Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила и образец заполнения 6-НДФЛ в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как было сказано выше, теперь в 6-НДФЛ в виде приложения включены данные справки 2-НДФЛ. Порядок заполнения этого приложения по окончании 2021 года практически такой же, как и в прошлом году, хотя есть и небольшие изменения.
Приложение (бывшая справка 2-НДФЛ)
Приложение к форме 6-НДФЛ содержит сведения о доходах и суммах налога физических лиц за год. Заполняется оно в отношении каждого человека отдельно и заменяет справку 2-НДФЛ.
Прежде всего нужно указать уникальный порядковый номер справки и номер корректировки «00», если она не производится. Если подаётся корректировка, указывается номер первичной справки и номер корректировки «01», «02» и т.д. Если нужно аннулировать ранее поданные данные, указывается номер корректировки «99».
Далее в справке идут четыре раздела и Приложение. Рассмотрим их заполнение.
Сотрудник был принят на работу 1 марта 2023 года. Его зарплата – 200 000 рублей в месяц. У сотрудника есть ребенок 8 лет. Зарплата за первую половину марта 2023 года (100 000 рублей) выплачивается 17.03.2023 года (в 1 квартале) и в справке о доходах и суммах налога физлица за 2023 год указывается месяц «03», а за вторую половину марта (100 000 руб.) выплачивается 03.04.2023 года (во 2 квартале) и в той же справке указывается месяц «04».
При этом стандартный налоговый вычет на ребёнка в размере 1 400 рублей предоставляется работнику за март и за апрель 2023 года соответственно.
Перечислить НДФЛ в таком случае необходимо:
- за первую половину марта 2023 года – не позднее 28 марта 2023 года;
- за вторую половину марта – не позднее 28 апреля 2023.
И отразить в отчётности следующим образом:
- зарплата за первую половину марта 2023 года, выплаченная 17.03.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года;
- зарплата за вторую половину марта 2023 года, выплаченная 03.04.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.
Что указывать в строке 080 при переходящей зарплате
Зачастую заработная плата за месяц выплачивается только в следующем месяце в пределах периода, указанного в коллективном договоре. И это абсолютно нормальная ситуация. При этом не должно возникать никакой путаницы.
Но бухгалтеры, боясь представить недостоверные сведения в ИФНС, намеренно указывают в строке 080 6-НДФЛ с начисленной в последнем месяце квартала зарплаты, которая была выплачена сотрудникам только в следующем месяце. Ведь на конец квартала НДФЛ не был удержан, т. к. моментом удержания налога считается выплата зарплаты.
Но это ловушка. В этом случае строка 080 в 6-НДФЛ остается нетронутой. Таково мнение налоговых органов (письмо ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8609).
Объясняется это тем, что обязанность по удержанию налога у организации возникает не в месяце начисления зарплаты, а в следующем, при непосредственной выплате денежных средств сотрудникам.
Порядок заполнения строки 080
При заполнении строки 080 нужно учитывать следующую особенность, согласно приведенному выше приказу ФНС:
Если налоговый агент в течение налогового периода выплачивал доходы по разным ставкам, то строка 080 заполняется только один раз на первой странице итоговым значением.
Поскольку многие расчетчики уже работают в программе «1С Зарплате и управлении персоналом 8» ред.3.0 хочется обратить внимание, что заполнение строки 080 зависит от даты подписи отчета на титульном листе.
Приведем пример.
Допустим, сотруднице Лариной Т.Д. 31.03.2017 г. была выплачена мартовская зарплата и удержан с нее НДФЛ, 17.04.2017 г. она получила аванс в размере 20 000 руб., 17.04.2017 г. в размере 40 000 руб. был получен доход в натуральной форме, НДФЛ – 5 200 руб. должен быть удержан с апрельской зарплаты сотрудницы. По семейным обстоятельствам она взяла отпуск за свой счет с 18 апреля по 30 апреля 2017 года, а с 01 мая 2017 года уволилась. 02 мая Лариной была начислена зарплата за вторую половину апреля и компенсация при увольнении в общей сумме 3 000 руб. 02 мая произведен расчет при увольнении.
