Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Дистанционная работа 2021 — прием и оформление работника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бессрочный ТД – это документ, в котором не прописываются и не устанавливаются сроки действия. Он считается самым популярным и востребованным. Нередко случаются ситуации, когда обе стороны продолжают сотрудничество и в результате договор становится бессрочным.
о дистанционной работе (с дистанционным работником)г. «» 2023 г. в лице , действующего на основании , именуемый в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны, и гр. , паспорт: серия , № , выданный , проживающий по адресу: , именуемый в дальнейшем «Дистанционный работник», с другой стороны, именуемые в дальнейшем «Стороны», заключили настоящий договор, в дальнейшем «Договор», о нижеследующем:
Организация труда и режима работы дистанционных работников
При отправке работника на временную или постоянную дистанционку работодатель обязан предоставить ему все, что нужно для выполнения работы — оборудование, средства защиты информации, программно-технические средства и т.д. Сотрудник может использовать свои или арендованные средства, но в этом случае работодатель компенсирует ему все расходы.
Ранее удаленные сотрудники самостоятельно принимали решение, когда они работают и отдыхают, если в трудовом договоре не указывалось иное. На данный момент правила работы дистанционных сотрудников можно указать в трудовом договоре, допсоглашении к нему, колдоговоре, внутреннем нормативном документе. Эти правила связаны с:
- режимом рабочего времени;
- условиями и механизмом вызова сотрудника на стационарное рабочее место или его выхода по своей инициативе;
- порядком передачи работником результатов трудовой деятельности и отчета по ней по запросу работодателя;
- механизма предоставления отпуска постоянному дистанционному сотруднику. Когда такая работа имеет временный характер, сотрудник отдыхает по общим правилам.
Обмен документами и использование электронных подписей
Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.
По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:
- трудового договора и допсоглашений к нему,
- договора о материальной ответственности,
- ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.
Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости 2. Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке»,…
Взаимодействие с работодателем
В целях исключения разного рода споров и разногласий по поводу того, как именно должен трудиться и отчитываться о выполняемой работе дистанционный сотрудник, поправки вносят в ТК РФ нормы о порядке взаимодействия удаленных работников и их работодателей (будущие ч. 3-5 ст. 312.4 ТК РФ).
Порядок взаимодействия должен устанавливаться локальным нормативным актом работодателя.
Данный порядок должен предусматривать конкретное время выполнения дистанционным работником трудовой функции в пределах рабочего времени. Например, с 8 часов до 5 часов с 10-минутными перерывами каждый час и перерывом на обед с 13 до 14 часов.
Во время выполнения трудовой функции (не во время перерывов) сотрудник должен оставаться на связи. То есть он должен иметь возможность отвечать на звонки, электронные письма и прочие запросы работодателя.
При этом в порядке взаимодействия необходимо оговорить срок, в течение которого дистанционный работник обязан реагировать на запросы работодателя, связанные с выполнением трудовой функции.
Работник не обязан отвечать на запросы работодателя, сделанные в любой форме, вне времени, установленного порядком взаимодействия.
Если порядок взаимодействия не был согласован сторонами трудового договора о дистанционной работе либо работник не был ознакомлен с ним, то его нельзя привлечь к ответственности за несвоевременный ответ или отсутствие ответа на запросы работодателя.
Отдельно поправки оговаривают, что в случае производственной необходимости работодатель может с согласия работника привлечь его к выполнению трудовой функции вне времени, установленного порядком взаимодействия. Но такую работу нужно будет оплачивать как сверхурочную.
Как принять на работу дистанционного работника
Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
При заключении трудового договора путем обмена электронными документами предусмотрен ряд специальных условий (права и обязанности сторон):
— лицо, поступающее на работу, может предъявить работодателю в электронной форме документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено законодательством. Нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе необходимо представить только по требованию работодателя (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— работник вправе обратиться с письменным заявлением о предоставлении ему экземпляра трудового договора на бумажном носителе. Работодатель обязан направить его не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— лицо, впервые заключающее трудовой договор, самостоятельно получает документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Дистанционный режим работы
Режим рабочего времени дистанционному работнику целесообразно установить в коллективном договоре, ЛНА, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему).
