Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Удержание за использованный авансом отпуск при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Налоговый кодекс РФ не предусматривает налогообложение на компенсационные выплаты. Однако на возмещение неиспользованного отпуска подоходный налог возлагается (только этот случай является исключением), так как такая выплата считается отдельным видом дохода.
Как рассчитать размер излишне выплаченных отпускных при увольнении
Расчет удержания за отпуск при увольнении производится с использованием следующей формулы:
УДНО = (ДФО − ДОС) × ЗСД,
где:
УДНО — удержание за дни неиспользованного отпуска;
ДФО — количество фактически отгулянных отпускных дней;
ДОС — количество положенных в соответствии с отпускным стажем дней отпуска;
ЗСД — среднедневной заработок, рассчитанный на момент выплаты отпускных.
Этапы расчета промежуточных показателей:
- Для расчета показателя ДОС необходимо разделить на 12 положенное по закону или трудовому договору количество отпускных дней за рабочий год (минимум — 28 дней). Затем получившееся значение следует умножить на количество фактически отработанных месяцев. Если полученное количество дней оказалось дробным числом, то оно округляется в пользу сотрудника (письмо Минздравсоцразвития «О порядке определения количества отпускных дней…» от 07.12.2005 № 4334-17).
- ЗСД рассчитывается в порядке, определенном ч. 4 ст. 139 кодекса, с учетом поправки на фактически отработанное время, если оно не достигает 12 месяцев (п. 6 положения, утв. правительственным постановлением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922).
Когда действует запрет на удержание отпускных
Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст. 137 кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:
- отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
- сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
- восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
- призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);
- признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
- наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
- смерти ИП-работодателя.
Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.
Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т. к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались. Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтрудом СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила).
Как работодателю оформить возврат
Удержание и возврат суммы за неотработанный отпуск производится при расчете с сотрудником в день его увольнения.
Чтобы определить, сколько трудящийся остается должен за недоработанный период, необходимо рассчитать количество месяцев и дней, проработанных в организации, и количество не отработанных им дней до окончания рабочего года.
Рассчитать количество календарных дней, за которые отпускные выплачены авансом, можно следующим способом:
- Разделить количество отпускных дней на 12 месяцев и умножить на количество проработанных месяцев на предприятии.
- От количества дней отпуска на время действия трудового договора отнять получившееся число в первом случае.
При подсчете количества месяцев число можно округлить. Если последний месяц был отработан менее чем на половину, то он не учитывается, если на половину и больше, то считается как один отработанный месяц.
Получившееся число неотработанных дней также разрешается округлять до целого числа. Делать это необходимо в пользу работника.
Согласно ТК, администрация наделена правом удержать из заработка работника суммы сверх выданных ему отпускных. Весь долг можно удержать в полном объеме, но с любой из выплат можно снимать не свыше 20% от нее.
Налоговые особенности
Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными. Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию.
С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.
При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения. Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно.
Когда удержание за неотработанный отпуск при увольнении запрещено
В исключительных ситуациях удержания за неотработанные дни отпуска запрещены. Запрет зависит от поводов для увольнения.
Если сотрудник подал заявление на увольнение сам, руководство может компенсировать неотработанные дни отпуска. Но незаконно требовать возврата отпускных, когда увольнение вызвано одной из таких причин:
- Человека призывают в армию.
- Увольняющийся больше не справляется с работой по состоянию здоровья, что подтверждается медицинской выпиской, и не переводится на другую позицию.
- Человек попал под увольнение из-за сокращения, ликвидации компании или закрытия ИП.
- Сотрудник не согласен продолжать работу после смены руководства.
- Работник заменял отсутствующего сотрудника, который вернулся к должности.
- Увольнение случилось из-за чрезвычайных обстоятельств.