Заполним расчет 6 НДФЛ согласно примеру для наглядности за апрель по этой сотруднице.
Раздел 1:
- 020 – сумма полученного дохода за апрель 63 000 руб.: 40 000 руб. натуральный доход и 23 000 руб. зарплата и компенсация при увольнении;
- 040 – исчисленный НДФЛ 8 190 руб.: 5200 руб. + 23 000*0,13= 2 990 руб.;
- 080 – 5 190 руб. НДФЛ 3 000 – 8 190=5 190 руб., эта сумма налога не была удержана налоговым агентом.
Раздел 2:
- 100 — дата получения «натурального» дохода 17.04.2017;
- 110 – доход неденежный, дату не заполняем;
- 120 – 02.05.2017;
- 130 – 40 000 руб.;
- 140 – 10 руб.
- 100 — дата получения зарплаты 02.05.2017;
- 110 — 02.05.2017;
- 120 – 02.05.2017;
- 130 – 23 000 руб.;
- 140 – 2990 руб.
Чтобы понимать, как правильно заполнять строку 080 в 6 НДФЛ, необходимо привести наглядный пример.
В компании есть локальный нормативный акт, где указано, что при выходе сотрудника на пенсию, ему вручают дорогой ценный подарок. В сентябре текущего года на пенсию вышел работник П., ему был вручен 16. 09 подарок на сумму 14 100 рублей. Другого дохода с НДФЛ за 9 месяцев текущего года (или полугодие) и в этом месяце работник П. не получал.
При заполнении строки 080 6 НДФЛ в 1С нужно сделать следующие записи:
| Номер графы (первый раздел 1 и 2 раздел) | Значение, которое нужно в ней показать |
| 010 | 13% |
| 020 | 14 100 |
| 030 | 0 (налоговых вычетов нет) |
| 040 | 14 100 * 13% = 1 833 |
| По строке 080 – не удержанная сумма, | 1 833 |
| 100 | 16.09 |
| 110 | |
| 120 | |
| 130 | 14 100 |
| 140 |
Последующие действия налогового агента
Заполненная в годовом отчете 6-НДФЛ строка 080 потребует от налогового агента еще одного действия — подготовить и отправить сообщение о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Такие сообщения отправляются:
- налоговикам;
- всем физическим лицам, которым в течение года были выплачены доходы, с которых НДФЛ не удержан (письмо ФНС РФ от 16.11.2016 № БС-4-11/21695@).
При исполнении этой обязанности необходимо придерживаться следующих правил:
- для сообщения применять спецформу — для этого оформить справку о доходах физлица по форме 2-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@);
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Форма справки 2-НДФЛ была обновлена.
- в справке формы 2-НДФЛ проставить в поле «Признак» цифру 2 и в разделе 5 заполнить строку, предназначенную для отражения неудержанного НДФЛ;
- не опоздать с сообщением — его необходимо отправить по указанным адресам не позднее 1 марта после окончания календарного года (п. 5 ст. 226 НК РФ).
2-НДФЛ с признаком 2 за 2018 год нужно отправить не позднее 01.03.2019. Образец заполнения см.
И не забудьте, что ФНС и Минфин рекомендуют продублировать справки 2-НДФЛ с признаком 2, но уже с признаком 1 и в срок до 1 апреля следующего года.
Если вовремя отправить сообщения не получилось, налоговики могут наказать:
- руководителя — штрафом от 300 до 500 руб. (ст. 15.6 КоАП);
- компанию — штрафом в размере 200 руб. за каждое просроченное сообщение (ст. 126 НК РФ).
Что указывать в строке 080 при переходящей зарплате
Зачастую заработная плата за месяц выплачивается только в следующем месяце в пределах периода, указанного в коллективном договоре. И это абсолютно нормальная ситуация. При этом не должно возникать никакой путаницы.
