процедура одностороннего расторжения контракта прописана в ст. 95 44-ФЗ. В ней перечислены все ситуации, когда заказчик имеет право расторгнуть контракт в одностороннем порядке. Главное условие — поставка товара, не соответствующего условиям закупочной документации, или несоответствие поставщика требованиям, предъявляемым закупочной документацией.
В контракте обязательно должны быть указаны условия ответственности заказчика и поставщика за неисполнение контракта. Если какие-то условия и обязанности не указаны в контракте, действует Гражданский кодекс — в тех частях, где он не противоречит 44-ФЗ.
Если при экспертизе товара выявлены нарушения, необходимо составить акт выявленных нарушений. После того, как вы направили решение об одностороннем отказе от исполнения контракта поставщику, его нужно разместить в ЕИС.