Удержания из заработной платы работников
- по исполнительному листу. Например, выплата алиментов;
- погашения задолженности перед организацией (по решению работодателя с письменным уведомлением работника);
- погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных подотчетных сумм, либо в случае непредоставления подтверждающих расходы документов;
- при досрочном расторжении трудового договора, работник возмещает затраты работодателя, связанные с обучением работника, пропорционально недоработанному сроку (согласно договору обучения);
- возмещения не отработанного аванса, выданного работнику в счет заработной платы;
- в иных случаях при наличии письменного согласия работника.
Рекомендуем прочесть: На Каком Основании Я Имею Право Поставить Бесплатную ПломбуВ случае порчи работником имущества предприятия, работодатель имеет право на удержание суммы ущерба с заработной платы, предварительно уведомив письменно об этом работника. При этом размер суммы взыскания не может быть увеличен в одностороннем порядке работодателем.
Надо ли возвращать деньги за предоставленный авансом ежегодный отдых?
Изменим условия нашего примера. Выплаты работнику при увольнении равны 10 000 руб., а отпускные за неотработанные дни отпуска — 20 000 руб. Общая сумма отпускных, выплаченных работнику, — 60 000 руб.
В такой ситуации сумма на руки составит 8700 руб. (10 000 руб. – 10 000 руб. х 13%), и удержать из нее компания может только 1740 руб. (8700 руб. х 20%). Соответственно, за работником остается долг в размере 15 660 руб. (20 000 руб. – 20 000 руб. х 13% – 1740 руб.). Работник добровольно согласился вернуть долг.
Все сказанное выше в отношении удержанных сумм отпускных за неотработанные дни справедливо и для ситуации, когда работник добровольно возвращает долг. То есть компания должна провести корректировку отпускных в периоде их начисления и представить за этот период уточненный расчет 6-НДФЛ.
При каких условиях могут появиться неотработанные дни отпуска
ТК определяет, что возможность получить ежегодный оплачиваемый отпуск у каждого сотрудника возникает только после того, как он будет трудиться в компании не меньше 6 месяцев. Причем взять он может сразу полный период. Однако, если в дальнейшем у него возникнет желание произвести увольнение, то от него потребуется вернуть денежные средства, которые были выданы за неотработанные дни отдыха.
Закон обязывает каждого работодателя перед началом нового года оформлять и вводить в действие график отпусков на будущий период. В случае, если сотрудник отправляется отдыхать сразу в начале года, то может создаться прецедент, что отпуск будет начислен фактически авансом за весь будущий год.
Ведь перед тем, как отпустить работника отдыхать, кадровик производит расчет даты, по которую предоставляется время отпуска. В этом случае действует правило, что каждый полный месяц дает право на 2,33 дня оплачиваемого отдыха.
Помимо основного периода, законом либо внутренними нормативными актами еще может предоставляться дополнительный отпуск.
Поскольку отдых сотруднику уже предоставлен, но фактически данные дни еще не отработаны, то при увольнении бухгалтеру придется произвести удержание отпускных при увольнении использованных авансом.
Случаи, когда отпуск может быть предоставлен работнику авансом
Такая ситуация может возникнуть, например, когда работник только пришёл работать в организацию, и ему предоставляется отпуск раньше того, как он отработает в ней полгода. Согласно Трудовому кодексу РФ, по общему правилу отпуск предоставляется через шесть месяцев после начала работы сотрудника в компании, однако если работодатель не против, отпуск может быть предоставлен и раньше. Очевидно, что в таком случае сотрудник ещё не отработал свои дни отпуска, поэтому, если он уволится прежде чем он это сделает, работодатель окажется в минусе.
Помимо этого, если между работником и работодателем сложились доверительные отношения, сотрудник при желании может получить отпуск авансом сразу за следующий год. Работодатель в таком случае обоснованно рассчитывает, что сотрудник отработает его в следующем году, и никаких проблем не возникнет. Соответственно, если работник увольняется, что он может сделать в любой момент, это также порождает проблемы.
Как работодателю оформить возврат
Удержание и возврат суммы за неотработанный отпуск производится при расчете с сотрудником в день его увольнения.