Но бухгалтеры, боясь представить недостоверные сведения в ИФНС, намеренно указывают в строке 080 6-НДФЛ с начисленной в последнем месяце квартала зарплаты, которая была выплачена сотрудникам только в следующем месяце. Ведь на конец квартала НДФЛ не был удержан, т. к. моментом удержания налога считается выплата зарплаты.
Но это ловушка. В этом случае строка 080 в 6-НДФЛ остается нетронутой. Таково мнение налоговых органов (письмо ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8609).
Объясняется это тем, что обязанность по удержанию налога у организации возникает не в месяце начисления зарплаты, а в следующем, при непосредственной выплате денежных средств сотрудникам.
Основные нюансы заполнения разд. 2 формы 6-НДФЛ
В этом разделе расчета приводятся только те доходы, НДФЛ с которых был удержан и перечислен в бюджет в течение последних трех месяцев периода, за который подается расчет. Значит, в данном разделе не надо показывать суммы доходов нарастающим итогом с начала года (Письмо ФНС РФ от 08.06.2016 № БС-4-11/10170@).
Обратите внимание:
Если доход получен в течение последних трех месяцев, за которые подается расчет, но установленный Налоговым кодексом срок перечисления НДФЛ с этого дохода еще не наступил, данный доход в разд. 2 не отражается. Этот доход и удержанный с него НДФЛ показываются в разд. 2 расчета 6-НДФЛ за период, в котором налог должен быть перечислен в бюджет. Так, в Письме ФНС РФ от 05.04.2017 № БС-4-11/6420@ сказано: если налоговый агент производит операцию в одном периоде представления расчета, а завершает ее в другом периоде, данная операция отражается в том периоде, в котором она завершена. При этом операция считается завершенной в периоде представления расчета, в котором наступает срок перечисления налога в соответствии с п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ. Аналогичные разъяснения даны в Письме ФНС РФ от 25.01.2017 № БС-4-11/1249@.
Пример 1
Сотруднику была выплачена заработная плата за июнь 30.06.2017, при этом НДФЛ с нее должен быть перечислен в бюджет не позднее 03.07.2017 (01.07.2017 и 02.07.2017 – выходные дни). Как заполнить расчет 6-НДФЛ за полугодие?
Если удержанный с заработной платы НДФЛ перечислен в бюджет 30.06.2017, заработная плата и НДФЛ с нее не будут отражаться в разд. 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие. В расчете за полугодие будут показаны:
- по строке 020 – заработная плата за январь – июнь;
- в разделе 2 – заработная плата за апрель – май. Заработная плата за июнь попадет в разд. 2 расчета 6-НДФЛ за девять месяцев.
Итак, разд. 2 расчета по форме 6-НДФЛ содержит несколько строк, в которых фиксируются:
- по строке 100 – дата фактического получения доходов, отраженных по строке 130. Данная строка заполняется с учетом положений ст. 223 НК РФ;
- по строке 110 – дата удержания налога с суммы фактически полученных доходов, показанных по строке 130. Эта строка заполняется с учетом положений п. 4 ст. 226 и п. 7 ст. 226.1 НК РФ;
- по строке 120 – дата, не позднее которой должна быть перечислена сумма налога. Данная строка заполняется с учетом положений п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ. При этом следует помнить, если эта дата выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, указывается ближайший следующий за ним рабочий день. Например, если срок перечисления НДФЛ приходится на 30.04.2017 (воскресенье), по строке 120 проставляется дата «02.05.2017» (01.05.2017 – праздничный день) (письма ФНС РФ от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@, от 16.05.2016 № БС-4-11/8568@);
- по строке 130 – обобщенная сумма фактически полученных доходов (без вычитания суммы удержанного налога) в указанную по строке 100 дату;
- по строке 140 – обобщенная сумма удержанного налога в отраженную по строке 110 дату.