Если в этих документах не предусмотреть иное, работник установит режим по своему усмотрению (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ). Перечисленными документами для временной дистанционной работы можно также определить:
— продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— условия и порядок вызова дистанционного работника для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— условия и порядок выхода на работу дистанционного работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
В рабочее время включается время взаимодействия дистанционного работника с работодателем (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Порядок предоставления дистанционному работнику отпуска зависит от условий работы. Если он выполняет ее на постоянной основе, отпуск предоставляется в порядке, определенном коллективным договором, ЛНА, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором в соответствии с ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права.
Если дистанционная работа выполняется временно, отпуск предоставляют в порядке, предусмотренном гл. 19 ТК РФ (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Понятие дистанционной работы
8 декабря 2020 г. президент РФ Путин В.В. подписал Закон РФ № 407-ФЗ. Этим правовым актом были внесены поправки в гл. 49.1 ТК РФ. Она законодательно устанавливает график взаимодействия нанимателя с сотрудниками на дистанционке.
Согласно Закону РФ № 407-ФЗ, такие юридические термины, как дистанционка, удаленка и выполнение должностных обязанностей на дистанционке, стали близкими по значению словами. Под дистанционной работой понимается выполнение установленных контрактом (трудовым договором) должностных обязанностей:
- вне того места, где расположена компания (организация) работодателя по своему юридическому адресу;
- вне филиала (представительства) организации;
- вне другого структурного подразделения компании, завода (включая находящиеся в другом регионе РФ);
- вне своего постоянного места работы, на котором ежедневно находится сотрудник. Под постоянным рабочим местом понимается офисный кабинет (место у станка на заводе).
Появился новый документ — РВПО
С 1 января 2023 года принимать на работу иностранцев, которые учатся по очной форме в государственных образовательных или научных организациях можно вне квоты (п. 5 ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 357-ФЗ).
В целях получения образования, иностранцы-студенты могут получить разрешение на временное проживание в РФ, а также возможность оформить вид на жительство вне зависимости от времени нахождения в России на основании разрешения на временное проживание.
Поскольку право на временное или постоянное проживание в РФ позволяет иностранным работникам трудоустраиваться вне квоты (ч. 4 ст. 13 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ), то для привлечения их к работе не потребуется разрешение от МВД.
При приёме на работу иностранцы-студенты могут представить новый документ — разрешение на временное проживание в целях получения образования (РВПО). Его реквизиты нужно указать в трудовом договоре (ст. 1 Закона от 14.07.2022 № 349-ФЗ).
Справка! РВПО — это разрешение на временное проживание в России в упрощённой форме для иностранцев, проходящих обучение по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, специалитета, магистратуры, ординатуры, ассистентуры-стажировки или по программе подготовки научных и научно-педагогических кадров в аспирантуре (адъюнктуре).
РВПО выдаётся по заявлению иностранного гражданина на срок обучения в государственной образовательной или научной организации и последующие 180 календарных дней. По истечении срока действия РВПО или его аннулирования, трудовой договор с сотрудником следует расторгнуть.
Временного дистанционного сотрудника теперь можно вызвать в офис
Прежняя редакция норм, регулирующих дистанционный труд, не предполагала приезд дистанционных работников в офис. В законе просто не была предусмотрена такая возможность. Для посещения офиса кадровым службам приходилось оформлять командировку, со всеми соответствующими выплатами и изданием необходимых документов.
Теперь условия вызова дистанционного сотрудника в офис можно прописать в локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении к трудовому договору. Это значительно упрощает документооборот в компании, тем более что на практике удаленные сотрудники обычно и сами понимают необходимость время от времени работать из офиса. Сейчас у них есть такая возможность.
Однако действие статьи распространяется только на временных дистанционных сотрудников, это нужно учитывать кадровикам при оформлении сотрудника на «удаленку».
Почему не стоит договариваться о дистанционке исключительно устно?
«В трудовом договоре обязательно должно быть прописано место работы. Если речь идет не о дистанционных сотрудниках, то в качестве места работы, как правило, пишут наименование работодателя и населенный пункт, например ООО “Ромашка”, г. Москва. В Трудовом кодексе есть ряд норм, из которых следует, что работник должен приходить на рабочее место и выполнять там свои обязанности. Из этого можно сделать вывод: если сотрудник не появляется на рабочем месте в ООО «Ромашка», то это прогул. Возможность выполнять работу в ином месте, отличном от того, которое указано в трудовом договоре, оформляется командировкой», — говорит юрист, эксперт по трудовому праву, член Палаты налоговых консультантов РФ Валентина Яковлева.