Чтобы определить, сколько трудящийся остается должен за недоработанный период, необходимо рассчитать количество месяцев и дней, проработанных в организации, и количество не отработанных им дней до окончания рабочего года.
Рассчитать количество календарных дней, за которые отпускные выплачены авансом, можно следующим способом:
- Разделить количество отпускных дней на 12 месяцев и умножить на количество проработанных месяцев на предприятии.
- От количества дней отпуска на время действия трудового договора отнять получившееся число в первом случае.
При подсчете количества месяцев число можно округлить. Если последний месяц был отработан менее чем на половину, то он не учитывается, если на половину и больше, то считается как один отработанный месяц.
Получившееся число неотработанных дней также разрешается округлять до целого числа. Делать это необходимо в пользу работника.
Когда появляются неотработанные отпускные?
Понять механизм появления неотработанных отпускных поможет следующий пример.
Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2020, а в январе 2021 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ст. 122 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью. Длительность его отпуска составила 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).
Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».
Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода.
Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П. Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).
Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска.
Пошаговая инструкция по расчету долга работника, отгулявшего авансом
Используют следующий механизм:
- Определяют количество неотработанных дней отпуска. За полностью отработанный месяц сотрудник получает 2,33 отпускных дня.
Важно! Если за месяц отработано меньше 14 дней, то этот месяц не учитывают вообще, а если больше — округляют до целого.
Чтобы понять, сколько из предоставленных отпускных дней увольняющийся получил незаслуженно, надо:
- количество отработанных месяцев (обязательно целое число) умножить на 2,33;
- полученное число вычесть из ранее предоставленных дней отпуска;
- оставшаяся разница — дни, за которые организация может удержать деньги.
Отгуляв отпуск авансом, работник увольняется: как удержать излишне выплаченные отпускные и заплатить налоги
Ежегодный оплачиваемый отпуск полагается за фактически отработанное время. Но трудовое законодательство не запрещает предоставить отпуск авансом, то есть до того момента, когда у работника возникнет соответствующее право. Сотрудник должен будет отработать «авансовые» дни отпуска.
Если же он увольняется, не отработав период, за который уже использовал отпуск, возникает вопрос о возврате ранее начисленной сумме отпускных.
Статья 137 Трудового кодекса РФ дает организациям право вернуть излишне выплаченные отпускные путем удержания из заработной платы, выдаваемой сотруднику при увольнении. Но нужно помнить об ограничении, предусмотренном в статье 138 ТК РФ.
Из этой нормы следует, что размер удержаний не может составлять более 20 процентов зарплаты.
Таким образом, работодатель вправе без какого-либо специального согласия со стороны работника вычесть из его последней зарплаты часть неотработанных отпускных в пределах 20 процентов причитающихся ему сумм.
Если излишне выплаченные отпускные превышают 20 процентов от суммы начисленной зарплаты или последней зарплаты сотрудника недостаточно, чтобы удержать переплату, придется заручиться его согласием на возврат всей суммы задолженности.
Для этого нужно получить с работника заявление, в котором он подтвердит, что не оспаривает основания и размер удержания. В противном случае вернуть излишне выплаченные отпускные можно будет только через суд.
Обратите внимание
Правда, есть мнение, что работодатель не вправе обращаться в суд с таким иском (об этом см. ниже).
Обратите внимание. При расчете суммы, подлежащей удержанию, нужно учитывать среднедневной заработок, по которому ранее исчислялись отпускные. Определять среднедневной заработок, исходя из расчетного периода, предшествовавшего дню увольнения, нельзя. Ведь при таком подходе может получиться, что с работника будет удержано больше (или меньше), чем сумма отпускных, которую он получил.
В некоторых ситуациях работодатель вовсе не сможет реализовать свое право на удержание. Например, увольняется сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. В этом случае к моменту увольнения у нее не будет зарплаты, из которой можно было бы удержать излишне выплаченные отпускные. Соответственно, компания не сможет применить статью 137 ТК РФ.
Похожие записи: