Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать отчёт о проделанной работе, пример для новичков». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.
Можно ли не предоставлять
Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.
Функции отчета о проделанной работе
Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:
Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.
Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.
Что говорит закон о форме акта приемки
Законодательно установленной формы акта выполненных работ нет, кроме утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 11.11.1999 N 100 форм КС-2 и КС-3. Эти формы разработаны для организаций, работающих в ремонтно-строительной сфере.
Но Постановление не было должным образом опубликовано, следовательно, эти документы не обязательны в использовании. Организации имеют право как пользоваться утвержденными формами, так и самостоятельно разрабатывать свои акты.
Это касается строительства. И если здесь приемочные документы более-менее регламентированы, то в остальных сферах подрядных отношений — полная анархия. Для выстраивания отношений заказчика и исполнителя можно пользоваться статьей ГК РФ 720.
В ней четко разъяснены права и обязанности обеих сторон при приемке. Здесь же указаны некоторые моменты, которые должны содержаться в акте либо ином документе, удостоверяющем прием выполненной работы или услуги.
Акт для бухгалтерского учета
Акты выполненных работ относятся к первичным бухгалтерским проводкам. На их основании производится оплата выполненной работы. При расчете налога на прибыль из налоговой базы организации вычитаются расходы, указанные в акте приемки. Это доказательство правильности уменьшения налоговой базы на сумму понесенных затрат.
Кроме того, акты выполненных работ часто фигурируют в суде при спорах с контрагентами. Срок хранения документа, в соответствии с правилами делопроизводства — 4 года. В течение этого времени его может запросить налоговая для проведения проверки.
Акт выполненных работ обязателен для налоговых режимов: УСН доходы/расходы, ЕСХН. При расчете НДС для вычета этот документ также необходим. В ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа. Если отчетность будет оформлена неправильно, на организацию могут наложить санкции — например, доначислить уменьшенный налог.
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.
Когда нужен и зачем составляется отчет о проделанной работе?
Необходимость составления отчетной документации вводится на каждом предприятии, исходя из внутренних потребностей компании, порядке взаимодействия между подразделениями, между руководством и подчиненными.
Отчет о проделанной работе предоставляется по схеме, принятой в компании. К примеру, рядовые сотрудники отчитываются перед руководителями структурных подразделений, в которых они числятся. Последние, в свою очередь, готовят отчетные сведения по своей работе вышестоящему руководству.
При переводе сотрудников на удаленный режим работы руководство обычно также требует с них предоставлять отчет о выполненны действия за день, неделю или месяц.
Трудовым законодательством, действующим на территории РФ, обязанность предоставления отчета о выполненной работе не установлена. Порядок и правила его оформления устанавливается на каждом предприятии индивидуально.
При этом необходимо учесть, что есть одно исключение. Таковым является ситуация, при которой сотрудник находится в рабочей поездке. По возвращению из командировки руководитель вправе потребовать от работника соответствующий отчет, отказать в предоставлении которого трудящийся не может.
Примеры отчетов о проделанной работе показывают, что писать нужно очень подробно. Все, что представляется мелочью или незначительным телодвижением, может оказаться ключевым элементом в выполнении конкретных функций. Но понимание этого придет только после изучения нескольких написанных отчетов.
Если же работа носит рутинный характер, например, сверка документов и выявление несоответствий, то имеет смысл разработать табличную форму. При этом, опять-таки, вначале таблица должна быть очень подробной и содержать множество граф; со временем отпадет необходимость в некоторых столбцах, и форма отчета примет нормальный (читай — разумный) вид.
В ряде случаев, составляя отчет о проделанной работе (учителя, например), нельзя формально подходить к вопросу самоанализа. Ведь, помимо запланированной учебно-методической нагрузки и изучения необходимого материала, школа занимается и воспитательной деятельностью. Здесь требуется особый подход к составлению документа: необходимо понять причины отставания ряда учеников, найти способы заинтересовать детей своим предметом. И при этом нельзя забывать об успевающих (а то и одаренных) школьниках.
Для правильного составления и минимальных временных затрат необходимо с самого начала определиться, с какой целью и для чего пишется отчет о проделанной работе за год. Назовем самые популярные:
— обоснование реальной пользы от конкретной позиции в организации;
— подтверждение квалификации того или иного сотрудника;
— демонстрация эффективной работы руководству;
— получение финансирования на следующий отчетный период;
— получение согласия на развитие направления (идеи);
— обоснование расходования выделенных ресурсов и финансов и т. п.
Известная формулировка – правильная постановка задачи обеспечивает 50 % решения – работает и в этом случае. Чем лучше мы понимаем, зачем нужен отчет, тем легче нам его написать. Вплоть до того, что документ «для галочки» совершенно не требует от нас творческого подхода. И затрат времени.
Кто и для чего отчитывается
Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.
Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.
В отличие от принятых во многих и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое ключевой показатель эффективности и есть ли выгоды от установления KPI. Используйте эти инструкции бесплатно.
Типичные требования к оформлению
- Текст работы набирается печатным 14 шрифтом на листе формата А4
- Междустрочный интервал – 1,5
- Отступы от края: слева – 25 мм, с остальных сторон по 20 мм
- Рекомендуемый способ выравнивания – по ширине
- Нельзя делать разрывы между абзацами текста
- Применяется валовая нумерация ко всем разделам. Используются исключительно арабские цифры
- Нумерация отсчитывается с титульного листа. На нем номер не ставится
- Приложения нумерации не подлежат
- Темы и названия разделов указываются одной строкой. Точка в конце не ставится
- Переносы слов не допускаются
- Интервал между двумя разделами – 1 строка
- Перечисления даются в виде списков
- Каждая структурная часть отчетной работы начинается на новом листе
- Принятые в тексте сокращения должны сопровождаться расшифровкой и обоснованием
- Если слово имеет общепринятую аббревиатуру-сокращение, сокращать его иначе нельзя
- Стиль написания — научный
- Один термин должен соответствовать единому понятию
- Заголовок к таблице дается сверху по центру или слева рядом с ее номером: «Таблица 1 – заголовок»
- Ко всем таблицам даются ссылки из основной части отчета
- Содержимое ячеек таблицы печатается без отступов
- Интервал между таблицей и следующим за ней текстом – 1 строка
- Сведения, указываемые на титульном листе: место учебы, название специальности и отчетной работы, имена студента и наставника практической работы, город и год сдачи.
Грамотное написание отчета с соблюдением всех тонкостей оформления — задача серьезная и сложная.
Для экономии времени можно выполнить преднастройку Word-документа. Как это сделать, вы можете прочитать здесь.
Представление количественных показателей
В тех случаях, когда отчет состоит в основном из цифровых данных, табличная форма как раз может оказаться очень сложной для восприятия. Сплошной поток цифр буквально утомляет читателя уже через несколько минут. Другое дело — разноцветные диаграммы и графики. Они наглядны, понятны, легкочитаемы.
К каждой диаграмме необходимо дать комментарий. Кроме того, необходимо указать, как взаимосвязаны между собой различные графики; разъяснение причинно-следственных связей еще больше облегчит анализ отчета.
Если во время работы были затрачены материальные ресурсы, не стоит просто перечислять их все. Вместо этого следует указать приобретенные блага. Сухая фраза: «Закуплена офисная техника» зазвучит совершенно по-другому, если написать: «Создано 2 рабочих места, что позволило повысить выработку отдела».
Каждому руководителю хочется знать, не напрасно ли он тратит деньги на найм и оплату труда персонала, приносит ли конкретный сотрудник пользу общему делу или только потребляет ресурсы. Сложность в том, что определить это не всегда просто, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые не участвуют непосредственно в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейере подсчитать легко, то как оценить эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Оставлять их совсем без контроля нерационально, не замеченные вовремя промахи дорого обходятся компании. Да и разгребать потом «снежный ком» нерешенных проблем никому не понравится.
Немало управленцев предпочитают по старинке организовывать планерки, совещания или «вызов на ковер» конкретного сотрудника (или нескольких) с целью узнать, как они справляются со своими обязанностями. Это отнимает много времени и нервов как у руководителя, так и у его подчиненных, да и проверить достоверность полученной информации иногда не получается. Кроме того, устроить личную встречу не всегда есть возможность, если человек находится в командировке или переведен на удаленку.
Гораздо удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, позволяющий за короткое время ознакомиться с результатами деятельности и оценить продуктивность исполнителя.
Можно ли не предоставлять
По законодательству, оформление отчета о проделанной практической работе сотрудниками не обязательно. Но такое требование устанавливается локальными нормативными актами организации или в трудовом договоре. Так, подобные требования практически всегда включают в ТД, заключаемые с дистанционными работниками. Кому предоставлять отчет, зависит от организационный структуры компании. Обычно руководитель собирает данные с подчиненных работников и отчитывается вышестоящему руководству. Но существуют и другие схемы.
Дисциплинарное наказание за несдачу отчета ждет сотрудника, только если такая обязанность зафиксирована его должностной инструкцией или другими документами, с которыми он должным образом ознакомлен. В других случаях наказать за непредоставление данных нельзя.
Требования к составу рабочего отчёта
- Название выполненной задачи. Из него должно быть понятно, какая работа была выполнена. Например: “Оплатить счёт на покупку оргтехники для бухгалтерии”.
-
Достигнутый результат. (пример: «Счёт оплачен частично, т.к. у продавца не было в наличии двух сканеров»). Если результат НЕ достигнут, то рядом с информацией о возникновении и реакции на возникшую проблему/задачу должна быть информация, каким образом и когда эту проблему планируется решить, и как её избежать в будущем.Также необходимо указать, какие регламенты/стандарты требуют дополнений/изменений/создания, и сразу же поставить себе в план соответствующие задачи. В новых задачах должна быть ссылка на текущую в качестве базовой-источника.
- Основной принцип: у каждой задачи должен быть результат. Там, где это возможно, результат должен быть в формализованном виде (например: если сотрудник проводит собеседование, то в качестве результата работы: список отобранных кандидатов и краткая информация о них + список тех, с кем он поговорил).
- Если задача подразумевала работу с документами, файлами или другой информацией, необходимо поставить прямую ссылку на эти документы, либо на папку или место, где они хранятся.
- Важно для руководителей! Во всех задачах, связанных с управлением (например: изучение планов и отчётов других сотрудников, контроль и т.д.), обязательно указывать краткие итоги: достижения, недостатки, тенденцию и т.д. Пример “Задача: Проанализировать отчёты сотрудника Ивана Петрова за 2 недели. Выводы: “Нет предложений по некоторым задачам на улучшение регламентов. Петров с выводами ознакомлен и взял на себя обязательства обратить внимание и формулировать свои предложения более подробно”.
- При изучении каких-либо материалов, посещении конференций, встречах с партнёрами и т.д. должен быть составлен краткий конспект + поставлена ссылка на него в отчёте.
-
Время, затраченное на выполнение задачи. Рядом с каждым достижением в скобочках необходимо указать время, затраченное на выполнение задачи.
- Если у исполнителя есть ощущение, что итоговое время, затраченное на выполнение задачи, может вызвать вопрос у руководителя, необходимо сразу пояснить, “почему затрачено так много времени”. (Пример: Задача: Выставление и отправка счёта Клиенту. Время: 1 час. Пояснение: На выставление счёта затрачен 1 час времени из-за необходимости 3 раза пересогласовывать формулировку с Клиентом по его инициативе)
Каждый менеджер хочет знать, тратит ли он деньги на найм и оплату персонала, полезен ли конкретный сотрудник для общего дела или он только потребляет ресурсы. Сложность в том, что это не всегда легко определить, особенно когда речь идет о вспомогательных подразделениях, которые напрямую не участвуют в получении прибыли. Если производительность рабочего на конвейерной ленте легко подсчитать, как вы оцениваете эффективность бухгалтера или специалиста по охране труда? Полностью оставлять их из-под контроля нерационально, ошибки, которые вовремя не замечены, обходятся компании дорого. И никому не захочется сгребать «снежный ком» нерешенных проблем.
Многие менеджеры предпочитают старомодный способ проведения планового собрания определенного сотрудника (или нескольких), собрания или «коврового звонка», чтобы узнать, как они справляются со своими обязанностями. На это уходит много времени и нервозности как у руководителя, так и у его подчиненных, а проверить достоверность полученной информации иногда невозможно. Также не всегда удается договориться о личной встрече, если человек находится в командировке или переехал в удаленное место.
намного удобнее использовать такой инструмент, как отчет о проделанной работе, который позволяет в короткие сроки узнать результаты деятельности и оценить продуктивность исполнителя.
Единого образца отчета о проделанной работе не установлено. Но это не значит, что вы можете придумывать все, что хотите. Неправильно представленный отчет оставит отрицательное суждение о степени загруженности и эффективности подрядчика. Возьмем пример такой неправильной карты.
| Генеральному директору
ООО «Клабтк.ру» Воронов А.В. Отчет о проделанной работе В период с 12 по 16 октября 2020 года отделом кадров были выполнены следующие мероприятия:
Начальник отдела кадров Иванов Иванов И.И. |
На основании такого документа можно будет сделать вывод только о том, что персоналу отдела кадров делать нечего.
Виды отчетов по практике по ГОСТу 2020
В зависимости от типа практики существуют также типы отчетов о практике. Во время обучения каждый студент в обязательном порядке должен пройти практику по разным направлениям и сдать разные виды отчетов по практике. Сегодня существует 3 вида практики: образовательная, производственная и преддипломная. Следовательно, для каждой из этих практик требуется отдельный тип отчетности.
Учебная практика обычно проходит в стенах домашнего вуза (колледжа) на 1 или 2 году обучения. Студенты выполняют определенные задания, которые помогают закрепить полученные знания. Это могут быть лекции, мастер-классы, экскурсии или просто знакомство с работой заведения.
Студенты проходят производственную практику в любом учреждении или на предприятии, осваивая технологию производства, вникая в суть деятельности данной организации.
Университетская практика — одна из важнейших и требует ответственного подхода. Это завершающий этап обучения, во время которого студент анализирует тему своей работы, подводит его к ее логическому завершению.
Виды практических отчетов по ГОСТ 2020:
— Отчет об учебной практике;
— Отчет о производственной практике;
— Отчет по университетской практике.
Мы рассказали о том, что такое практический отчет и какие виды практических отчетов соответствуют ГОСТ 2020, остановимся на каждом из них более подробно.
Из-за коронавируса многие компании и работники оценили плюсы удаленки. Чтобы избежать проблем, а особенно — падения производительности, нужно грамотно организовать процесс. Для этого бесплатно используйте инструкции от экспертов КонсультантПлюс: отчеты дистанционных работников и как избежать «дистанционных подвохов».
Использование такой отчетности оправданно в следующих ситуациях:
- внедряется или используется система KPI (ключевых показателей эффективности) или аналогичные. По сути матрица KPI и представляет собой срез информации о выполнении показателей, характеризующих деятельность;
- существуют премии «по итогам»;
- сотрудник находится в командировке или имеет разъездной характер деятельности;
- в компании трудятся так называемые удаленные сотрудники. При установлении дистанционного режима обязателен учет рабочего времени. Но потраченное время не всегда равно полученному результату, поэтому без сбора данных о выполнении поставленных задач не обойтись.