Эксперт отмечает, что устные договоренности имеют место в небольших компаниях: работник может попросить руководство разрешить ему поработать из дома. «Но с точки зрения закона это все должно оформляться: либо отсутствие как прогул, либо как командировка, даже если он работает дома или сидит за компьютером в каком-то кафе», — объясняет Яковлева.
Для дистанционных сотрудников, говорит эксперт, место работы может быть вообще не указано, поскольку оно может быть плавающим. «Работник может работать как дома, так и в кафе или где-нибудь за рубежом. Но обязательно указывается наименование работодателя. Если такому работнику нужно будет приехать в офис, то это тоже оформляется как командировка. Такой вывод следует из Трудового кодекса», — говорит юрист.
Неизвестная история и проза капитала
На фоне конституционно значимых проблем внутренней миграции выводы Правительства РФ о причинах низкой трудовой мобильности, изложенные в Государственной программе Российской Федерации «Содействие занятости населения» (распоряжение Правительства РФ от 22.11.2012 N 2149-р), представляются скорее организационно-административного, но не системного характера. Как показала Правительству РФ практика, основные причины такой характеристики рынка труда в России кроются в:
- «недостаточной информированности о возможностях трудоустройства и обустройства с членами семьи в других субъектах Российской Федерации;
- отсутствии необходимой инфраструктуры для приема российских мигрантов (жилья, детских садов, медицинских учреждений);
- неразвитости механизмов организованного набора российских граждан для работы при планировании и реализации крупных инвестиционных проектов;
- недостаточно скоординированной работе органов государственной власти субъектов Российской Федерации, работодателей и частных рекрутинговых агентств в части предложения работы, переезда и трудоустройства российских граждан, желающих работать за пределами места своего проживания;
- отсутствии гибкости механизма государственной поддержки российских граждан, желающих либо временно осуществлять трудовую деятельность в других субъектах Российской Федерации, либо переселиться совместно с членами семьи в другой субъект Российской Федерации ввиду отсутствия работы по специальности».
По наблюдениям Правительства РФ, с 2005 года имело место незначительное увеличение межрегиональной миграции (из одного региона в другой): в 2005 году — 815,7 тыс. человек, в 2008 году — 862,5 тыс. человек, в 2010 году — 874,7 тыс. человек. Поскольку географические уточнения в Государственной программе не приводятся, можно предположить, что фокус аналитики приходился на крупные мегаполисы и проблемные регионы.
К 2011 году Правительство РФ осознало и то обстоятельство, что на фоне растущей внешней миграции у внутренней миграции практически не остается шансов. Низкая территориальная мобильность рабочей силы признается препятствующей эффективному использованию собственных трудовых ресурсов, и, поскольку окончательно констатируется преждевременность либерализации в Российской Федерации института регистрации, а дифференциация рынков жилья и условий оплаты труда увеличивается, крупный бизнес, помня «казус Пикалево», переключает внимание Правительства РФ и Президента РФ на дистанционную занятость и таким образом упреждает возложение на него новой нагрузки по спасению «моногородов». Под эгидой «перехода к инновационной экономике (реструктуризации и диверсификации отраслей экономики)», «быстрого развития информационных технологий» и «расширения сферы услуг» крупный бизнес и Правительство РФ представляют Президенту РФ идею организации работы вне места расположения работодателя, то есть без затрат работодателя на создание рабочих мест. В результате первоначальные устремления изменить структуру миграции (в большей степени задействовать внутреннюю) трансформируются в идею создания удобных и для работодателей, и для работников условий использования и реализации трудового потенциала без изменения места жительства последних.
Рис. 1. Места выполнения трудовой функции дистанционным работником
Проектируя в трудовом договоре о дистанционной работе условие о месте выполнения трудовой функции, необходимо учесть следующие обстоятельства. Первое — любое более или менее конкретное определение места выполнения трудовой функции в трудовом договоре, как посредством приведения точного почтового адреса, так и путем указания статуса (принадлежности) помещения, объекта, территории, сопряжено с рисками квалификации этого места как находящегося под косвенным контролем работодателя. Из этого следует второе обстоятельство: будучи зафиксированным в трудовом договоре о дистанционной работе, условие о конкретном месте выполнения трудовой функции может быть изменено только посредством внесения в трудовой договор соответствующих изменений в установленном порядке, то есть путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору.