Что указывать в строке 080 при переходящей зарплате
Зачастую заработная плата за месяц выплачивается только в следующем месяце в пределах периода, указанного в коллективном договоре. И это абсолютно нормальная ситуация. При этом не должно возникать никакой путаницы.
Но бухгалтеры, боясь представить недостоверные сведения в ИФНС, намеренно указывают в строке 080 6-НДФЛ с начисленной в последнем месяце квартала зарплаты, которая была выплачена сотрудникам только в следующем месяце. Ведь на конец квартала НДФЛ не был удержан, т. к. моментом удержания налога считается выплата зарплаты.
Но это ловушка. В этом случае строка 080 в 6-НДФЛ остается нетронутой. Таково мнение налоговых органов (письмо ФНС РФ от 16.05.2016 № БС-4-11/8609).
Объясняется это тем, что обязанность по удержанию налога у организации возникает не в месяце начисления зарплаты, а в следующем, при непосредственной выплате денежных средств сотрудникам.
Предназначение строки 080 в налоговой декларации 6-НДФЛ
Строка «080» в отчете 6-НДФЛ фигурирует далеко не всегда, так как необходимость ее заполнения будет зависеть от ситуации. «Сумма налога, неудержанная налоговым агентом» — точное название строки «080», — не намекает на возможность сохранения налогоплательщиками своего полного заработка, что противоречило бы пункту 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Каждый налоговый агент, он же работодатель, обязан производить своевременное исчисление, удержание и перечисление подоходного налога трудоустроенных физических лиц в пользу государственного бюджета. Заполнение строки «080» — мера, сопряженная с определенными «рабочими» обстоятельствами.
Строка «080» выполняет следующие функции в отчете по форме 6-НДФЛ:
- установление факта намеренной неуплаты подоходного налога в пользу государственной казны;
- установление обоснованной причины, если таковая имела место быть;
- отражение размера неудержанного НДФЛ.
Законным основанием к тому, чтобы не удерживать НДФЛ с доходов физических лиц, является:
- Выплата дохода сотруднику в натуральном виде, или в качестве подарка, при отсутствии денежных выплат на протяжении календарного года.
- Получение сотрудником организации дохода в виде материальной выгоды (например, с беспроцентного займа), размер которого недостаточен для полного или частичного удержания НДФЛ.
Стоит отметить, что заработная плата переходящая из одного отчетного периода (квартала) в другой, не является «неудержанным налогом». Показатели по такой выплате найдут свое отражение в декларации 6-НДФЛ за следующий квартал, и занесение этих данных в строку «080» будет считаться грубой ошибкой (Письмо ФНС РФ No БС-4-11/9194 от 24 мая 2021 года).
Что расскажут сведения из графы 080
Восьмидесятую графу включили в бланк, чтобы проинформировать инспекцию о факте невозможности удержать часть налогов, отразить сумму, о которой идёт речь. Указывается итоговая сумма не удержанного налога за выбранный период. Только для этого нужна графа 080.
Этими данными смогут оперировать налоговые инспекторы при составлении статистики, внутренних отчётов своего ведомства. Если сумма будет увеличиваться в будущем и это заранее известно, всё равно надо указать цифру, соответствующую положению дел на момент отправки формы. Останется ли ситуация такой, как прогнозируется, можно лишь догадываться. Новую цифру, с учётом изменений, роста или уменьшения, указывают в следующем отчётном периоде. В этом случае будет принят 6 НДФЛ, строки 080 заполнение не закончится корректированием всего документа.
Когда не обойтись без уточняющего отчёта
Сотрудники предприятия редко получают зарплату в конце отработанного месяца. В начале или середине, в третьей декаде — классический случай. Налог переносится на следующий месяц. Легко допустить, что строчка 080 его отражает. Но это ошибка, что подтверждается письмом ФНС № БС-4-11/9194 от 24.05.16. Действительно, вычет отсрочен во времени, перенесён на следующий месяц, но это не значит, что в строке 080 надо эти сведения указать. Есть пункт 020 для дохода, 040 для предоставления сведений о налоге, который нужно удержать, в НДФЛ. Строка 080 в 6-НДФЛ остаётся незаполненной.