Поскольку контроль работодателем присутствия работника на «дистанционном» месте лишен смысла (попытки работодателя администрировать работу работника могут быть оценены как имеющие признаки установления косвенного контроля, какового быть не должно в силу части первой статьи 312.1 Трудового кодекса РФ), в большинстве случаев конкретизация места выполнения трудовой функции в трудовом договоре о дистанционной работе будет излишней.
Оформление прекращения трудового договора
Главная особенность оформления прекращения трудового договора с дистанционным работником по основаниям, предусмотренным в трудовом договоре о дистанционной работе, — аккуратность и педантичность работодателя при реализации условий трудового договора, не только в части сбора информации (доказательств) о наличии обстоятельств, определенных в качестве основания расторжения трудового договора, но и в выполнении процедур заблаговременного уведомления работодателем о принятом решении (если таковое предусмотрено трудовым договором), в предоставлении дистанционному работнику обещанных в трудовом договоре гарантий (например, о выплате выходного пособия в соответствующем размере).
Еще один аспект, о котором речь шла выше, — формулирование записи об основании увольнения в приказе (распоряжении) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме N Т-8 (см. образец, приводимый в разделе «Бумаги» на стр. 81) и перенесении ее в трудовую книжку. Например, в случае увольнения по основанию, предусмотренному в трудовом договоре о дистанционной работе, заключающемуся в утрате дистанционным работником возможности (права) использования (доступа) сети Интернет, запись в трудовой книжке может быть как общей, например:
Права и обязанности по дистанционному договору
Пункт, касающийся прав и обязанностей при удаленной работе, мало отличается от одноименного в типовом трудовом договоре. В контракт добавляются только некоторые пункты. Например, о защите информации с помощью специальных средств. Безопасность необходима, если продукт нанимателя имеет статус секретности — например, изобретения ноу-хау. В такой ситуации в обязанности дистанционного работника входит сохранение тайны о продукте нанимателя, а в обязанности последнего — снабжение сотрудника средствами защиты (например, шифровальной программой).
Другими обязанностями работодателя можно считать:
- оплату труда по договору в оговоренные сроки;
- предоставление ежегодного отпуска;
- оплату интернета, телефона;
- возмещение затрат работника, возникающих при выполнении заданий;
- оплату командировочных, проезда и проживания (если необходимо);
- уплату налогов и страховки.
Работодатель имеет право наказать работника согласно контракту за несвоевременное выполнение заказов, ошибки и погрешности, отсутствие на месте в рабочее время. В трудовом договоре можно прописать, за какие нарушения полагаются штрафы и в каких размерах.
В число обязанностей работника включаются:
- нахождение на рабочем месте в определенные часы;
- составление и предоставление отчетов о работе;
- выполнение правил безопасности на рабочем месте.
Ресурсы, необходимые для работы
В трудовом договоре о работе на удаленке обязательно прописывают пункт об обеспечении сотрудника всем необходимым для выполнения работы (оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации и т. д.). В конце концов, и интернет — это уже головная боль не сотрудника, а работодателя. Во всяком случае, по закону, работодатель должен обеспечить всем необходимым для осуществления профессиональных обязанностей тех, кто работает дистанционно.
Если сотрудник настраивает сам себе производственный процесс на своих ресурсах, тогда ему вместе с зарплатой выплачивают компенсацию. Такой порядок прописан в статье 312.6 Трудового кодекса РФ. Так, за использование своего компьютера работник должен ежемесячно получать к зарплате еще по 2000 рублей.
Кстати, когда руководство компенсирует затраты сотрудника, оно вправе диктовать, какие использовать программно-технические средства.
В большинстве случаев работодатель обеспечивает всем необходимым своих «дистанционщиков» и экономит на аренде офиса.
С учетом того, что такая форма труда узаконена, многим больше не выгодно собирать коллектив в офисе и снимать для этого большие помещения. Тщательно проработанный трудовой договор с дистанционным работником обеспечивает гарантии обеим сторонам.