Годовой и квартальный отчёт заполняется по этим же правилам. Цифра в 070 может не совпадать с той, что в 040. Строка 080 в 6 НДФЛ, когда заполняется в 2019, будет содержать сведения за 2018.
Понять значение строки 080 формы 6-НДФЛ и всех других строчек, помогает приказ ФНС РФ № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015. Из этого документа следует, что ошибкой будет внесение сведений о разных сотрудниках в индивидуальном порядке, указание нескольких цифр одновременно. Отражается всегда одна, общая цифра. Помимо того, что надо отправить в ФНС уточняющий бланк, если сведения не в той графе указаны или другая неточность присутствует, в обязательном порядке требуется отправить сообщение о невозможности удержать налог всем заинтересованным сторонам (НК РФ, ст. 226, п.5).
Порядок заполнения 6-НДФЛ с образцами и примерами
Если не уложиться в срок до 30 апреля, то за несвоевременное представление расчета 6-НДФЛ за 1 квартал налоговая инспекция может наложить штрафные санкции согласно п. 1.2 ст. 126 НК РФ. За каждый месяц просрочки, в том числе неполный, придется заплатить по 1 000 руб.
Оштрафовать могут и руководителя организации по ст. 15.6 КоАП РФ. Размер штрафа – от 300 до 500 руб.
Кроме этого, за несдачу 6-НДФЛ налоговики имеют право заблокировать расчетный счет юрлица или предпринимателя (п. 3.2 статьи 76 НК РФ). Счетом не позволят распоряжаться, пока расчет не будет представлен в ИФНС.
Подается расчет 6-НДФЛ всеми налоговыми агентами по окончанию каждого квартала. В 2021 году сроки такие:
- за I квартал — до 30 апреля 2021 года
- за полугодие — до 31 июля (2 августа) 2021 года
- за девять месяцев — до 31 октября (1 ноября) 2021 года
- за год — до 1 апреля 2022 года
Если крайняя дата приходится на выходной или праздник, подать расчет нужно не позднее следующего рабочего дня.
Налоговые агенты, подающие расчет в отношении 25 и более застрахованных лиц, обязаны сдавать его в электронном виде по ТКС.
Все прочие могут выбирать форму (на бумаге или в электронном виде) на свое усмотрение.
Какие строки 6-НДФЛ заполняются нарастающим итогом
С 2021 года строки 6-НДФЛ, в которых показатели накапливают значения от периода к периоду в течение календарного года, располагаются во 2-м разделе и отражают:
- начисленные доходы (стр. 110-113);
- количество физлиц — получателей доходов (стр. 120);
- сумму предоставленных налоговых вычетов (стр. 130);
- сумму НДФЛ: начисленную (стр. 140), удержанную (стр. 160), не удержанную (стр. 170), излишне удержанную (стр. 180), возвращенную (стр. 190);
- фиксированный аванс (стр. 150).
В форме до 2021 года нарастащим итогом заполняли показатели в 1-м разделе отчета:
- обобщенные суммы начисленного дохода (стр. 020, 025);
- совокупную величину налоговых вычетов (стр. 030);
- исчисленный (стр. 040, 045) и удержанный (стр. 070) НДФЛ;
- количество физлиц (стр. 060);
- НДФЛ, не удержанный налоговым агентом (стр. 080) и возвращенный физическим лицам на основании ст. 231 НК РФ (стр. 090).
На этом перечень «нарастающих» строк в 6-НДФЛ заканчивается — все суммовые строки 1-го раздела НДФЛ-отчета (до 2021 года — 2-го раздела) представляют собой не что иное, как квартальную календарную и суммовую детализацию доходов и НДФЛ. Охват показателей здесь ограничен тремя месяцами отчетного периода, и о нарастающем характере их формирования речь не идет.